Планирование отпусков для ваших сотрудников - важный HR-процесс, который необходимо хорошо организовать. Важно избежать нехватки персонала, вызванной слишком большим количеством совпадающих отпусков, чтобы не разбалансировать работу компании.

В этой статье мы не только рассмотрим полезные планировщики отпусков для эффективного управления отпусками, но и расскажем о Федеральном законе об отпусках Германии и других законодательных положениях, которые важны для планирования отпусков в вашей компании.

Отпуск ваших сотрудников четко регулируется трудовым законодательством. Согласно Федеральному закону об отпусках, ваши сотрудники имеют право на четыре недели оплачиваемого отпуска в год. При 5-дневной рабочей неделе это соответствует как минимум 20 рабочим дням в году, а при 6 рабочих днях - 24 рабочим дням. Как работодатель, вы, конечно, можете оговорить в трудовом договоре дополнительные дни отпуска сверх установленного законом. В Германии стандартными являются 30 дней отпуска, т. е. 20 по закону и 10 по желанию работодателя.

Однако во многих компаниях это включает в себя фиксированные отпуска, во время которых вся компания закрывается на несколько дней. Обычно это происходит в период с Рождества по Новый год, так как в это время есть несколько государственных праздников, которые в любом случае прерывают работу. Если компания объявляет корпоративный отпуск, сотрудники должны взять отпуск на это время. Поскольку корпоративный отпуск вычитается из ежегодного отпуска сотрудников, в их распоряжении оказывается не все количество дней отпуска.

Планирование отпуска - на картинке изображены солнцезащитные очки, старый фотоаппарат, соломенная шляпа и стакан апельсинового сока

В целом, каждый сотрудник имеет законное право на отпуск, но не всегда его утверждают именно тогда, когда он хочет. Это связано с тем, что существуют рабочие вопросы и требования, которым подчиняются заявления на отпуск. Это может быть, например, нехватка персонала из-за увольнения или болезни, а также сезонные колебания в ситуации с заказами, инвентаризация или уже утвержденный отпуск других сотрудников.

По этим причинам ваши сотрудники должны объявлять о своем отпуске не менее чем за 6 недель. Тем не менее, необходима тесная координация внутри коллектива, чтобы не получилось так, что все хотят уйти в отпуск одновременно (например, во время школьных каникул) и к концу года не осталось слишком много неутвержденных отпусков.

Существуют различные подходы к справедливому распределению отпусков между сотрудниками в течение года. Заявления на отпуск не обязательно подаются в порядке живой очереди. Если несколько сотрудников хотят взять отпуск одновременно, вы должны принять во внимание определенные обстоятельства. К ним относятся, например, дети школьного возраста или компромиссные решения, принятые в предыдущие годы. В таких случаях непосредственный руководитель решает, кто из сотрудников получит приоритет.

Два сотрудника сидят за ноутбуком и записываются в отпуск

Когда вы говорите с сотрудниками об отпуске, устное соглашение уже считается договоренностью. Однако будет лучше, если вы будете фиксировать и отвечать на просьбы об отпуске в письменном или цифровом виде, чтобы в случае сомнений предоставить документальное подтверждение. Как работодатель, вы имеете право отвечать на поданные заявления об отпуске в течение одного месяца; однако если это займет значительно больше времени или начало отпуска не за горами, сотрудник может считать заявление об отпуске одобренным.

Работники и работодатели могут отменить отпуск в более поздний срок только по особым причинам и в совершенно исключительных случаях, например, если бизнес подвергается большому риску или возникают непредвиденные проблемы. На практике, однако, такое случается крайне редко. Разумеется, в таком случае отпуск должен быть использован в другое время, чтобы все отпускные дни были использованы до конца года.

Примечание: Взять отпускные дни в новом году Закон не предусматривает, что работники могут просто перенести неиспользованный отпуск на следующий год. В частности, отпускные дни, предоставленные в дополнение к положенным по закону, могут истечь. Если у работодателя есть специальное положение на этот счет, дни отпуска все равно должны быть использованы не позднее конца марта.

Неоплачиваемый отпуск - показан большой палец вверх

Неоплачиваемый отпуск предоставляет работникам возможность отдохнуть от работы - без получения зарплаты. Это добровольное соглашение между работником и работодателем, поскольку в Германии не существует законного права на него. В то время как Федеральный закон об отпусках четко регламентирует количество оплачиваемых дней отпуска, неоплачиваемый отпуск является предметом переговоров. Компании могут отказать в просьбе, особенно если на то есть производственные причины, например, нехватка персонала.

Работники предпочитают брать неоплачиваемый отпуск по разным причинам, даже если на это нет общего права. Однако в трудовом законодательстве существуют особые обстоятельства, которые могут дать право на отпуск. К ним относятся уход за внезапно заболевшим членом семьи или непредвиденные чрезвычайные обстоятельства. Неоплачиваемый отпуск также может быть юридически оправдан в случае отпуска по уходу за ребенком или в связи с занятием определенных почетных должностей.

Один важный момент: длительный неоплачиваемый отпуск может повлиять на социальное страхование. Если отпуск длится более одного месяца, работник должен самостоятельно организовать медицинское и пенсионное страхование. Эти последствия следует тщательно взвесить перед принятием решения.

Два шезлонга можно увидеть после успешного оформления отпуска

Планирование отпуска - это процесс, который может занимать много времени и приводить к разногласиям в коллективе. Если работодатель предоставляет 30 дней отпуска в год, у каждого сотрудника есть около 6 недель, которые он может распределить на отдельные дни или периоды. Важно оперативно рассмотреть все заявки и успешно их согласовать.

