Faktura ist der vom lateinischen Wort factura abgeleitete Fachbegriff für eine Rechnung – ein Dokument, mit dem Sie Ihre Kunden zur Zahlung eines bestimmten Geldbetrags auffordern. Wenn Sie etwas fakturieren, heißt das also, dass Sie einem Kunden eine Leistung oder ein Produkt in Rechnung stellen. Die Rechnungsstellung wird dementsprechend auch Fakturierung genannt.

Die Fakturierung sorgt für die Einnahmen Ihres Unternehmens und ist damit der wichtigste Prozess der Finanzbuchhaltung. Eine ebenso zentrale Rolle spielt die Rechnungsstellung für die Liquiditätsplanung und das Mahnwesen, das Forderungen gegenüber säumigen Kunden durchsetzt. Außerdem bilden Rechnungen die Grundlage für die Ermittlung der Umsatzsteuer.

Auf den ersten Blick scheinen die Vorteile der Fakturierung offensichtlich zu sein: Sie fakturieren Leistungen oder Waren, um Einnahmen zu generieren. Dabei ist die elektronische Rechnungsstellung heutzutage klar der Papierrechnung überlegen, was die weiteren Vorteile der Fakturierung angeht:

  • Zeiteffizienz: Elektronische Rechnungen lassen sich mit wenigen Klicks erstellen und direkt per E-Mail versenden oder online bereitstellen.
  • Transparenz: Ihre Kunden erhalten schnell Einsicht in ihre Rechnungen und Klarheit über erbrachte Leistungen, Preise und Steuern.
  • Besserer Überblick: Behalten Sie Ihre Zahlungseingänge, offene Rechnungen und die Umsatzentwicklung jederzeit im Auge.
  • Automatisierung: Wiederkehrende Prozesse wie Zahlungserinnerungen laufen in einem Fakturierungsprogramm einfach von selbst ab.
  • Rechtssicherheit: Eine Fakturierungssoftware enthält üblicherweise vorgefertigte Muster, in denen alle Pflichtangaben für die Rechnung integriert sind.

Die zentralen Nachteile der Fakturierung sind der hohe Aufwand und die Fehleranfälligkeit – vor allem, wenn Sie noch manuell Rechnungen in Excel-Tabellen oder Textdokumenten schreiben. Da die Fakturierung für Unternehmen unumgänglich ist, sollten Sie den Prozess so weit wie möglich optimieren und automatisieren, um menschliche Fehler zu minimieren. Dabei können moderne Software-Lösungen helfen. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten auf dieser Seite.

Fakturierung Definition

Je nachdem, wann Sie eine Leistung fakturieren, unterscheidet man zwischen Vorfakturierung und Nachfakturierung. Wenn Sie eine Rechnung vor der Lieferung ausstellen, spricht man von Vorfakturierung. Dies ist besonders bei Online-Bestellungen üblich. Als Unternehmen sollten Sie dann allerdings genügend Ware auf Lager haben, um zeitnah liefern zu können.

Wenn Sie die Rechnung der Lieferung beilegen oder sie nachträglich verschicken, handelt es sich um Nachfakturierung. Beachten Sie in Sachen Liquidität, dass sich dabei der Zahlungsprozess verlängert und das Risiko für Zahlungsausfälle steigt. Gerade bei komplizierteren Aufrägen (z. B. Bauprojekten) kann die Abrechnung jedoch erst nach der Ausführung erfolgen. Hier hilft eine schrittweise Fakturierung.

Die Fakturierung gehört zum Rechnungswesen Ihres Unternehmens und läuft im Wesentlichen so ab:

  • Rechnung vorbereiten: Erfassen Sie auf der Rechnung alle relevanten Daten wie Artikel, Preise, Mengen, Steuersätze, das Datum und die Kundendaten.
  • Rechnung zustellen: Lassen Sie die erstellte Rechnung dem Kunden zukommen – ob per Post, E-Mail oder Online-Portal.
  • Zahlungseingang prüfen: Gleichen Sie die Zahlungseingänge mit Ihren offenen Forderungen ab und versenden Sie gegebenenfalls Zahlungserinnerungen.
  • Buchen und archivieren: Buchen Sie den Geschäftsvorfall und legen Sie alle Dokumente sorgfältig ab.

