Direkter Einkauf und indirekter Einkauf sind zwei Bereiche im betrieblichen Beschaffungswesen und im Supply Chain Management . Sie unterscheiden sich hinsichtlich der spezifischen Produktkategorien und der Organisationsstruktur. Dadurch ergeben sich für Verantwortliche unterschiedliche spezifische Herausforderungen.

In diesem Bereich geht es um den strategischen Einkauf von Produkten, die unmittelbar in das Endprodukt einfließen. Darunter fallen Vorkomponenten und Rohstoffe, jedoch auch Verpackungsmaterial oder Fertigungsmaschinen. In großen Einkaufsabteilungen gibt es spezifische Bereiche für einzelne Einkaufsgüter, z. B. Technischer Einkauf für technische Geräte und Komponenten.

Der direkte Einkauf zeichnet sich durch stark formalisierte Abläufe, ein strategisches Lieferanten- und Qualitätsmanagement und langfristige Verträge aus. Die Beschaffungsvolumen sind üblicherweise größer als im indirekten Einkauf und die Qualitätsanforderungen besonders hoch. Zu den wesentlichen Aufgaben gehört auch die Kostenkontrolle. Denn die Beschaffungskosten wirken sich unmittelbar auf den Endpreis des eigenen Produkts aus.

Welche Produkte umfasst indirekter Einkauf?

Der indirekte Einkauf umfasst Produkte und Dienstleistungen, die den reibungslosen Ablauf des Betriebs sicherstellen (indirekte Materialien). Dazu zählen z. B: Hard- und Software, Büromaterial, Versicherungen und Handwerkerdienste, aber auch Werbematerial oder externe Berater.

Im Unterschied zum direkten Einkauf zeichnet sich die indirekte Beschaffung durch viele kleine Bestellungen und ein dezentrales Lieferantenmanagement aus. Beschaffungsprozesse sind häufig nicht oder wenig standardisiert, die Bedarfsermittlung erfolgt dezentral. Eine effektive Kostenkontrolle fehlt häufig.

Während direkte Einkäufe oft gut strukturiert und strategisch geplant sind, sieht es beim indirekten Einkauf häufig gegenteilig aus. Inkonsistente Daten, dezentrale Beschaffungsprozesse und fehlende Transparenz: Die Herausforderungen sind komplex und wirken sich erheblich auf die Kosteneffizienz aus. Betrachten wir die sechs wichtigsten Schwierigkeiten einmal genauer:

Einzelne Abteilungen arbeiten oft mit verschiedenen Systemen und Datenbanken, die in der Regel nicht miteinander vernetzt sind. Speziell für die indirekte Beschaffung bedeutet dies, dass keine belastbaren Aussagen über Ausgabeverhalten oder die Effizienz von Bestellprozessen möglich sind. Synergien zwischen verschiedenen Abteilungen, z. B. in Form von gebündelten Bestellungen oder besseren Lieferkonditionen, bleiben unerkannt.

Wenn Mitarbeiter eigenständig indirekte Materialien außerhalb der formalen Beschaffungsprozesse ordern, spricht man von Maverick Buying. Dabei werden bewusst oder durch Unkenntnis Entscheidungsprozesse umgangen und häufig bei falschen Lieferanten oder zu höheren Preisen eingekauft. Die Folge sind versäumte Rabatte, reduzierte Verhandlungsmacht gegenüber Partnern, unkontrollierbare Kosten und Compliance-Risiken. Maverick Buying tritt in vielen Betrieben systematisch auf und macht teilweise 40 Prozent des gesamten indirekten Einkaufs aus.

Vielfältige Herausforderungen im indirekten Einkauf

Umständliche Freigabeprozesse, unklare Zuständigkeiten und organisatorische Probleme führen leicht dazu, dass selbst einfache Beschaffungen Wochen dauern. Insbesondere wenn einzelne Abteilungen eigene Prozesse entwickelt haben, werden historisch gewachsene Strukturen schnell zu einem Hindernis für eine effiziente indirekte Beschaffung.

Fehlende Transparenz ist ein weiteres Kernproblem der indirekten Beschaffung. Die Ursachen sind vielfältig und können sich gegenseitig verstärken: ein dezentraler Einkauf, verschiedene inkompatible Systeme oder eine unvollständige Dokumentation. Dadurch wissen Verantwortliche nicht, wo die größten Einspar- und Optimierungspotentiale liegen. Lieferanten und Risiken lassen sich nicht bewerten.

