Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28, DSGVO

Dies ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28, DSGVO der SeaTable GmbH, 117er Ehrenhof 5, 55118 Mainz, Deutschland.

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1. Gegenstand des Vertrages, Gegenstand dieses Vertrages zur Auftragsverarbeitung

1.1

Gegenstand des Vertrages ist die Bereitstellung des Online-Services für einen oder mehrere Nutzer, die durch den Auftraggeber verwaltet werden, und die Erbringung damit im Zusammenhang stehenden Leistungen. Im Rahmen dieses Vertrages hat der Auftraggeber – je nach gebuchtem Abonnement bzw. gewählter Deployment-Option – die Möglichkeit, unter Nutzung eines Browsers und der Programmierschnittstelle (API) des Dienstes, Daten zu verarbeiten (zu erfassen, zu speichern, zu verändern, zu teilen und zu löschen).

1.2

Gegenstand des Vertrages ist nicht die originäre Nutzung oder Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer. Im Zuge der Leistungserbringung durch den Auftragnehmer als Betreiber von des Online-Services und seiner Verpflichtungen bzgl. Support, Wartung, Datensicherung und Administration kann ein Zugriff auf personenbezogene Daten jedoch nicht ausgeschlossen werden.

1.3

Die Einzelheiten ergeben sich aus dem Vertrag, der unter der oben benannten Kundennummer zusammengefasst sind. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung findet Anwendung auf das gesamte Dienstleistungsverhältnis, sofern die in Punkt 1.1 beschriebenen Dienstleistung betroffen sind.

1.4

Soweit nachfolgend von Daten die Rede ist, handelt es sich ausschließlich um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Die nachfolgenden Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen finden Anwendung auf alle Leistungen der Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 Abs. 1 DSGVO, die der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber erbringt und auf alle Tätigkeiten, bei denen Mitarbeiter des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer beauftragte Dritte mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers in Berührung kommen können.

1.5

In Ergänzung zu dem zwischen den Parteien geschlossenen Vertrag konkretisieren die Vertragsparteien mit dem vorliegenden Auftragsverarbeitungsvertrag die gegenseitigen Pflichten im generellen Umgang mit den Daten des Auftraggebers.

2. Laufzeit, Beendigung, Löschung von Daten

2.1

Die Laufzeit des Vertrages richtet sich nach der Dauer der Bereitstellung der Online-Services durch den Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers. Der Auftrag endet, wenn der Auftraggeber keine Leistungen des Auftragnehmers, entsprechend den Leistungsvereinbarungen / Angeboten der einzelnen Auftragsbestätigungen, mehr in Anspruch nimmt.

2.2

Die Rechte der durch den Datenumgang bei dem Auftragnehmer betroffenen Personen, insbesondere auf Berichtigung, Löschung und Sperrung, sind gegenüber dem Auftraggeber geltend zu machen. Er, der Auftraggeber, ist allein verantwortlich für die Wahrung dieser Rechte.

2.3

Nach Ende des Auftrags oder auf schriftliche Aufforderung durch den Auftraggeber hat der Auftragnehmer sämtliche Daten des Auftraggebers vollständig datenschutzgerecht in angemessener Frist zu löschen (einschließlich der verfahrens- oder sicherheitstechnisch notwendigen Kopien) oder an den Auftraggeber zurückzugeben. Das Gleiche gilt auch für Test- und Ausschussmaterial, das bis zur Löschung oder Rückgabe unter datenschutzgerechtem Verschluss zu halten ist. Dies gilt nicht für Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen oder soweit z.B. rechtliche Regelungen, gesetzliche Pflichten oder gerichtliche Verfügungen dem entgegenstehen. Entstehen durch eine Löschung vor Vertragsbeendigung zusätzliche Kosten, so trägt diese der Auftraggeber.

2.4

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Rahmen seiner Tätigkeit für den Auftraggeber an ihn gerichtete Ersuchen Betroffener zur sachgerechten Bearbeitung unverzüglich an die Auftraggeber weiterzuleiten. Er ist nicht berechtigt, diese Ersuchen ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber selbständig zu bescheiden.

2.5

Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber bei der Umsetzung der Rechte der Betroffenen nach Kapitel III der DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Berichtigung, Sperrung und Löschung, Benachrichtigung und Auskunftserteilung, im Rahmen der technischen Möglichkeiten, insbesondere hinsichtlich des Charakters der geschuldeten Dienstleistung, zu unterstützen.

3. Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung der Daten

3.1

Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung und / oder Nutzung der Daten ergeben sich aus dem zwischen den Vertragsparteien bestehenden Vertrag. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die ihm zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten ausschließlich zur vertraglich vereinbarten Leistung zu verwenden. Dem Auftragnehmer ist es gestattet, verfahrens- und sicherheitstechnisch erforderliche Zwischen-, Temporär- oder Duplikatsdateien zur leistungsgemäßen Erhebung, Verarbeitung und / oder Nutzung der personenbezogenen Daten zu erstellen, soweit dies nicht zu einer inhaltlichen Umgestaltung führt. Dem Auftragnehmer ist nicht gestattet, unautorisiert Kopien der personenbezogenen Daten zu erstellen. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt.

3.2

Soweit seitens des Auftragnehmers eine Erhebung, Verarbeitung und / oder Nutzung der Daten erfolgt, geschieht dies ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum. Jede Verlagerung in ein anderes Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 DSGVO erfüllt sind.

4. Art der Daten und Kreis der Betroffenen

4.1

Gegenstand der Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung der Daten des Auftraggebers gem. Ziff. 1.2 Satz 2 sind folgende Datenarten:

• Personenstammdaten
• Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
• Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
• Kundenhistorie
• Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten
• Auskunftsangaben (von Dritten, z.B. Auskunfteien, oder aus öffentlichen Verzeichnissen)
• Sonstige Daten:

(Vom Auftraggeber vollständig und richtig anzukreuzen/auszufüllen.)

4.2

Der Kreis der durch den Umgang mit den Daten gem. Ziff. 1.2 Satz 2 Betroffenen umfasst:

• Kunden
• Interessenten
• Abonnenten
• Mitarbeiter
• Lieferanten
• Ansprechpartner
• Sonstige Betroffene:

(Vom Auftraggeber vollständig und richtig anzukreuzen/auszufüllen.)

5. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers gemäß Art. 28 – 33 DSGVO

5.1

Soweit seitens des Auftragnehmers eine Erhebung, Verarbeitung und / oder Nutzung der Daten erfolgt, ist dies nur zulässig im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Soweit der Auftragnehmer Zugriff auf Daten des Auftraggebers hat, verwendet er diese nicht für vertragsfremde Zwecke, insbesondere gibt er diese an Dritte nur weiter, soweit hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Kopien von Daten dürfen nur mit Zustimmung des Auftraggebers erstellt werden. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung oder Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sind.

5.2

Der Auftragnehmer stellt die Wahrung der Vertraulichkeit entsprechend Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DSGVO sicher. Alle Personen, die auftragsgemäß auf die unter Punkt 4.1 aufgeführten Daten des Auftraggebers zugreifen könnten, müssen auf die Vertraulichkeit verpflichtet und über die sich aus diesem Auftrag ergebenden besonderen Datenschutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehrt werden.

5.3

Der Auftragnehmer stellt die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechend Art. 32 DSGVO sicher.

5.4

Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich bei von ihm oder der bei ihm beschäftigten Personen begangenen Verstößen gegen Datenschutzvorschriften. Gleiches gilt im Falle schwerwiegender Störungen des Betriebsablaufs oder anderen Unregelmäßigkeiten im Umgang mit Daten des Auftraggebers. Soweit den Auftraggeber Pflichten nach Art. 32 und 33 DSGVO treffen, hat der Auftragnehmer ihn hierbei zu unterstützen. Soweit den Auftraggeber Pflichten nach Art. 32-36 DSGVO treffen, z.B. im Falle des Abhandenkommens oder der unrechtmäßigen Übermittlung oder Kenntniserlangung von personenbezogenen Daten durch Dritte, hat der Auftragnehmer ihn hierbei im Rahmen des Charakters der durch den Auftragnehmer erbrachten Dienstleistung zu unterstützen.

5.5

Ein Datenschutzbeauftragter gemäß Art. 38, 39 DSGVO wird beim Auftragnehmer nicht bestellt, da die gesetzliche Notwendigkeit für eine Bestellung nicht vorliegt. Als Ansprechpartner wird Herr Dr. Ralf Dyllick-Brenzinger (rdb@seatable.io ) benannt.

6. Pflichten des Auftragnehmers bzgl. technisch-organisatorischer Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

6.1

Der Auftragnehmer gestaltet in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so, dass sie den Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er trifft dabei technische und organisatorische Maßnahmen zur angemessenen Sicherung der Daten vor Missbrauch und Verlust, um den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen.

6.2

Die Parteien sind sich einig, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung unterliegen. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Er muss den Auftraggeber hierüber auf Anfrage informieren und sicherstellen, dass das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahme nicht unterschritten wird. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

7. Unterauftragsverhältnisse (Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO)

7.1

Der Auftraggeber ist damit einverstanden, dass der Auftragnehmer zur Erfüllung seiner vertraglich vereinbarten Leistungen, insbesondere, aber nicht ausschließlich, für die Bereiche Wartung und Installation der Rechenzentrumsinfrastruktur, Telekommunikationsdienstleistungen und Benutzerservice, verbundene Unternehmen des Auftragnehmers zur Leistungserfüllung heranzieht bzw. Unternehmen mit Leistungen unterbeauftragt. Der Auftragnehmer behält sich vor, gemäß Ziffer 3.2 dieser Vereinbarung Subunternehmer in den dort genannten Regionen einzusetzen.

7.2

Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass dem Auftraggeber eine aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragnehmer im Kundenportal, als Anhang zu dieser Vereinbarung oder auf sonstige Weise stets zum Abruf und Einsicht zur Verfügung steht, diese ist fester Bestandteil der vorliegenden Vereinbarung. Der Auftraggeber stimmt dem Einsatz der dort genannten Subunternehmer zu. Bei Änderung dieser Liste in Bezug auf die Hinzuziehung oder Ersetzung von weiteren Subunternehmern ergeht hierüber eine Information an den Auftraggeber. Die Änderungen gelten als vom Auftraggeber akzeptiert, wenn dieser nicht innerhalb von 4 Wochen nach Veröffentlichung widerspricht.

7.3

Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Unterauftragnehmer, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine Pflichten aus diesem Auftragsverarbeitungsvertrag dem Unterauftragnehmer zu übertragen.

8. Pflichten des Auftraggebers (Art. 24 DSGVO und Art. 13 und 14 DSGVO)

8.1

Der Auftraggeber ist für die Einhaltung der für ihn einschlägigen datenschutzrechtlichen Regelungen verantwortlich.

8.2

Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er Verstöße des Auftragnehmers gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen feststellt.

8.3

Den Auftraggeber treffen die sich aus Art. 24 DSGVO und Art. 13 und 14 DSGVO ergebenden Informationspflichten.

9. Weisungsbefugnisse, Berichtigung, Löschung und Sperrung, Rechte Betroffener (Art. 29 i.V.m. 28 DSGVO sowie Kapitel III der DSGVO)

9.1

Der Auftraggeber hat selbst jederzeit umfassenden Zugriff auf die Daten, so dass es einer Mitwirkung des Auftragnehmers insbesondere auch zu Berichtigung, Sperrung, Löschung etc. grundsätzlich nicht bedarf. Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers erforderlich ist, ist der Auftragnehmer hierzu verpflichtet. Aufwände für eine nicht erforderliche, aber vom Auftraggeber gewünschte Mitwirkung erstattet der Auftraggeber. Dem Auftraggeber steht in diesem Fall ein umfassendes Weisungsrecht über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gemäß Art. 29 i.V.m. 28 DSGVO zu. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

9.2

Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen an den Auftraggeber weiterleiten. Ist der Auftraggeber auf Grund geltender Datenschutzgesetze verpflichtet, Auskünfte zur Erhebung, Verarbeitung und / oder Nutzung von Daten zu erteilen, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber dabei soweit notwendig bei der Bereitstellung dieser Informationen unterstützen. Eine diesbezügliche Anfrage hat der Auftraggeber schriftlich an den Auftragnehmer zu richten und diesem die hierdurch entstandenen Kosten zu erstatten.

10. Kontrollrechte des Auftraggebers

10.1

Der Auftraggeber hat das Recht, sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen.

10.2

Dem Auftraggeber steht hierzu die durch den benannten Ansprechpartner des Auftragnehmers gemäß Nr. 5.5 erstellte, regelmäßig überarbeitete und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Dokumentation über die vorhanden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Verfügung.

10.3

Der Auftraggeber hat das Recht, die Auftragskontrolle im Benehmen mit dem Auftragnehmer durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, nach rechtzeitiger vorheriger Anmeldung (3 Wochen) zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in seinem Geschäftsbetrieb zu überzeugen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die zur Wahrung seiner Verpflichtung zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskünfte zu geben und die entsprechenden Nachweise verfügbar zu machen. Kosten, die dem Auftragnehmer durch seine Unterstützungshandlung entstehen, sind ihm im angemessenen Umfang zu erstatten.

10.4

Im Hinblick auf die Kontrollverpflichtungen des Auftraggebers nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO vor Beginn der Datenverarbeitung und während der Laufzeit des Auftrags stellt der Auftragnehmer sicher, dass der Auftraggeber sich von der Einhaltung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überzeugen kann.

10.5

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber auf Anforderung die zur Wahrung seiner bei der Verarbeitung der oben genannten Daten bestehende Verpflichtung zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskünften zu geben und Nachweise zu führen. Dies gilt auch, soweit der Auftragnehmer die Kontrolle seiner Unterauftragnehmer für den Auftraggeber durchführt.

11. Fernwartung

11.1

Wenn der Auftragnehmer die Wartung und/oder Pflege der IT-Systeme im Wege der Fernwartung durchführt, hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine wirksame Kontrolle der Fernwartungsarbeiten zu ermöglichen. Dies kann z.B. durch Einsatz einer Technologie erfolgen, die dem Auftraggeber ermöglicht, die vom Auftragnehmer durchgeführten Arbeiten auf einem Monitor o.ä. Gerät zu verfolgen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Technologien einzusetzen, die nicht nur ein Verfolgen der Tätigkeit auf dem Bildschirm ermöglicht, sondern dem Auftraggeber auch eine Möglichkeit gibt, die Fernwartungsarbeiten jederzeit zu unterbinden.

11.2

Für den Fall, dass der Auftraggeber einer Berufsgeheimnispflicht i.S.d. § 203 StGB unterliegt, hat dieser Sorge dafür zu tragen, dass eine unbefugte Offenbarung i.S.d. § 203 StGB durch die Fernwartung nicht erfolgt.

11.3

Wenn der Auftraggeber bei Fernwartungsarbeiten nicht wünscht, die Tätigkeiten an einem Monitor o.ä. Gerät zu beobachten, wird der Auftragnehmer die von ihm durchgeführten Arbeiten in geeigneter Weise dokumentieren.

12. Salvatorische Klausel, Gerichtsstand

12.1

Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages ungültig oder undurchsetzbar sein oder werden, so bleiben die übrigen Bestimmungen dieses Vertrages hiervon unberührt. Die Parteien vereinbaren, die ungültige oder undurchsetzbare Bestimmung durch eine gültige und durchsetzbare Bestimmung zu ersetzen, welche inhaltlich der Zielsetzung der Parteien am nächsten kommt. Das Gleiche gilt im Falle einer Regelungslücke.

12.2

Als Gerichtsstand wird Mainz vereinbart.

Frühere Versionen

• Version 1.1.2 vom 01.07.2022