Портфель - это совокупность объектов, связанных между собой. Это могут быть, например, инвестиционные объекты, такие как ценные бумаги и недвижимость, а также портфель проектов или продуктов компании. Таким образом, управление портфелем нацелено на прибыльное составление, управление и дальнейшее развитие портфеля.

Примечание: Слово портфолио (лат. portfolio, от portare “нести” и folium “лист”) пришло из изобразительного искусства, где оно обозначает папку, содержащую специальные ссылки и работы. Уже в эпоху Возрождения художники и архитекторы использовали портфолио для получения заказов и приема в академии. В своем первоначальном значении портфолио и сегодня используется в художественной и образовательной сферах.

Ниже мы рассмотрим наиболее важные области, в которых портфельное управление утвердилось в бизнесе:

  • Управление портфелем проектов
  • Управление портфелем продуктов
  • Управление портфелем ИТ/программного обеспечения
  • Управление портфелем в финансовом секторе

Управление портфелями предлагает вам множество преимуществ во всех областях.

  • Прозрачность: Будь то проекты, продукты, ИТ или финансы: с помощью портфеля вы можете отслеживать текущий статус и создавать ясность в отношении того, что происходит в вашей компании. Это не позволит нескольким сотрудникам работать над одними и теми же темами параллельно и без координации.
  • Стратегическая последовательность: Зачем мы это делаем? Управление портфелем проверяет, соответствует ли что-то корпоративной стратегии и вносит ли вклад в достижение всеобъемлющих целей. Это гарантирует, что все действия в вашей компании скоординированы и согласованы в целом.
  • Эффективность использования ресурсов: Поскольку ресурсы, такие как бюджет, персонал и время, ограничены, вы должны использовать их эффективно. Управление портфелем поможет вам расставить приоритеты в соответствии со стратегической важностью проблем вашей компании, чтобы достичь наилучших результатов.
  • Мониторинг и контроль: Ключевые показатели эффективности, графики и планы затрат объединяются в портфель, так что вы видите все события на экране, можете немедленно распознать отклонения и быстро отреагировать на изменения.

Мониторинг в управлении портфелем

Управление портфелем проектов (PPM) отвечает за всеобъемлющее управление, планирование и контроль всех проектов, взаимосвязанных в рамках компании. Прежде всего, оно призвано обеспечить оптимальное распределение ресурсов и расстановку приоритетов проектов таким образом, чтобы они наилучшим образом способствовали достижению стратегических целей компании. Таким образом, управление портфелем проектов - это постоянная задача, которая повторяется циклически и требует оценки множества проектов. Это самое большое отличие от обычного управления проектами , которое обычно заканчивается с завершением отдельных проектов.

Примечание: В крупных компаниях и государственных органах часто существует отдельный департамент по управлению портфелем проектов: Офис управления проектами (PMO).

Для управления портфелем проектов очень важно получить общий обзор всех проектов в вашей организации. В частности, в крупных организациях это позволит вам избежать проектов с одинаковыми целями, параллельно существующих в нескольких отделах без вашего ведома.

Поэтому первым шагом является регистрация всех текущих, планируемых и потенциальных проектов. Для каждого проекта задокументируйте цели, ожидаемые выгоды, потенциальные риски и предполагаемые требования к ресурсам и времени, чтобы получить полную картину всего портфеля проектов.

Управление портфелем позволяет легко сравнивать, анализировать и оценивать текущие, планируемые и потенциальные проекты. Например, вы можете сравнить чистую денежную стоимость проектов за определенный период времени. Это позволяет определить рентабельность инвестиций по отношению к текущим расходам и ожидаемым будущим доходам.

Вы также можете использовать скоринговую модель для стратегической оценки проектов на основе взвешенных критериев. Это может выглядеть следующим образом:

Стратегическая скоринговая модель для управления портфелем
Умножьте приоритет цели на коэффициент того, насколько, по вашему мнению, проект способствует достижению цели. Если вы сложите результаты по всем целям, то получите стратегический балл проекта. Это позволит вам сравнить, насколько важны различные проекты для вашей компании.

Вы также можете комбинировать монетарные и немонетарные методы анализа, например, в сбалансированной системе показателей, чтобы выяснить, какие проекты являются одновременно и финансово выгодными, и вносят стратегический вклад в достижение целей компании. Не менее популярным в этом контексте является анализ затрат и выгод.

