10 Tipps, wie Sie clever Ihre Veranstaltungen verwalten

So wird Ihre Veranstaltung zum Erfolg

Wenn Sie die perfekten Veranstaltungen verwalten möchten, müssen Sie so einiges beachten. Doch wo fängt man am besten an, wenn man sich nicht mit Veranstaltungsplanung auskennt? Wie verhindert man Fehlplanungen, Terminkollisionen und Absagen? Und welches Online Anmeldetool für Veranstaltungen kann Sie bei der Planung einer Veranstaltung am besten unterstützen?

Es gibt für die Vielzahl an möglichen Veranstaltungen nicht den einen universellen Fahrplan – sie alle unterscheiden sich in den Details. Dennoch bietet dieser Artikel einen groben Überblick über die unverzichtbaren Schritte, die Sie bei der Planung einer Veranstaltung unbedingt berücksichtigen sollten.

In diesem Artikel erfahren Sie, welches Anmeldetool für Veranstaltungen kostenlos ist und am besten zu Ihren Bedürfnissen passt, und außerdem, wie Sie eine Veranstaltung planen und mit einer Checkliste optimal umsetzen können.

Wie Online-Tools Ihre Veranstaltungsplanung vereinfachen

Online-Tools haben die Veranstaltungsplanung revolutioniert und bieten zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen, analogen Methoden. Früher bestimmten endlose Listen auf Papier, unübersichtliche Tabellen in Excel und unzählige E-Mails die Planung einer Veranstaltung. Doch heute ermöglichen digitale Werkzeuge eine zentrale und automatisierte Verwaltung aller Aufgaben. Besonders praktisch ist, dass Teams unabhängig von ihrem Standort gleichzeitig ihre Veranstaltungen verwalten können – ein unschätzbarer Vorteil in Zeiten, in denen Remote-Arbeit immer häufiger wird.

Änderungen lassen sich in Echtzeit vornehmen, sodass alle Beteiligten sofort sehen, was sich geändert hat. Das ist besonders vorteilhaft bei der Verwaltung von Gästelisten oder dem Anpassen von Sitzplänen. Repetitive Tätigkeiten wie das Versenden von E-Mails können Sie mit digitalen Lösungen automatisieren, wodurch Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch manuelle Fehler vermeiden.

Auch die Übersichtlichkeit ist ein großer Vorteil. Alle Informationen sind an einem zentralen Ort gebündelt, sodass Sie nicht zwischen verschiedenen Tabellen oder Dokumenten wechseln müssen. Dadurch behalten Sie viel leichter den Überblick über Aufgaben, Deadlines und Kosten – ein echter Gamechanger für große und kleine Veranstaltungen.

5 Tools zur Veranstaltungsplanung im Vergleich

Tools für die Veranstaltungsplanung gibt es wie Sand am Meer. Die passende Software auszuwählen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, kann daher eine echte Herausforderung sein. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, haben wir fünf Tools genauer unter die Lupe genommen, mit denen Sie Ihre Veranstaltungen verwalten können. Wir haben im Vergleich insbesondere die Kriterien Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität, Datenschutz und Kosten berücksichtigt.

LineUpr

LineUpr ist eine browserbasierte Veranstaltungs-App aus Deutschland, die seit ihrer Gründung im Jahr 2016 für ihre Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität geschätzt wird. Auch ohne Installation bietet sie eine unkomplizierte Lösung, um Teilnehmern alle relevanten Informationen bereitzustellen – von Programmen und Location-Details über Lineup-Profile bis hin zu Info-Seiten und Nachrichten.

Ein besonderes Highlight ist die Möglichkeit, mithilfe der App verschiedene Statistiken zu erfassen. So lassen sich wichtige Erkenntnisse gewinnen und der Erfolg der Veranstaltung im Nachgang transparent analysieren.

• Benutzerfreundlichkeit: Sehr intuitiv, keine technische Expertise erforderlich.
• Funktionalität: Fokus auf mobile Veranstaltungs-App mit Grundfunktionen.
• Datenschutz: Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und auf deutschen Servern gespeichert.
• Kosten: Ab 99 Euro pro Event oder ab 1.999 Euro im Jahr.
  

idloom

Idloom ist eine umfassende Veranstaltungs-Management-Plattform, die von der Agenda-Planung über das Ticketing bis hin zur Rechnungsstellung und Steuerabwicklung jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung abdeckt. Das 2015 in Belgien gegründete Unternehmen legt großen Wert auf Sicherheit und belegt dies unter anderem mit der ISO-27001-Zertifizierung.