Unklare Freigabeprozesse führen zu frustrierten Mitarbeitern und ineffizienten Prozessen. Speziell beim Einkauf von indirekten Materialien kennen die Fachabteilungen häufig die vorgesehenen Prozesse nicht. Anfragen landen bei den falschen Mitarbeitern, ohne dass klar ist, wer am Ende wirklich die Entscheidung treffen muss. Oder es werden wichtige Stakeholder nicht einbezogen. Insbesondere bei zeitkritischen Beschaffungen ist dies ein Problem.

Die folgenreichste Herausforderung in der indirekten Beschaffung ist das fehlende Kostencontrolling. Dezentrale Prozesse erschweren die Erfassung notwendiger Metriken und KPI. Kontrolle und Planung der Ausgaben sind dadurch kaum möglich und Optimierungspotentiale und Problembereiche bleiben unerkannt. Der indirekte Einkauf kann nur noch reagieren, statt vorausschauend zu arbeiten.

Wie wir sehen, sind die Herausforderungen im indirekten Einkauf vielfältig. Der erste Schritt zu einer systematischen Optimierung ist die konsequente Integration bestehender Systeme in ein zentrales Beschaffungs-Tool:

  • Standardisierte, transparente Prozesse vereinfachen komplexe Abläufe und vermeiden Doppelstrukturen oder aufwendige Freigabeprozesse.

  • Ein Self-Service-Portal mit vorkonfigurierten Produktansichten und einer Auswahl verfügbarer Lieferanten reduziert Maverick Buying und ermöglicht Ihren Mitarbeitern einen schnellen Zugang zu relevanten Informationen.

  • Ein effektives Kostencontrolling deckt Einsparpotentiale auf und ermöglicht auch beim Einkauf indirekter Materialien ein strategisches Lieferantenmanagement.

Kostencontrolling ist auch im indirekten Einkauf entscheidend.

Bevor Sie loslegen und anfangen, ein Kosten- und Prozesscontrolling für Ihre indirekte Beschaffung aufzubauen, müssen Sie sich über Ihre KPI Gedanken machen. Abhängig von Ihrem Ziel sind verschiedene Metriken wichtig und sollten besonders berücksichtigt werden. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Kennzahlen vor. Grundsätzlich können Sie zwischen Prozesseffizienz-Metriken und Finanziellen Leistungsindikatoren unterscheiden

  • Procurement Cycle Time: Diese Kennzahl misst die Gesamtdauer eines Einkaufs von der Anforderung bis zur Bestellfreigabe. Eine kurze Zykluszeit deutet auf effiziente Prozesse hin. Typische Zielwerte liegen bei 5–15 Werktagen. Wenn Ihre Procurement Cycle Time größer als 15 ist, sollten Sie Ihre Prozesse unbedingt überprüfen.

  • Supplier Lead Time: Die Zeit zwischen Bestellung und Lieferung ist auch in der indirekten Beschffung kritisch. Diese Kennzahl hilft Ihnen bei der Bewertung Ihrer Lieferanten und bei der Bestandsplanung.

  • Compliance Rate: Diese Metrik zeigt den Anteil der Einkäufe, die über die vorgesehenen Procurement-Prozesse abgewickelt werden. Sie sollten eine hohe Compliance Rate anstreben, um Kosten einzusparen und Risiken zu minimieren. Als Zielwert wird häufig 85 Prozent angegeben.

  • Maverick Buying Rate: Die Maverick Buying Rate ist gewissermaßen das Gegenstück zur Compliance Rate. Sie zeigt an, welcher Anteil der Einkäufe von indirekten Materialien außerhalb der formalen Prozesse getätigt wird.

  • Avoided Costs: Mit dieser Kennzahl können Sie eine Aussage treffen, wie viel gegenüber dem geplanten Budget eingespart wurde, z. B. durch Bündelung von Bestellungen oder Preisverhandlungen.

  • Cost per Invoice: Die internen Bearbeitungskosten pro Rechnung geben Aufschluss über die operative Effizienz Ihrer Zahlungsprozesse. Durch automatisierte Prozesse senken Sie diese Kosten erheblich.

  • Spend under Management: Diese Zahl gibt an, welcher Anteil der Gesamtausgaben aktiv durch den Einkauf gesteuert wird. Je höher der Wert, umso stärker ist die Kontrolle über die Ausgaben.