В небольших коллективах, в частности, следует следить за тем, чтобы планирование отпусков сотрудников не слишком часто пересекалось, чтобы обеспечить непрерывность работы и разумную нагрузку на коллектив. В больших коллективах полностью избежать накладок невозможно: замена и передача отпусков - обычное дело, что делает координацию еще более важной. Чтобы все прошло гладко, рекомендуется использовать цифровой планировщик отпусков.

Вид календаря планирования отпусков

Планирование отпуска - это процесс, который часто структурируется и автоматизируется с помощью инструментов, приложений или программ. Это экономит время, обеспечивает эффективное управление и удовлетворяет всех участников процесса благодаря быстрой и безошибочной обработке. Времена, когда план отпуска создавался в Excel, давно прошли. Вместо этого эти шесть практичных инструментов помогут вам спланировать отсутствие на рабочем месте.

Инструмент Fiori предназначен для компаний, использующих SAP. Управление отсутствием на рабочем месте уже отображено в SAP. Отделы кадров используют SAP PA (Personnel Administration), а администраторы времени - TMW (Time Manager Workplace). Это оставляет пробел для сотрудников, который можно устранить с помощью планировщика отпусков в Fiori. Дополнение объединяет всю необходимую информацию, чтобы отныне управлять планированием отпусков полностью в SAP.

Более рациональным решением является Personizer. Цель этого программного обеспечения - обеспечить простое управление персоналом в компаниях. Здесь вы найдете инструмент, с помощью которого можно идеально управлять планированием отпусков и учетом рабочего времени. Эти две функции доступны с разными уровнями лицензирования.

TimeTac предлагает как веб-решение, так и приложение. Приложение для планирования отпусков в настоящее время имеет довольно низкий рейтинг в Google Play Store. Однако веб-решение обещает целостную систему, которая охватывает модули рабочего времени, времени выполнения проектов, планирования отпусков и отсутствия на рабочем месте.

timetape также рекламирует ряд средних компаний, которые уже используют этот инструмент в качестве планировщика отпусков или для учета рабочего времени. Здесь вы можете легко управлять заявками на отпуск, а автоматизированный процесс утверждения обеспечивает необходимую прозрачность. Заявители и руководители могут видеть все с первого взгляда в календарном представлении, что должно гарантировать структуру и облегчение для ваших менеджеров и сотрудников

Говорят, что более 300 000 человек пользуются онлайн системой учета рабочего времени, планирования отпусков и управления отсутствием сотрудников Timebutler. Немецкая компания из Эльтвиля отличается европейской защитой данных и высоким уровнем безопасности. Хотя Timebutler не предлагает приложение, вы, конечно, можете открыть веб-программу в браузере на всех конечных устройствах.

SeaTable также основана на веб-технологиях и может работать в облаке или на вашем собственном сервере. Бескодовая база данных немецкой компании SeaTable GmbH также предлагает функции, которые позволяют использовать ее во многих дополнительных случаях. Используя SeaTable в качестве онлайн-планировщика отпусков, вы получаете:

  • Простые веб-формы для подачи заявок на отпуск вашими сотрудниками
  • Автоматические уведомления о новых заявках на отпуск и их утверждении
  • Календарный обзор всех отпусков
  • Внутренний обзор оставшихся дней отпуска
  • Отдельное представление для каждого сотрудника

Существует множество планировщиков отпусков для сотрудников. Однако большинство из них - это специфические автономные решения, которые не могут охватить ничего, кроме планирования отпусков и учета рабочего времени. Лучше положиться на гибкое решение, которое позволяет планировать отпуска и другие варианты использования.

С помощью бесплатного шаблона SeaTable вы сможете управлять всеми заявками на отпуск ваших сотрудников. От запроса через веб-форму до обработки на доске Kanban - SeaTable делает весь процесс более эффективным.

Благодаря автоматическим уведомлениям вы никогда не пропустите ни одного запроса и сможете оперативно реагировать на запросы ваших сотрудников. Просмотр календаря позволяет напрямую выявлять любые накладки и быстро решать, какие запросы можно одобрить или отклонить. Вы можете использовать интеллектуальные формулы для автоматического расчета дней отпуска и сразу же получить представление о том, сколько дней уже использовано.

Зарегистрируйтесь в SeaTable бесплатно сегодня и откройте для себя многочисленные функции, которые изменят ваше планирование отпуска.

Какова продолжительность установленного законом минимального отпуска?

В Германии с 5-дневной рабочей неделей по закону (в соответствии с Федеральным законом об отпусках) положено не менее 20 отпускных дней в год.

Что говорит Федеральный закон об отпуске?

Федеральный закон об отпусках регулирует право работников на оплачиваемый отпуск и устанавливает установленный законом минимальный отпуск - четыре недели в год.

Имею ли я право на неоплачиваемый отпуск?

Работники должны подавать заявление на отпуск не менее чем за 6 недель до его начала, чтобы иметь возможность адекватного планирования.

Когда сотрудники должны подавать заявление на отпуск?

Работники должны предоставить свой отпуск не позднее чем за 6 недель до его начала, чтобы иметь возможность правильно спланировать его.

Когда отпуск считается утвержденным?

Отпуск считается утвержденным, когда работодатель подтверждает запрос в письменном или цифровом виде. Устное подтверждение также может считаться одобрением. Если работодатель не отвечает на запрос в течение одного месяца, работник может считать запрос одобренным.

Сколько стоят планировщики отпусков для компаний?

Некоторые планировщики отпусков для компаний доступны бесплатно, например SeaTable. Другие поставщики предлагают свои инструменты по базовой цене и взимают дополнительную небольшую плату за каждого сотрудника.

TAGS: Управление Персоналом