Ein besonderes Merkmal von idloom ist die flexible Registrierung: Von Wartelisten und Gruppenanmeldungen bis hin zu exklusivem Zugang bietet die Plattform vielfältige Möglichkeiten, um Ihren individuellen Anforderungen gerecht zu werden, wenn Sie Veranstaltungen verwalten. Darüber hinaus punktet idloom mit Integrationen, der Möglichkeit zur Erstellung von Zertifikaten und einer flexiblen Anpassung an unternehmensspezifische Anforderungen.

• Benutzerfreundlichkeit: Intuitiv, jedoch umfangreich, daher kurze Einarbeitung nötig.
• Funktionalität: Umfassende Veranstaltungsverwaltung.
• Datenschutz: DSGVO-konform, bietet zahlreiche Sicherheits- und Compliance-Features.
• Kosten: Ab 150 Euro im Monat.
  

SCOOCS

Scoocs ist eine umfassende Veranstaltungs- und Community-Plattform, die 2019 in Deutschland gegründet wurde. Ihr Alleinstellungsmerkmal ist der klare Fokus auf hybride und virtuelle Veranstaltungen. Mit Scoocs erhalten Sie eine flexible Lösung, die alle Aspekte beim Veranstaltungen verwalten abdeckt. Von der Registrierung über Videostreaming bis hin zu Networking-Möglichkeiten bietet die Plattform ein nahtloses Erlebnis für Veranstalter und Teilnehmer gleichermaßen.

Ergänzt wird das Angebot durch eine mobile App, die individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden kann. Ein weiteres Highlight ist die umfangreiche Analysefunktion, mit der sich detailliert auswerten lässt, wie erfolgreich die Planung einer Veranstaltung war.

• Benutzerfreundlichkeit: Modern, aber komplexe Features erfordern Einarbeitung.
• Funktionaliät: Virtuelle/hybride Events mit Fokus auf Networking, Matchmaking und Gamification.
• Datenschutz: Server in der EU, datenschutzfreundlich
• Kosten: Einmalig ab 4.500 Euro bei 500 Besuchern, jährlich ab 3.000 Euro.
  

Converve

Converve ist eine vielseitige B2B-Veranstaltungssoftware, die seit ihrer Gründung im Jahr 2000 in Deutschland Unternehmen dabei unterstützt, Veranstaltungen zu verwalten. Besonders stark ist Converve im Bereich Networking und Lead-Generierung, was die Plattform zu einer idealen Wahl für geschäftliche Veranstaltungen macht.

Die Software bietet eine breite Palette an Funktionen von Datenmanagement und Registrierung über eine individuell anpassbare App oder Website bis hin zu Networking- und Matchmaking-Optionen. Ein weiteres Highlight von Converve ist die Möglichkeit, Daten gezielt zu analysieren und detaillierte Reports zu erstellen.

• Benutzerfreundlichkeit: Flexibel, aber komplex; für Networking-Events gut durchdacht.
• Funktionalität: Networking, Lead-Generierung, Matchmaking.
• Datenschutz: DSGVO-konform, gute Maßnahmen für sichere Datenübertragung.
• Kosten: 4.190 Euro bei 1 bis 100 Teilnehmern
  

SeaTable

SeaTable, gegründet 2020 in Deutschland, ist eine innovative No-Code-Datenbank mit integriertem App-Builder. Dieses Tool bietet Ihnen flexibles Datenmanagement und vielseitige Kollaborationsmöglichkeiten – nicht nur um Veranstaltungen zu verwalten, sondern für zahlreiche Anwendungsbereiche. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie im Handumdrehen Ihr eigenes Datenmanagement-System und individuelle Apps erstellen.

Besonders hilfreich ist SeaTable für Ihre Veranstaltungen: Eine Veranstaltung zu planen wird mit der Vorlage von SeaTable zum Kinderspiel. Beispielsweise können Sie Ihre Ausgaben im Auge behalten, Rechnungen erzeugen und Ihre Teilnehmerliste online verwalten – kostenlos und ohne technische Vorkenntnisse.

SeaTable bietet darüber hinaus Automationsfunktionen, wie etwa das automatische Versenden von E-Mails. Selbst mehrere Veranstaltungen lassen sich zentral an einem Ort verwalten, ohne dabei die Übersicht zu verlieren. Planen Sie Budgets, tracken Sie Kosten und versenden Sie Rechnungen mit nur einem Klick.

