Am Johannes Fontanus College , einer Sekundarschule in Barneveld, nutzen etwa 95 % der Schüler die von der Schule zur Verfügung gestellten Laptops. Hinzu kommen die Anforderungen der 300 Mitarbeiter. Mit dem bestehenden fragmentierten System aus Papiertickets, E-Mail-Kommunikation und verschiedenen Spreadsheets geriet die IT-Abteilung an ihre Grenzen. Um die Prozesse zu verschlanken und den manuellen Aufwand zu reduzieren, sollte ein robustes, integriertes System für IT-Support, Asset-Management und Projektverwaltung entwickelt werden.

Als Bildungseinrichtung, die Tausende von Geräten und Support-Tickets verwaltet, brauchten wir eine robuste und dennoch flexible Lösung. SeaTable bot genau das – es ermöglichte uns benutzerdefinierte Anwendungen für verschiedene Abteilungen zu erstellen und gleichzeitig ein einheitliches System für unseren IT-Betrieb.

Matthias van Laar, IT-Departement

Die Umstellung begann, als Ko Smidt, der an der Schule bereits mit der Implementierung von SeaTable für die Prüfungsabteilung begonnen hatte, den IT-Kollegen von seinen Erfahrungen mit der No-Code-Plattform berichtete. „SeaTable hat uns durch seine Flexibilität und seine schnellen Implementierungsmöglichkeiten beeindruckt.“, erzählte Matthias van Laar. Innerhalb weniger Tage konnte das IT-Team ein digitales Ticketingsystem aufbauen. Die intuitive Benutzeroberfläche und die Möglichkeit, schnell individuelle Lösungen ohne aufwendige Entwicklung zu erstellen, waren weitere wesentliche Faktoren für die Entscheidung, SeaTable einzuführen

Die Implementierung verlief bemerkenswert reibungslos. Die Mitarbeiter des IT-Service Desk und die Systemadministratoren arbeiteten zusammen, um individuelle Schnittstellen zu schaffen, die auf die technischen Fähigkeiten der verschiedenen Benutzergruppen zugeschnitten waren. Denn dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und leistungsstarken Automatisierungsfunktionen kommen auch nicht-technische Mitarbeiter mühelos mit dem Tool zurecht. Die Möglichkeit, Lösungen iterativ zu entwickeln und einzusetzen, ermöglichte eine kontinuierliche Prozessoptimierung, ohne den täglichen Betrieb zu stören.

Johannes Fontanus College

Mit SeaTable konnte das IT-Team den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe erheblich reduzieren, die Kommunikation zwischen den IT-Mitarbeitern und anderen Abteilungen verbessern und eine bis dahin nicht gekannte Transparenz über alle Service-Desk-Aktivitäten und das Asset Management gewinnen. Insgesamt haben sich die Abläufe beschleunigt.

Zu den wichtigsten Funktionen aus Sicht der IT-Abteilung gehören:

  • Flexible Ansichten und Filtermöglichkeiten
  • Individuelle Formularerstellung für verschiedene Anwendungsfälle
  • Automatisierungsmöglichkeiten für die Zuweisung von Tickets
  • Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools wie PRTG
  • Dataset-Funktionalität für die gemeinsame Nutzung von Informationen in verschiedenen Tabellen
  • Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Anwendungen für verschiedene Benutzergruppen zu erstellen

Das neue Schüler-Ticketing-System füllt nun automatisch die Daten der Schüler aus, verfolgt die Verfügbarkeit von Leih-Laptops und weist die Support-Tickets den entsprechenden Teammitgliedern zu. Das Ticketing-System für Mitarbeiter wurde mit dem Netzwerküberwachungsprogramm integriert, und bietet so einen Echtzeitüberblick über Supportanfragen und den Gerätestatus.

U. a. wird das Tool ebenfalls genutzt für:

  • Asset Management: Nachverfolgung von Mitarbeiter-Laptops und IT-Ausrüstung
  • Projektmanagementverwaltung: Organisieren und Verfolgen von IT-Initiativen
  • Integration des Gebäudemanagements: Wir entwickeln ein maßgeschneidertes Ticketingsystem für verschiedene Facility-Dienste

Im nächsten Schritt prüfen Matthias van Laar und seine Kollegen u. a. die Umsetzung eines automatisierten Systems zur Verwaltung von Schließfachausweisen, das in ihr Active Directory integriert werden soll.

Mit den in SeaTable vorhandenen Möglichkeiten, benutzerdefinierte Ansichten zu erstellen, Prozesse zu automatisieren und bestehende Tools zu integrieren, konnte das IT-Team bestehende Prozesse verschlanken und deutlich optimieren. Was als Lösung zur Verwaltung von Laptop-Problemen begann, hat sich zu einem umfassenden Managementsystem entwickelt, das die Effizienz, Zusammenarbeit und strategische Planung im gesamten IT-Team unterstützt.

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