Die traditionell fragmentierte indirekte Beschaffung kann durch moderne Cloud-Technologien wie die No-Code-Plattform SeaTable deutlich optimiert werden. Digitale Lösungen bieten vielfältige Möglichkeiten, um Datensilos zu sprengen, Transparenz herzustellen und Prozesse zu optimieren. Durch die zentrale Zusammenführung aller relevanten Daten und die Kollaboration in Echtzeit gewinnen Sie ein vollständiges Bild Ihrer Lieferanten, Verträge, Budgets und Ausgaben.

Mit der kostenlosen digitalen Vorlage von SeaTable erstellen Sie schnell ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Beschaffungssystem, mit dem Sie Ihre Prozesse vereinfachen und Ihre Aufwände reduzieren. Durch die integrierten Formulare und die Gallerie-Ansicht erstellen Sie in wenigen Klicks einen Produktkatalog mit Lieferantenauswahl und Bestellformular. So können Fachabteilungen unkompliziert Bedarfe melden und Orders platzieren. Integrierte Benachrichtigungen und automatisierte Workflows sorgen für einen effizienten, schnellen Freigabeprozess.

Integrierte Statistik-Module und Reporting-Dashboards liefern Ihnen in Echtzeit fundierte Einblicke in Ausgabentrends und Lieferantenperformance. Außerdem speichern Sie problemlos verschiedene Dateien und Dokumente direkt an einem zentralen Ort, ganz egal, ob es sich um Bilder, Verträge, Präsentationen oder andere Dateien handelt. Nahtlose Integrationen mit bestehenden ERP-Systemen über APIs gewährleisten einen durchgängigen Datenfluss und machen die SeaTable damit zur zentralen Schnittstelle Ihres digitalen indirekten Einkaufs.

Die Herausforderung in jedem Unternehmen ist es, dass indirekte Material effizient und kostengünstig zu beschaffen. Zum einen müssen Verbrauchsgegenstände wie Stifte, Kaffeebohnen und Druckerpapier rechtzeitig nachbestellt werden, bevor sie verbraucht sind. Andere Posten werden separat und auf Anfrage geordert. Bereits durch kleine Veränderungen in den internen Prozesse erreichen Sie deutliche Effizienzsteigerungen. Der Schlüssel zum optimierten Einkauf indirekter Materialien liegt in einem zentralen Datenbank-Tool, in dem alle relevanten Informationen aus den einzelnen Abteilungen gebündelt werden. Dadurch schaffen Sie Transparenz und Klarheit über die Prozesse, reduzieren die Maverick Buying Rate und steigern Ihren Spend under Management. Indem Sie jederzeit auf aktuelle Werte zugreifen, erstellen Sie aussagekräftige, belastbare Reportings und Analysen und erkennen Probleme und Optimierungspotentiale schneller. Mit SeaTable haben Sie ein starkes Tool an Ihrer Seite, das Sie in diesem und vielen anderen Prozessen exzellent unterstützen kann.

FAQ - Indirekter Einkauf #

Was bedeutet indirekter Einkauf?

Direkter und indirekter Einkauf sind zwei Teilbereiche der Beschaffung in Unternehmen. Der indirekte Einkauf ist häufig dezentral organisiert. Anders als beim direkten Einkauf geht es beim indirekten Einkauf darum, Güter und Dienstleistungen zu beschaffen, die für den alltäglichen Betrieb notwendig sind, von Kopierpapier bis zu IT Sicherheitssoftware.

Was sind indirekte Materialien?

Als indirekte Materialien werden Verbrauchsprodukte und Ressourcen bezeichnet, die für den alltäglichen Betrieb eines Unternehmens notwendig sind, ohne direkt in das Endprodukt einzufließen. Typische indirekte Materialien sind Bürobedarf, Maschinenwerkzeuge, Energie, Reinigungsmittel oder Arbeitsschutzmittel. Den Einkauf indirekter Materialien bezeichnet man als indirekte Beschaffung oder indirekten Einkauf.

Was bedeutet Maverick Buying?

Maverick Buying (deutsch: wilder Einkauf) oder auch Maverick Spend, bezeichnet eine Einkaufspraxis, bei der Teams oder Abteilungen interne Beschaffungsverfahren umgehen. Als Kontrollmetrik für die indirekte Beschaffung weist eine hohe Maverick Buying Quote auf einen Optimierungsbedarf interner Kommunikations- und Freigabeprozesse hin. Maverick Buying ist zu unterscheiden von Tail Spend. Dabei dürfen Abteilungen kleinere Mengen ausdrücklich ohne Beteiligung der Beschaffung bei ausgewählten Händlern bestellen.

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