• Benutzerfreundlichkeit: Intuitiv und leicht zu bedienen.
• Funktionalität: Flexible Verwaltung inkl. Kollaborations- und Automationsfunktionen.
• Datenschutz: DSGVO-konform, deutsche Server, optional On-Premises-Installation für volle Datenhoheit
• Kosten: Kostenlose Basisversion, mehr Funktionen ab 7 € pro Nutzer/Monat.

Wie Sie in 10 Schritten perfekt Ihre Veranstaltungen verwalten

Erfolgreich Veranstaltungen zu verwalten ist oft eine Herausforderung. Schnell kann man im organisatorischen Trubel etwas übersehen – selbst mit cleveren Tools. Damit Sie dennoch bestens vorbereitet sind, haben wir eine hilfreiche Veranstaltungs-Checkliste für Sie erstellt.

1. Ziel der Veranstaltung festlegen

Als Allererstes ist es bei der Eventplanung entscheidend, das Ziel der Veranstaltung klar zu formulieren. Was ist der Grund dafür, dass Sie diese Veranstaltung planen? Streben Sie Einnahmen an? Möchten Sie die Markenbekanntheit oder Kundenbindung stärken? Vielleicht führen Sie ein neues Produkt ein und nutzen die Veranstaltung als Plattform, um es Ihren Kunden vorzustellen?

Wichtig ist auch, direkt zu Beginn festzulegen, was für eine Veranstaltung Sie planen. Haben Sie stets vor Augen, ob Sie ein Mitarbeiterevent, eine Kundenveranstaltung oder öffentliche Veranstaltungen verwalten. Durch diese Informationen können Sie während der Planungsphase fundierte Entscheidungen treffen und die Veranstaltung besser auf Ihr Zielpublikum zuschneiden.

Tipp: Ein spezifisches und messbares Ziel hilft Ihnen nach der Veranstaltung, den Erfolg Ihrer Veranstaltung bewerten zu können.

2. Konzept entwickeln

Beim Entwickeln Ihres Konzepts sollten Sie sich auf zwei Schwerpunkte konzentrieren: organisatorisch und inhaltlich. Für den organisatorischen Teil legen Sie beispielsweise fest, wie groß Ihre Veranstaltung werden und wie lange sie dauern soll. Verteilen Sie direkt zu Beginn die Verantwortlichkeiten in Ihrem Team, sodass keine Aufgaben vernachlässigt oder übersehen werden.

Für das inhaltliche Konzept ist es zunächst wichtig, eine Veranstaltungs-Idee zu entwickeln und gegebenenfalls mit einem passenden Motto zu ergänzen. Das Motto kann später Einfluss auf die Dekoration, den Dresscode und das Unterhaltungsprogramm haben. Zudem sollten Sie das Programm sorgfältig entwickeln, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste stets unterhalten sind und sich nicht langweilen. Ein durchgängiger roter Faden ist dabei entscheidend, um Ihrer Veranstaltung eine professionelle Note zu verleihen und Ihre Gäste zu überzeugen.

3. Budget planen

Damit Sie keine Veranstaltungen verwalten, die Ihr Budget übersteigen, ist es in der Veranstaltungsverwaltung entscheidend, im Vorfeld eine detaillierte Budgetplanung durchzuführen. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur offensichtliche Ausgaben, sondern auch weniger offensichtliche Kosten wie Lizenzen, Reisekosten, Einladungen sowie Abbau- und Reinigungskosten.

Die wichtigsten Kostenpunkte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Location: Kosten für die Miete der Veranstaltungsorte einschließlich eventueller Nebenkosten wie Reinigung oder Sicherheitsdienste.
• Technik: Ausgaben für die Miete von Audio-, Video- und Beleuchtungstechnik sowie Lohnkosten für Techniker oder Supportpersonal.
• Catering: Budget für Speisen und Getränke inklusive Servicegebühren, Trinkgeldern und eventuellen zusätzlichen Ausgaben für besondere Essenswünsche.
• Marketing: Kosten für Werbung, Druck von Einladungen oder Flyern sowie für Online-Werbung oder Social-Media-Promotion. 
• Unterhaltung: Budget für Live-Acts, DJs, Künstler oder andere Formen der Veranstaltungsunterhaltung.
  

