Ko Smidt reduziert gerne das Risiko von Fehlern und optimiert Arbeitsabläufe. Kein Wunder: Als Head of Exam am Johannes Fontanus College ist er u. a. für eine transparente und fehlerfreie Prüfungsverwaltung verantwortlich – ein Prozess, an dem viele Personen und sensible Daten beteiligt sind. Am Rande der SeaDays 2024 in Mainz erklärte er uns, warum SeaTable genau das richtige Tool für ihn ist. Denn für die Sekundarschule im niederländischen Barneveld mit ihren 300 Mitarbeitern und 2300 Schülern, bedeutete die Einführung von SeaTable eine deutliche Verbesserung in Effizienz und Transparenz bei gleichzeitiger Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.

Die bestehenden Prozesse waren nicht ideal. Vor der Einführung von SeaTable nutzte die Schule Google Workspace for Education, um Prozesse zu digitalisieren und kollaboratives Arbeiten zu ermöglichen. Doch die Praxis sah anders aus. Kollaboratives Arbeiten erwies sich mit den verfügbaren Tools als ineffizient und fehleranfällig. Die E-Mail-Kommunikation und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten waren weit verbreitet, so dass regelmäßig unvollständige oder veraltete Informationen im Umlauf waren. Dies führte zu Missverständnissen und fehlender Transparenz. Es war schwierig, auf der Grundlage der im System verfügbaren Informationen den aktuellen Status von Prozessen klar zu erkennen oder zu bestimmen, wer für bestimmte Aufgaben zuständig war.

Zu dieser insgesamt unbefriedigenden Arbeitssituation kamen schließlich noch neue Datenschutzvorgaben. Das College durfte sensible Schülerdaten nicht mehr auf externen Servern außerhalb der EU speichern.

SeaTable gewährleistet Datenintegrität (mit einer durchdachten Datenbank Struktur) und in Kombination mit der Universal App, Common Data Sets und Automatisierungen, kann man viel an Effizienz und Datenmanagement gewinnen.

Ko Smidt

Erste Tests mit namhaften amerikanischen Spreadsheet-Tools brachten nicht die erwarteten Ergebnisse. Weder boten die getesteten Lösungen den erforderlichen Datenschutz, noch ließen sie sich ohne weiteres in die bestehenden Arbeitsabläufe integrieren. Ko Smidt begann daraufhin, sich nach europäischen Anbietern umzuschauen, insbesondere nach solchen mit einem starken Fokus auf Datenschutz und Sicherheit. Schließlich stieß er auf SeaTable. Ein Tool, das seine Anforderungen perfekt erfüllte. Insbesondere, dass es auf europäischen Servern gehostet wird und damit den gesetzlichen Datenschutzvorgaben entspricht, eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet und die Möglichkeiten, durch Formulare, Automatisierungen und die integrierte Dokumentenerstellung Abläufe zu verschlanken und Daten effizient zu managen, gaben den Ausschlag.

SeaTable wurde im ersten Schritt für das Exam Departement eingeführt. Die Implementierung verlief reibungslos und in kleinen Schritten. Um zunächst erste Erfahrungen mit dem neuen Tool zu sammeln, begann das Team damit, Daten in SeaTable statt in Google zu erfassen und erste Prozesse darin abzubilden. Die größte Herausforderung bestand schließlich darin, andere Mitarbeiter von den Vorteilen des neuen Tools zu überzeugen. Um alle ins Boot zu holen griff man auf einen Design Thinking-Ansatz zurück: Die Probleme und Wünsche der Kollegen wurden gemeinsam besprochen und verschiedene Ansätze entwickelt und getestet, um schließlich zu einer für alle Beteiligten zufriedenstellenden Lösung zu kommen. Vor allem die Benutzerfreundlichkeit, die mit der Universal App noch einmal verbessert wurde, erwies sich als entscheidender Faktor.

Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes: Da alle Nutzer an der schrittweisen Entwicklung, Testung und Einführung der neuen Prozesse und der App beteiligt waren, verlief die Umstellung auf die neuen Prozesse für alle Kollegen problemlos.

Johannes Fontanus College

Für Ko Smidt ist klar: „SeaTable hat unseren Arbeitsalltag deutlich verbessert.“ Die Datenqualität wurde durch eine konsolidierte, einheitliche Datenquelle gesteigert, Prozesse effizienter. Vielleicht am wichtigsten ist indes, dass durch verringerte manuelle, repetitive Aufgaben und klarere Prozesse die Arbeitszufriedenheit gestiegen ist.

Durch die Implementierung von SeaTable konnte insbesondere in zwei kritischen Verwaltungsbereichen eine deutliche Optimierung erreicht werden: Prüfungsverwaltung und Schülerbetreuung. Bei der Examensprüfung digitalisierte Ko Smidt den Workflow und ersetzte so manuelle, papierbasierte Systeme durch einen automatisierten, nachvollziehbaren Prozess. Die Prüfer werden nun automatisiert benachrichtigt, wodurch etwa 250 manuelle E-Mails wegfallen und alle Beteiligten einen Echtzeiteinblick in den Prüfungsstatus erhalten.

Die Schülerbetreuung kümmert sich u. a. um die Anforderungen der Schüler mit besonderen Bedürfnissen. Hier können ausgewählte Mitarbeiter dank SeaTable alle Anfragen, z. B. für zusätzliche Einrichtungen, mit allen erforderlichen Dokumenten digital einreichen. Die ausgefeilten Automatisierungen in SeaTable ermöglichen es den Mitarbeitern, den Status von Anträgen zu verfolgen, genaue Berechtigungen festzulegen und die Kommunikationskanäle zu optimieren. So konnte das Team den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren, ohne Abstriche bei Datenschutz und Transparenz zu machen.

Inzwischen nutzen auch die Schul-IT und die Mensa SeaTable. Und auch die Personalabteilung plant bereits die Einführung.

„SeaTable bietet einen kompetenten, kundenorientierten und freundlichen Support. Die Dokumentation ist umfassend, und die Software ist stabil, zuverlässig und benutzerfreundlich. Das macht es unserem Team leicht, das System anzupassen und effektiv zu nutzen.“ erklärte Ko Smidt in unserem Interview. SeaTable kann er uneingeschränkt jedem empfehlen, der eine effiziente, transparente, DSGVO-konforme Prozessmanagement- und Datenbanklösung mit einem hohen Anspruch an Datensicherheit braucht.

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