In Deutschland ist die Fakturierung ausführlich in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) geregelt. Demnach sind Sie gegenüber anderen Unternehmen verpflichtet, Rechnungen über Ihre erbrachten Leistungen auszustellen. Eine solche Verpflichtung besteht bei einem Verkauf an Privatpersonen nicht.

Die Frist für die Rechnungsstellung richtet sich danach, ob Ihr Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist:

  • Da es Ihnen freisteht, Leistungen und Verkäufe an Privatpersonen zu fakturieren, gibt es auch keine Frist für Rechnungen an Privatpersonen. Jedoch erwarten die meisten Kunden in bestimmten Fällen eine Rechnung.
  • Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmen, müssen Sie bei der Rechnungsstellung eine Frist von 6 Monaten einhalten. Diese läuft ab dem Tag, an dem Sie die Leistung erbracht haben.

Behalten Sie immer Ihre offenen Forderungen im Blick, denn Rechnungen können verjähren! Zur Verjährung der Rechnungsstellung kommt es bereits nach drei Jahren, wenn Sie vergessen eine Leistung zu fakturieren oder keine rechtlichen Schritte gegen säumige Kunden einleiten. Nach Ablauf dieser Frist kann der Schuldner die Zahlung einer Rechnung verweigern und Sie können Ihren Anspruch nicht mehr gerichtlich durchsetzen.

Dabei ist es egal, ob Sie eine Rechnung gestellt haben – denn die Frist beginnt nicht mit der Fakturierung, sondern am Ende des Kalenderjahres, in dem die Forderung entstanden ist. Haben Sie also eine Leistung im August 2021 erbracht, begann die Verjährung der Rechnungsstellung am 31.12.2021 und seit dem 31.12.2024 ist Ihre Forderung verjährt.

Gesetzliche Regelungen

Laut Gesetz haben Sie die Pflicht, von jeder Rechnung eine Kopie anzufertigen und diese acht Jahre lang aufzubewahren. Hier gilt: Archivieren Sie jede Rechnung revisionssicher – egal, ob digital oder ausgedruckt. Denn nachträgliche Änderungen der Fakturierung sind verboten.

Wenn Sie noch Rechnungen auf Papier gegenüber der elektronischen Rechnungsstellung bevorzugen, sollten Sie Stauraum einplanen, da die Aktenordner schnell Regale füllen. Darüber hinaus müssen Sie sich um das datenschutzkonforme Vernichten der Rechnungskopien nach Ende der Aufbewahrungfrist kümmern.

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung in Deutschland folgende Angaben enthalten:

  1. Name und Anschrift des Leistungserbringers sowie des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  3. Ausstellungsdatum
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Dienstleistungen
  6. Leistungs- oder Lieferdatum
  7. Netto- und Bruttobetrag sowie eventuelle Rabatte
  8. Steuersatz und -betrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Wenn Sie bei der Rechnungsstellung einen Fehler machen, kann das steuerliche und schlimmstenfalls rechtliche Konsequenzen haben. Daher sollten Sie konzentriert arbeiten und akribisch darauf achten, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält und die Zahlen stimmen. Dennoch ist es schnell passiert: Eine kleine Unaufmerksamkeit reicht schon – und ein Zahlendreher oder Tippfehler hat sich eingeschlichen.

Fehler bei der Fakturierung

Weitere typische Fehler bei der Fakturierung sind:

  • Es gibt keine eindeutige Nummer für jede Rechnung.
  • Die Umsatzsteuer ist falsch ausgewiesen.
  • Die Zahlungsbedingungen sind nicht angegeben.
  • Die Rechnungskopie wird nach dem Versand bearbeitet.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die oben genannten Fehler bei der Fakturierung verhindern können.