Indem Sie diese Hauptkostenpunkte sowie die zusätzlichen Ausgaben sorgfältig für Ihre Veranstaltung planen und budgetieren, können Sie sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung finanziell im Rahmen bleibt und keine unerwarteten Kosten entstehen. Falls Sie kommerzielle Veranstaltungen verwalten, können Sie auf dieser Grundlage berechnen, wie viel Eintritt Sie verlangen müssen, um die Kosten zu decken.

Tipp: Womöglich können Sie die Kosten durch freiwillige Helfer oder Sponsoren reduzieren.

4. Zeitplan erstellen

Das A und O in der Veranstaltungsplanung ist, frühzeitig mit der Planung einer Veranstaltung zu beginnen. Denn Reservierungen für Locations oder Terminabstimmungen mit Catering-Firmen erfordern einen erheblichen Vorlauf. Um Stress bei der Planung zu vermeiden, empfiehlt es sich daher, einen detaillierten Zeitplan aufzustellen.

Ein solcher Zeitplan ermöglicht es Ihnen nicht nur, genau festzulegen, wann welcher Schritt gemacht werden muss, sondern auch potenzielle Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. Es ist wichtig, einen Puffer einzuplanen, um unvorhergesehene Planänderungen ausgleichen zu können und somit möglichen Zeitdruck und Stress zu minimieren.

Tipp: Checken Sie vorher, ob sich Ihr Termin mit anderen wichtigen Terminen, Feiertagen oder Schulferien überschneidet.

5. Location finden

Um erfolgreiche Veranstaltungen verwalten und planen zu können, benötigen Sie passende Orte. Sie haben die Möglichkeit, eine Location zu mieten oder Ihre eigenen Räume zu nutzen. Wichtig ist dabei sicherzustellen, dass ausreichend Platz für alle Gäste, das Catering, die Bühne und die Technik vorhanden ist.

Bei der Auswahl der richtigen Location ist es entscheidend, die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe im Auge zu behalten. Überprüfen Sie beispielsweise, ob ausreichend Parkplätze vorhanden sind oder ob die Location barrierefrei zugänglich ist. Möglicherweise benötigen Sie auch einen Garten oder andere spezifische Anforderungen, die Ihre Gäste schätzen würden.

6. Catering und Programm buchen

Grundsätzlich gilt: Hungrige Gäste sind unzufriedene Gäste. Deshalb ist es wichtig, wenn möglich für Catering zu sorgen. Dabei stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl, von Buffets über Menüs bis hin zu Fingerfood oder sogar Foodtrucks. Achten Sie jedoch darauf, auch vegetarische und vegane Alternativen anzubieten, um die Bedürfnisse aller Gäste zu erfüllen.

Um Ihr Rahmenprogramm interessanter zu gestalten und sicherzustellen, dass Ihre Gäste sich gut amüsieren, gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Neben Show-Künstlern können Live-Bands oder DJs eine gute Stimmung verbreiten. Redner und Moderatoren bieten eine elegante Möglichkeit, Ihre Veranstaltungs-Besucher durch den Tag oder Abend zu führen. Mit einer Kinderbetreuung sorgen Sie dafür, dass Gäste jeden Alters Ihre Veranstaltung genießen können.

7. Einladungen versenden

Wenn Sie Veranstaltungen verwalten, spielen Einladungen eine entscheidende Rolle für Ihren Erfolg. Durch die Verwendung personalisierter Einladungen können Sie die Teilnehmerzahl effektiv steigern. Zudem kann das Versenden von “Save the Date”-Benachrichtigungen während der Planungsphase dazu beitragen, das Interesse frühzeitig zu wecken und sicherzustellen, dass Ihre Gäste den Termin freihalten.

Vergessen Sie nicht, in den Einladungen wichtige Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Programm zu vermerken. Um den Buchungsprozess für Ihre Gäste zu erleichtern, bietet sich die Integration eines Ticket-Buchungssystems an. Mit einem Webformular im vorgefertigten Template von SeaTable können Sie diesen Schritt einfach umsetzen und ganz automatisiert eine Teilnehmerliste erstellen.

8. Marketing betreiben

Damit Ihre Veranstaltung am Ende auch gut besucht wird und sich die Planung einer Veranstaltung lohnt, ist es maßgeblich, ausgiebig für Ihre Veranstaltung zu werben. Nutzen Sie dabei alle Kanäle, über die Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen können.

