Закон о подоходном налоге описывает три категории расходов, которые могут быть компенсированы сотрудникам их компаниями. Помимо заказов, сделанных от имени компании, и расходов, понесенных для выполнения заказа, это также относится к командировкам. Будь то командировка на несколько дней, встреча с удаленным клиентом или поездка на выставку - для многих сотрудников командировки являются частью повседневной жизни. В следующей статье вы не только узнаете, что такое отчет о командировочных расходах, но и получите ценные советы по его составлению.

Деловая поездка: Рука на чемодане

Компании часто проводят анализ затрат и результатов деловых поездок, чтобы убедиться, что расходы оправданы.

Отчет о командировочных расходах - это структурированный отчет, в котором перечислены все расходы, понесенные во время деловой поездки. Он служит для обеспечения надлежащего возмещения расходов сотрудникам, а также прозрачности и отслеживания финансовых затрат на командировки.

В ходе этого процесса сотрудник фиксирует все соответствующие расходы. Затем эти расходы проверяются, как правило, бухгалтерией или отделом контроля компании. Если они соответствуют действующим правилам, сотруднику возмещаются соответствующие расходы.

Во многих компаниях существуют четкие правила, требующие составления отчетов о расходах после командировок. Но даже если таких правил нет, есть веские причины, по которым все равно имеет смысл составлять отчет о расходах. От этого выигрывают и сотрудники, и работодатели.

Для работодателей Правильный учет командировочных расходов важен не только для соблюдения налогового законодательства, но и для контроля за расходами и выявления потенциальной экономии. Подробный учет позволяет компаниям лучше понять, сколько денег они тратят на деловые поездки и где есть возможности для оптимизации.

Также для сотрудников есть свои преимущества в составлении отчета о командировочных расходах. Хотя вы можете заявить расходы на командировку как расходы, связанные с доходом, в своей декларации о доходах, это лишь уменьшит вашу годовую зарплату до вычета налогов. Поэтому возмещение расходов работодателем часто является более экономически обоснованным вариантом.

Отчет о командировочных расходах: женщина занимается бумажной работой и набирает текст на калькуляторе.

Заявляя о расходах, сотрудники записывают свои затраты и представляют их для возмещения.

Во время деловой поездки могут возникнуть некоторые расходы, которые можно разделить на четыре типа: Дополнительные суточные расходы, расходы на проживание, расходы на проезд и случайные командировочные расходы.

Дополнительные расходы на питание возмещаются без уплаты налогов и определяются в соответствии с установленными правилами командировочных расходов . Важно отметить, что сумма возмещаемых расходов при поездке за границу может варьироваться в зависимости от страны назначения.

В отношении поездок внутри страны действуют четкие правила: Если сотрудник находится в командировке не менее 8 часов, размер фиксированной оплаты составляет 14 евро. Для поездок продолжительностью не менее 24 часов эта сумма увеличивается до 28 евро.

Расходы на проживание включают в себя такие расходы, как проживание в гостинице или аренда квартиры во время командировки. Существуют различные способы учета расходов на проживание. Некоторые компании используют фиксированную ставку за ночлег, другие предпочитают выставлять счета на основании квитанций.

Важной особенностью выставления счетов за проживание является личный взнос за завтрак и другие приемы пищи. Часто для этого устанавливается фиксированная сумма, обычно 5,60 евро за завтрак и 11,20 евро за вечерний прием пищи. Эти суммы ложатся на плечи работника и должны быть соответствующим образом учтены в отчете о командировочных расходах.

Отчет о расходах на поездку: гостиничный номер в земляных тонах.

Отель часто выбирается в соответствии с бюджетом компании и действующими правилами для деловых поездок.

Путешествуете ли вы по суше, морю или воздуху - командировочные расходы являются неотъемлемой частью отчета о командировочных расходах. Вы можете заявить о них, как только отправитесь в путешествие на другом виде транспорта, кроме служебного автомобиля, например, на самолете или поезде. Вам возместят расходы на проезд туда и обратно, а также на проезд до места назначения и, при определенных условиях, на проезд домой между ними.

Расходы на проезд обычно рассчитываются либо по фиксированной ставке за километр, либо по километровой ставке. Надбавка за километраж - это фиксированная сумма за пройденный километр, которая часто используется для частных или арендованных автомобилей. В качестве альтернативы можно использовать ставку за километр, учитывающую фактические расходы на километр, например, для поездок на такси.

Помимо крупных расходов на командировку, могут быть и более мелкие расходы, которые часто упускаются из виду, - случайные командировочные расходы. Однако их также следует учитывать в отчете о командировочных расходах. К ним, в частности, относятся

Проставка

  • Плата за парковку
  • Плата за проезд
  • Стоимость парома
  • Расходы на деловые телефонные разговоры
  • Иски о возмещении ущерба в случае дорожно-транспортного происшествия

Проставка

  • Советы
  • Плата за провоз багажа
  • Плата за пользование шкафчиками
  • Билеты на профессиональные мероприятия
  • Кража профессионального имущества

Отчет о командировочных расходах: платная дорога.

Случайные командировочные расходы также включают плату за пользование автомагистралями или другими платными дорогами.

Однако существуют расходы во время командировки, которые не подлежат возмещению. К ним относятся штрафы за нарушение правил дорожного движения или другие нарушения, а также расходы на дополнительные удобства в отеле, такие как пользование мини-баром или платным телевидением. В эту категорию также входят расходы на дополнительный багаж, который вам не нужен для деловых целей.

В целом, вы не можете включать в отчет о командировочных расходах любые личные расходы или дополнительные услуги, которые не являются частью деловой поездки.

Правильный отчет о командировочных расходах требует указания определенной информации. Чтобы избежать ошибок, запросов и задержек в возмещении командировочных расходов, вам следует убедиться, что вы указали в отчете всю необходимую обязательную информацию. К ним относятся

  • Имя командированного (с указанием номера сотрудника, если применимо)
  • Дата и время начала и окончания поездки
  • Продолжительность поездки
  • Причина путешествия
  • Цель путешествия
  • Подпись путешественника

Многие используют шаблон Excel для отчета о командировочных расходах, но это не обязательно! Более интуитивный и понятный шаблон отчета о командировочных расходах можно найти, например, в SeaTable. Пусть ваши сотрудники представляют все расходы и квитанции в цифровом виде через веб-формы. Затем данные автоматически и аккуратно упорядочиваются в электронной таблице, чтобы вы всегда имели представление о ситуации и могли регулярно возмещать сотрудникам все расходы.

Более подробную информацию о шаблоне отчета о командировочных расходах SeaTable вы можете найти здесь.

Просто зарегистрируйтесь бесплатно , указав свой адрес электронной почты, попробуйте SeaTable и настройте шаблон по своему усмотрению, чтобы записывать отображения в вашей компании так, как вы хотите!

TAGS: