Beschaffungsmanagement in Unternehmen
Beschaffung in Unternehmen ist ein komplexes Aufgabengebiet und stellt hohe Anforderungen an die zuständigen Beschaffungsmanager. Sie müssen die unter Umständen gegensätzlichen Interessen und Anforderungen interner Stakeholder gegeneinander abwägen und das Lieferantenmanagement organisieren. Zudem sind Sie dafür verantwortlich, dass benötigte Materialien und Dienstleistungen rechtzeitig und im Rahmen des verfügbaren Budgets bereitstehen. Preisverhandlungen, Angebotsmanagement, Qualitätskontrolle und Risikomanagement sind nur ein paar der zentralen Aufgaben eines Beschaffungsmanagers.
Die gute Nachricht: Digitale Lösungen helfen Ihnen dabei, Ihre Beschaffung zu optimieren und transparente Prozesse aufzusetzen. Bevor wir auf Optimierungspotentiale im Beschaffungsprozess eingehen, werfen wir erst mal einen Blick auf die größten Herausforderungen in diesem Bereich.
Warum ist eine effiziente Beschaffung wichtig für Ihr Unternehmen?
Die Beschaffung ist weit mehr als nur ein Einkaufsprozess – sie ist eine zentrale Unternehmensfunktion und trägt unmittelbar zur Wertschöpfung bei. Ein effektiver Beschaffungsprozess ermöglicht es Organisationen, Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Strategische Beschaffung ist der Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg moderner Unternehmen.
Was sind die Ziele der Beschaffung?
Beschaffung umfasst alle Aktivitäten und Prozesse, die notwendig sind, um Güter, Dienstleistungen und Ressourcen für ein Unternehmen einzukaufen. Im Wesentlichen geht es darum, die benötigte Ware oder Dienstleistung in der benötigten Menge zum benötigen Zeitpunkt am benötigten Ort zu wirtschaftlich vertretbaren Kosten bereitzustellen. Im Gegensatz zum traditionellen Einkauf geht die Beschaffung jedoch über simple Transaktionen hinaus. Beschaffungsmanager müssen eine belastbare Beschaffungsstrategie entwickeln, Lieferantennetzwerke aufbauen und pflegen, die Kosten im Blick behalten und gleichzeitig die strategischen Unternehmensziele unterstützen. Zur Beschaffungsstrategie gehört auch die Frage, ob und wie eine nachhaltige Beschaffung aufgebaut wird. Zu einem modernen Beschaffungsmanagement gehören u.a.:
- Planungsaufgaben (z.B. Bedarfsermittlung und Bezugsquellenermittlung)
- Einkaufsmanagement und zentrale Beschaffung
- Organisation der Warenannahme und Wareneingangsprüfung
- Management der Lagerlogistik und der Materialwirtschaft
- Internes Supply Chain Management
Herausforderungen bei der Beschaffung
Mitarbeiter in der Beschaffung stehen vor komplexen Herausforderungen: Schwankende Märkte, instabile globale Lieferketten, steigender Kostendruck, Preisvolatilität und zunehmende Regulierungen erschweren einen effizienten Beschaffungsprozess. Unternehmen müssen flexible Strategien entwickeln, um diese Unsicherheiten zu bewältigen und gleichzeitig die Qualitätsanforderungen zu erfüllen. Im schnellebigen Geschäftsalltag müssen auch kurzfristige Materialbeschaffungen ohne große interne Verwaltungshürden umgesetzt werden – gerade in Zeiten der Just in time Beschaffung. Dabei darf die Beschaffung im Unternehmen jedoch nicht so schlank organisiert sein, dass notwendige Qualitätskontrollen entfallen oder dringender Handlungsbedarf zu vermeidbaren Fehlentscheidungen führt. Die fünf zentralen Herausforderungen sind:
Vertragsmanagement Ein moderner Beschaffungsprozess erfordert hochkomplexe Vertragsgestaltungen. Herausforderungen umfassen rechtliche Risiken, präzise Leistungs- und Haftungsdefinitionen, Verhandlungsschwierigkeiten und die Sicherstellung von Vertragstransparenz und -flexibilität.
Risikomanagement Die Identifikation und Minimierung von Risiken in der Beschaffungslogistik gestaltet sich zunehmend komplexer. Insbesondere Risiken durch Lieferengpässe und geopolitische Instabilität haben in den letzten Jahren zugenommen und müssen bei der Materialbeschaffung und Verwaltung stets bedacht werden.
Lieferketten Globale Lieferketten sind anfällig für Störungen. Zu den möglichen Herausforderungen gehören geographische Distanzen, Zollbestimmungen, Transportrisiken und die Sicherstellung von Lieferkettentransparenz und -resilienz. Hinzu kommen sich ändernde regulatorische Vorgaben.
Lieferantenmanagement Die strategische Steuerung von Lieferantenbeziehungen erfordert umfassende Kompetenz und eine enge Beziehung zu den Lieferanten. Zentrale Herausforderungen der Beschaffung im Unternehmen sind Leistungsbewertung, Entwicklung strategischer Partnerschaften und die Sicherstellung der Lieferantenzuverlässigkeit.
Digitalisierung Die digitale Transformation der Beschaffung bringt neben komplexen Herausforderungen auch Chancen mit sich. Kernthemen sind die Integration neuer Technologien, ein transparentes Datenmanagement, Cybersicherheit und Datenschutz und die Qualifikation von Mitarbeitern für digitale Beschaffungsprozesse.
Was ist der Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung?
Materialbeschaffung, Beschaffungsprozess, Einkaufsmanagement, Beschaffungsverfahren im Einkauf: Wer in der Beschaffung tätig ist oder sich damit beschäftigt, begegnet unweigerlich verschiedenen Begriffen und Formulierungen, die auf den ersten Blick scheinbar synonym genutzt werden. Tatsächlich ist die Unterscheidung zwischen Beschaffung und Einkauf wesentlich für das Verständnis der Komplexität der Beschaffung aktuell.
Während der Einkauf sich auf den unmittelbaren Ankauf von Waren und Dienstleistungen konzentriert, umfasst die Beschaffung einen ganzheitlicheren Ansatz mit langfristiger Perspektive. Sie beinhaltet strategische Aspekte wie Lieferantenauswahl, Vertragsmanagement, Risikobewertung und langfristige Partnerschaften. Der Einkauf gehört somit als operative Teilkomponente zum Beschaffungsprozess. Man spricht hier auch von strategischem Einkauf und operativem Einkauf.
Strategischer Einkauf
Der strategische Einkauf oder auch strategische Beschaffung meint das gesamte Beschaffungsmanagement. Wie bereits erwähnt liegt der Fokus hier auf langfristigen Unternehmenszielen. Mitarbeiter in diesem Bereich behalten stets die gesamte Wertschöpfung im Blick, um Wettbewerbsvorteile zu erzeugen und unternehmerische Risiken zu minimieren. Beschaffungsmanager müssen in der Lage sein, u. a. Markt- und Wettbewerbsanalysen durchzuführen, Lieferantenbewertungen zu erstellen, Beschaffungsstrategien zu entwickeln und zu evaluieren, Lieferantenbeziehungen zu pflegen und zu entscheiden, welche Software benötigt wird. Ein wichtiger Aspekt des strategischen Einkaufs ist auch die Lieferkette. Mehr dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Supply Chain Management.
Operativer Einkauf
Im operativen Einkauf (auch operative Beschaffung genannt) geht es dagegen konkret darum, die benötigten Güter und Dienstleistungen zu beschaffen. Dazu gehören Aufgaben wie Angebotseinholung, Preisvergleiche, Bestellabwicklung und die direkte Kommunikation mit Lieferanten. Im Gegensatz zur Beschaffung kann der Einkauf zentral oder dezentral organisiert werden. In beiden Fällen müssen Mitarbeiter in diesem Bereich ihren Fokus auf effiziente Durchführung, Kostenkontrolle und zeitnahe Beschaffung der Ware legen. Abhängig vom Verwendungszweck unterscheidet man hier zwischen dem direkten Einkauf – dem Einkauf von Rohstoffen und Komponenten zur Herstellung von Produkten – und dem indirekten Einkauf – dem Einkauf von Mitteln die für den Unternehmensbetrieb notwendig sind.
Beschaffungsmöglichkeiten: Welche Optionen haben Sie?
Als Beschaffungsmanager haben Sie verschiedene Optionen, um ihren Wareneinkauf zu organisieren. Wichtige Entscheidungskriterien sind neben der Ausrichtung Ihres Unternehmens auch die Finanzplanung, die Stabilität der Lieferkette und die Zuverlässigkeit Ihrer Lieferanten. In der Praxis kann auch ein Mix aus verschiedenen Beschaffungsmöglichkeiten für Sie am besten funktionieren.
Bei der Einzelbeschaffung beziehen Sie die Waren stückweise, zum Beispiel, wenn ein spezieller Kundenauftrag dafür vorliegt.
Die Vorratsbeschaffung zielt darauf ab, eine große Menge an Waren und Materialien im Lager vorzuhalten, um damit laufend Aufträge zu bedienen.
Bei der Just-in-Time-Beschaffung,auch als fertigungssynchrone Beschaffung bezeichnet, geht es darum, Waren erst dann zu beziehen, wenn man sie im Produktionsprozess benötigt.
Erfolgsfaktoren bei der Beschaffung: Was sollten Sie beachten?
Erfolgreiche Beschaffungsprozesse erfordern eine transparente Kommunikation, datengestützte Entscheidungen und die kontinuierliche Bewertung der Lieferanten- und der Warenqualität. Wesentliche Schlüsselfaktoren sind dabei der Einsatz digitaler Technologien, Risikomanagement, Anforderungen an eine nachhaltige Beschaffung und die Fähigkeit, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.
Bedarfsermittlung Die Bedarfsermittlung ist der erste kritische Schritt in jedem Beschaffungsprozess. Sie umfasst die systematische Analyse des Unternehmensbedarfs, quantitative und qualitative Anforderungen an Waren und Dienstleistungen sowie die Festlegung von Beschaffungszielen. Damit behalten Verantwortliche in der Beschaffung stets im Blick, was aktuell gebraucht wird.
Lieferantenauswahl Die Lieferantenauswahl erfordert eine umfassende Bewertung potenzieller Partner. Wichtige Kriterien umfassen Qualität, Zuverlässigkeit, Preisstruktur, Lieferfähigkeit, Nachhaltigkeitsaspekte und die Kompatibilität mit den strategischen Unternehmenszielen.
Bestellung und Auftragsbestätigung Dieser Prozessschritt beinhaltet die formale Kommunikation von Beschaffungsanforderungen, Angebotseinholung und Preisvergleiche, die präzise Festlegung von Lieferbedingungen, Mengen, Preisen und Fristen sowie schließlich die verbindliche Auftragsbestätigung durch den Lieferanten.
Wareneingang und Warenkontrolle Die Wareneingangskontrolle prüft die Übereinstimmung gelieferter Waren mit der Bestellung. Entscheidend sind hier die Mengenkontrolle, Qualitätsprüfung, Dokumentation von Abweichungen und gegebenenfalls ein Reklamationsprozess bei Unstimmigkeiten.
Tipps zur Optimierung Ihrer Beschaffungsprozesse
Der Erfolg eines Unternehmens hängt auch davon ab, dass die einzelnen Abteilungen miteinander Hand in Hand arbeiten. Entsprechend betrifft eine stockende Beschaffung in der Regel nicht nur eine Abteilung, sondern kann unternehmensweite Auswirkungen haben. Im schlechtesten Fall stockt die Produktion oder muss ganz eingestellt werden. Umso wichtiger ist es daher, dass auch bei der Beschaffung alle involvierten Abteilungen einander zuarbeiten – Einkauf, Controlling, Qualitätsmanagement und Rechnungsbuchhaltung. Ausgehend von den zuvor aufgeführten zentralen Erfolgsfaktoren haben wir 5 Ansätze zur Optimierung Ihrer Beschaffung ermittelt:
Automatisierung: Standardisieren Sie Ihre Prozesse und nutzen Sie Tools mit Automatisierungsfunktionen, z. B. für die Auftragserstellung, die Rechnungsverarbeitung, um Angebote einzuholen, regelmäßige Bestellungen automatisiert zu versenden und Ihre Ressourcen effizient zu nutzen. Die No-Code-Plattform SeaTable bietet neben internen Automatisierungen auch die Möglichkeit, über eine API z. B. Zahlungsdienstleister anzubinden.
Lieferantenmanagement: Legen Sie eine zentrale, für alle zugängliche Lieferantendatenbank an, in der die relevanten Informationenzusammenfließen, z. B. Preise und verfügbare Produkte, bisherige Lieferungen, Qualitätsanalyse, Zuverlässigkeit und Leistungsbewertung, offene Reklamationen usw. Anhand dieser Informationen können Sie dann Bestellungen gezielt bündeln.
Bestandsmanagement: Mit einer effektiven Bestandskontrolle reduzieren Sie Lagerkosten, vermeiden doppelte Bestellungen und stellen die Lieferfähigkeit des Unternehmens sicher. Nutzen Sie moderne Systeme, um Ihren Beschaffungsprozess durch präzise Bedarfsprognosen zu optimieren. Mit der Lieferkettenmanagement-Vorlage der No-Code-Datenbank-Lösung SeaTable behalten Sie stets alle Bestände und ausstehenden Lieferungen im Blick.
Leistungs- und Qualitätsprüfung: Etablieren Sie systematische Leistungs- und Qualitätsmessungen für Lieferanten. Definieren Sie klare Kennzahlen, erstellen Sie Dashboards und monitoren Sie regelmäßig die Leistung Ihrer Lieferanten. Nutzen Sie dafür moderne Datenbanklösungen, die Statistiken und Dashboards bereitstellen, um tiefere Einblicke in Ihre Daten zu erhalten.
Digitalisierung: Die fehlende Digitalisierung der Beschaffung ist eines der größten Probleme in vielen Unternehmen. Nutzen Sie eine moderne No-Code-Lösung, um Ihren gesamten Beschaffungsprozess maßgeschneidert nach Ihren Bedürfnissen in einem integrierten System abzubilden. Datengesteuerte Entscheidungsprozesse,Echtzeitinformationen, Transparenz und verbesserte Analysen sind der Schlüssel zu einer effizienten Beschaffung.
Effiziente Beschaffungsprozesse mit SeaTable
Durch eine sorgfältige Planung, eine effiziente Umsetzung und eine kontinuierliche Optimierung können Unternehmen ihre Beschaffungskosten senken, die Zuverlässigkeit der Lieferanten verbessern und die Effizienz des gesamten Unternehmens steigern.
Egal, ob Sie den operativen Einkauf oder die gesamte Beschaffung im Unternehmen managen: Durch eine sorgfältige Planung und eine kontinuierliche Bewertung und Optimierung Ihrer Prozesse können Sie Kosten senken, die Auswahl der Lieferanten verbessern und so zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Eine Übersicht über alle Lieferanten, die offenen und geplanten Bestellungen, die Lieferkette sowie die Kosten und Orderstatus ist dafür unerlässlich. Je nach Größe des Unternehmens wird das jedoch schnell unübersichtlich. Mit den kostenlosen Vorlagen von SeaTable haben Sie stets alle Daten im Blick und ermöglichen Transparenz für Ihre Stakeholder. So können Sie jederzeit Ihre Lieferkette und Ihr Beschaffungswesen fundiert auswerten und strategische Entscheidungen treffen.
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FAQ Beschaffung
Was gehört zum Beschaffungsprozess?
Die Bedarfsermittlung, Prüfung und Freigabe von Bestellungen, Lieferantenauswahl und Angebotseinholung, die Prüfung des Wareneingangs und die Qualitätskontrolle sowie die anschließende Zahlungsabwicklung sind Bestandteile des Beschaffungsprozesses.
Was bedeutet Beschaffungslogistik?
Die Beschaffungslogistik ist für die Materialbeschaffung und Verwaltung in Unternehmen zuständig und sorgt dafür, dass benötigte Materialien vorhanden sind. Dazu gehört auch, Waren möglichst wirtschaftlich und zu optimalen Bedingungen einzukaufen.
Was ist eine Beschaffungsstrategie?
Hierbei handelt es sich um verschiedene Methoden, die verantwortliche Manager entwickeln und anwenden, um die Beschaffung im Unternehmen effektiv und effizient zu gestalten. Hier wird auch festgestellt, ob der Einkauf zentral oder dezentral organisiert wird, und ob ein Single Sourcing, Multiple Sourcing oder Lead-Buyer-Ansatz verfolgt wird.
Was bedeutet Primärbedarf, Sekundärbedarf und Tertiärbedarf?
Der Primärbedarf bezeichnet den Bedarf an Endprodukten, Ersatzteilen oder verkaufsfähigen Zwischenprodukten, die direkt an Kunden verkauft werden. Im Gegensatz dazu sind Waren des Sekundärbedarfs Rohstoffe, Komponenten oder Vorprodukte, die ein Unternehmen zur Herstellung seiner Waren benötigt, während der Tertiärbedarf Betriebsstoffe oder Verschleißteile umfasst, die zum Transport der Sekundärwaren benötigt werden.