Für interne Mitarbeiterevents können Sie beispielsweise Aushänge im Unternehmen, Ankündigungen über den Newsletter oder E-Mail-Einladungen nutzen. Außerdem können Sie Führungskräfte bitten, die Veranstaltung in Teammeetings anzusprechen, damit es sich über den Flurfunk verbreitet.

Bei kommerziellen Veranstaltungen wie Festivals ist eine gezielte Werbung über Social-Media-Plattformen, Anzeigen in relevanten Magazinen sowie der Hinweis auf Ihrer eigenen Website sinnvoll. Planen Sie eine Kunstausstellung, können Sie auf Plakate, Flyer, Pressemitteilungen und die Einbindung von Kunst- und Kulturmagazinen setzen.

Wichtig ist es, die Werbemaßnahmen rechtzeitig zu starten und die Botschaften ansprechend und informativ aufzubereiten, um das Interesse Ihrer Zielgruppe zu wecken und eine hohe Besucherzahl zu erreichen.

Tipp: Durch das Posten von Highlights, Fotos und Videos auf Social Media können Sie die Präsenz und Wirkung Ihrer Veranstaltung über den eigentlichen Termin hinaus verlängern.

9. Sicherheit und Rechtliches beachten

Damit Sie sich keinen Ärger einhandeln, sollten Sie beim Veranstaltungen verwalten besonders auf rechtliche Aspekte und ein ordentliches Sicherheitskonzept Wert legen. Überprüfen Sie im Vorfeld, ob behördliche Genehmigungen oder Versicherungen für Ihre Veranstaltung erforderlich sind. Wenn Sie Speisen anbieten, müssen Sie das Lebensmittelgesetz einhalten. Bei der Verwendung von Musik sollten Sie prüfen, ob eine GEMA-Lizenz erforderlich ist.

Wenn Sie Check-in- oder Ticket-Systeme nutzen, stellen Sie sicher, dass diese die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten. Bei großen Veranstaltungen ist es wichtig, neben Sicherheitspersonal auch Pläne für den Brandschutz oder medizinische Notfälle zu haben, um Ihre Gäste im Ernstfall nicht unnötig zu gefährden.

10. Notfallplan haben

Ein Notfallplan ist von großer Bedeutung, wenn Sie Veranstaltungen verwalten. Trotz sorgfältiger Vorbereitung können unvorhergesehene Hindernisse wie zum Beispiel extreme Witterungsverhältnisse oder Verkehrsbehinderungen auftreten. Daher ist es unerlässlich, einen gut durchdachten Plan B zu haben, um adäquat auf Ausfälle oder spontane Änderungen reagieren zu können, ohne dabei unter Zeitdruck oder Stress zu geraten.

Am Tag der Veranstaltung ist es ratsam, noch einmal mit Ihren Dienstleistern telefonisch zu besprechen, ob alles läuft wie geplant. Es ist auch wichtig, regelmäßig die Kommunikation mit allen Beteiligten aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Ihr Team über den Plan informiert ist. Eine klare Kommunikation und ein gut koordiniertes Team sind entscheidend, um schnell und effektiv auf unvorhergesehene Situationen reagieren zu können und die Veranstaltung erfolgreich durchzuführen.

Mit SeaTable Ihre Veranstaltungen verwalten

Damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird, ist es maßgebend, jederzeit einen klaren Überblick über Ihre bisherige Planung sowie die kommenden Schritte zu haben. Mit der kostenlosen Vorlage von SeaTable können Sie nicht nur detailliert Ihre Veranstaltungen verwalten, sondern auch stets den Überblick über Kosten, Einnahmen und Budget behalten.

Die Verwendung des integrierten Webformulars ermöglicht es den Teilnehmern, sich problemlos für Ihre Veranstaltung anzumelden. Sie können Rechnungen mit nur einem Klick erstellen und versenden, ohne großen Aufwand betreiben zu müssen. Darüber hinaus bietet die Vorlage die Möglichkeit, das Timeline-Plugin für die Zeitplanung zu nutzen oder das Karten-Plugin, um die Veranstaltungsorte visuell festzuhalten.

Mit diesen Funktionen bietet SeaTable die ideale Lösung, um die Planung einer Veranstaltung zu optimieren. Alles, was Sie tun müssen, um die Vorlage zu nutzen, ist sich mit Ihrer E-Mail-Adresse zu registrieren.

Häufig gestellte Fragen