Das Finanzamt akzeptiert nur Rechnungen, die mit einer Rechnungsnummer versehen sind. Aber auch für Ihre interne Finanzbuchhaltung ist es von Vorteil, wenn jede Rechnung eindeutig und nachvollziehbar dem jeweiligen Geschäftsvorfall zugeordnet werden kann. Eine fortlaufend aufsteigende Nummer stellt dabei sicher, dass jede Rechnung einmalig ist.

Wenn Sie Ihre Rechnungen händisch nummerieren, können versehentlich Duplikate oder fehlende Nummern entstehen. Ein professionelles Fakturierungsprogramm erzeugt hingegen für jede neue Rechnung eine eindeutige Identifikationsnummer. Deshalb ist es empfehlenswert, eine automatische Nummer von einer Software generieren zu lassen.

In Deutschland beträgt der reguläre Umsatzsteuersatz 19 Prozent und der ermäßigte Umsatzsteuersatz 7 Prozent. Je nach Art der Waren und Dienstleistungen, die Sie fakturieren, gelten womöglich unterschiedliche Steuersätze. Nicht immer ist dabei logisch nachvollziehbar, in welchem Fall welcher Steuersatz zur Anwendung kommt. Informieren Sie sich und achten Sie darauf, Ihre Produkte und Dienstleistungen korrekt zu versteuern.

Noch komplizierter kann es werden, wenn Sie Auslandsgeschäfte fakturieren: Nehmen Sie die Rechnungsstellung für Kleinunternehmer oder Privatkunden im Ausland vor, müssen Sie den deutschen Steuersatz berechnen. Ist Ihr Kunde jedoch ein Unternehmen in der EU, muss es die Umsatzsteuer in seinem jeweiligen Mitgliedstaat ans Finanzamt abführen. Dies nennt man Reverse-Charge-Verfahren . In diesem Fall weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, sondern notieren auf der Rechnung die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Außerdem müssen Sie auf der Rechnung sowohl Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als auch die Ihres Kundenunternehmens angeben. Für die Fakturierung bei Unternehmen in Drittstaaten außerhalb der EU gilt ebenfalls nicht die deutsche Umsatzsteuer, sondern die Regelung des jeweiligen Landes.

Mit den Zahlungsbedingungen legen Sie fest, wann und wie Ihre Kunden für Waren oder Dienstleistungen bezahlen sollen. Beispielsweise kann die Zahlung per Überweisung, Lastschrift oder Barzahlung erfolgen. Vergessen Sie je nach Zahlungsweise nicht, Ihre vollständige Kontoverbindung anzugeben.

Das Zahlungsziel definiert die Frist, in welchem Zeitraum Ihre Kunden die Rechnung begleichen müssen. Üblich sind hierbei 14 bis 30 Tage. Das Fälligkeitsdatum markiert den genauen Tag, an dem die Zahlung spätestens eingehen soll. Machen Sie dies auf der Rechnung deutlich.

Vor allem im Online-Handel ist Vorkasse weit verbreitet. Bei dieser Zahlungsart leistet der Kunde die Zahlung, bevor er die Ware oder Dienstleistung erhält. Der Vorteil für Sie: Indem Sie Ihre Produkte erst nach Zahlungseingang versenden, minimieren Sie das Risiko von Zahlungsausfällen. Weisen Sie dann bei der Fakturierung darauf hin, dass Sie den Rechnungsbetrag bereits erhalten haben.

Fehlerhafte Rechnung abgeschickt – was nun? #

Sobald Sie bemerken, dass Sie eine falsche Rechnung ausgestellt haben, müssen Sie diese stornieren und mit einer neuen Rechnung korrigieren, die Sie dem Rechnungsempfänger zukommen lassen. Dies erzeugt nicht nur einen erheblichen Mehraufwand, sondern oft auch eine Verwirrung oder gar Verstimmung des Kunden. Wichtig ist in diesem Fall, dass Sie professionell reagieren und sich für den Vorfall entschuldigen.

Sowohl die ursprüngliche Rechnung als auch die Korrekturrechnung müssen Sie für die Buchhaltung aufbewahren. Bei bereits bezahlten Rechnungen, die einen zu hohen Betrag in Rechnung gestellt haben, ist zudem eine Gutschrift erforderlich.

Hier nochmal ein Überblick über die häufigsten Stolpersteine bei der Fakturierung und worauf Sie bei der finalen Überprüfung einer Rechnung achten sollten:

  • keine Tippfehler bei Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • keine Zahlendreher bei Rechnungsnummer, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • alle Rechnungspositionen (Leistungen, Mengen, Preise) und Nettobeträge stimmen
  • Umsatzsteuer ist korrekt ausgewiesen
  • Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und Zahlungsfrist sind klar ersichtlich

Erfolgreich fakturieren

Durch die elektronische Rechnungsstellung mit einer Fakturierungssoftware sparen Sie viel Zeit und Papier. Weitere Vorteile für die Fakturierung in Ihrem Unternehmen sind die geringere Fehleranfälligkeit, die Automatisierung wiederkehrender Prozesse und die ebenso einfache wie übersichtliche Datenaufbereitung. Vorgefertigte Rechnungsvorlagen, in denen bereits alle Pflichtangaben enthalten sind, helfen Ihnen den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Klingt gut? Dann starten Sie mit der kostenlosen Vorlage von SeaTable und gestalten Sie die Fakturierung in Ihrem Unternehmen ganz nach Ihren Vorstellungen! Für einen Vorgeschmack auf unsere Vorlage scrollen Sie durch unser interaktiv eingebettetes Template:

Die Vorteile für Ihre Fakturierung sind:

  • Einfach per Knopfdruck digitale Rechnungen erstellen und versenden
  • Intelligente Verknüpfungen mit anderen Tabellen in Ihrer Datenbank
  • Individuelle Rechnungslayouts in mehreren Sprachen gestalten
  • Echtzeit-Synchronisation für die simultane Zusammenarbeit im Team
  • Verschiedene Statistiken, Auswertungs- und Visualisierungsoptionen

Ganz wichtig: Ihre Daten sind bei der Fakturierung mit SeaTable bestens geschützt und in deutschen Rechenzentren gespeichert. Zudem haben Sie die Möglichkeit, SeaTable Server selbst zu hosten und so die volle Datenhoheit zu behalten. Sollten Sie sich für die SeaTable Cloud entscheiden, sind Ihre Daten und Rechnungen zudem jederzeit und von überall online abrufbar.

Sind Faktura und Rechnung das Gleiche?

Ja. Faktura und Rechnung sind weitestgehend synonym. Folglich sind auch Rechnungsstellung und Fakturierung von der Bedeutung her identisch.

Was bedeutet Fakturierung?

Fakturierung hat die Bedeutung, einem Kunden eine Leistung oder ein Produkt in Rechnung zu stellen. Es gibt also keinen Unterschied zwischen Fakturierung und Rechnungsstellung. Beide Begriffe meinen denselben Vorgang.

Was sind die Pflichtangaben auf einer Rechnung?

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung in Deutschland folgende Angaben enthalten:

  1. Name und Anschrift des Leistungserbringers sowie des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  3. Ausstellungsdatum
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Dienstleistungen
  6. Leistungs- oder Lieferdatum
  7. Netto- und Bruttobetrag sowie eventuelle Rabatte
  8. Steuersatz und -betrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Gibt es für die Rechnungsstellung eine Frist?

Ja. Wenn Sie eine Leistung für ein Unternehmen erbringen, müssen Sie bei der Rechnungsstellung eine Frist von 6 Monaten einhalten. Für Rechnungen an Privatpersonen existiert allerdings keine Frist.

Wie funktioniert die Fakturierung bei Unternehmen im EU-Ausland?

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an ein Unternehmen in der EU verkaufen, muss es die Umsatzsteuer in seinem jeweiligen Mitgliedstaat ans Finanzamt abführen. In diesem Fall berechnen Sie keine Umsatzsteuer, sondern notieren auf der Rechnung die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Außerdem müssen Sie sowohl Ihre eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als auch die Ihres Kundenunternehmens angeben.

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