В рамках портфеля проектов многие проекты конкурируют за внимание руководства и доступность ресурсов. Поэтому вам следует заранее определить, какие стратегические цели имеют наивысший приоритет при управлении портфелем. Всеобъемлющие цели вашей организации, глубокий анализ и срочность проектов приведут к определению приоритетов, которые вы сможете использовать для определения каких проектов абсолютно необходимы и имеют приоритет перед другими проектами. Эти проекты попадают или остаются в портфеле и получают больше всего ресурсов с точки зрения бюджета, персонала и времени.

Одна из ваших основных задач как портфельного менеджера - оценивать предлагаемые проекты на предмет того, могут ли они способствовать достижению целей организации и в какой степени, а также сколько ресурсов они могут отнять. Поскольку ресурсы обычно ограничены, в процессе управления портфелем проектов вам придется взвешивать, какие проекты предпочтительнее других. После того как вы взвесили проекты в соответствии с существующими приоритетами, вы принимаете решение об одобрении или отклонении реализации проекта, а также о том, запланировать ли проект на ближайшее время или отложить его на потом - деликатный вопрос, который может вызвать недовольство соискателей. Поэтому важно умело доносить свои решения и приводить веские причины.

Портфель проектов никогда не спит. Поэтому вы должны постоянно следить за тем, чтобы проекты соответствовали целям компании. Регулярно обновляйте информацию о прогрессе, стоимости и графике реализации проектов, чтобы выявлять отклонения на ранней стадии и при необходимости вносить коррективы. Для облегчения контроля и отчетности можно использовать специальные программные решения.

Однако стандартное программное обеспечение для управления портфелем проектов, такое как Microsoft Project, Asana или Jira, может быстро стать дорогостоящим. Попробуйте бесплатную альтернативу от SeaTable:

Здесь вы можете узнать, как использовать шаблон портфеля проектов SeaTable в своих интересах

В конечном итоге решающим фактором является качество проектов и достижение ими желаемых результатов при надлежащем использовании ресурсов. В частности, если у вас есть офис управления проектами (ОУП), вы можете установить единые стандарты эффективного управления проектами в вашей организации, которые обеспечивают применение определенных методов управления проектами , процессов и инструментов. ОУП предоставляет руководителям проектов консультации и поддержку и берет на себя межпроектное управление качеством, информацией и знаниями, например, с помощью инструкций, документации и обучения.

Управление портфелем продуктов - это стратегический процесс, в ходе которого компания оптимизирует свои продукты, услуги или бренды таким образом, чтобы они оставались успешными и конкурентоспособными в долгосрочной перспективе. Это предполагает регулярный анализ и адаптацию бренда или портфеля продуктов таким образом, чтобы он отвечал текущим и будущим требованиям рынка и потребностям клиентов.

Первым шагом в управлении портфелем продуктов является детальный анализ всех существующих продуктов в портфеле. Часто используемой моделью для анализа является матрица BCG от Boston Consulting Group, которая делит продукты на такие категории, как Звезды, Доходные коровы, Козырные знаки и Бедные собаки на основе их роста и доли рынка.

Вымышленный портфель продуктов в матрице BCG

Более продвинутой версией матрицы БКГ, в которой вы оцениваете свои продукты на основе их рыночной привлекательности и конкурентных преимуществ, является портфель МакКинси. С помощью SWOT-анализа вы также можете определить сильные и слабые стороны, возможности и угрозы, чтобы принять стратегические решения для отдельных продуктов.

На основе проведенного анализа вы определяете стратегические цели для каждого продукта. Именно здесь вы решаете, какие продукты вашей компании следует продвигать, развивать дальше, пускать на самотек или убирать с рынка. Возможно, вы также захотите пересмотреть рыночное позиционирование и ценностное предложение продукта, чтобы адаптировать его к меняющимся потребностям клиентов или тенденциям рынка.

Одной из важнейших задач в управлении портфелем является эффективное распределение ресурсов, таких как бюджет, персонал и время на маркетинг и разработку продукта. Вы должны определить приоритетность продуктов, которые вы считаете стратегически важными или обладающими высоким потенциалом роста. Продукты с меньшим потенциалом роста или снижающейся долей рынка получают меньше ресурсов или исключаются из портфеля продуктов.

Каждый продукт в течение своей жизни проходит различные фазы: внедрение, рост, зрелость и спад. Благодаря стратегическому управлению портфелем вы обеспечиваете оптимальный вклад ваших продуктов в успех на каждом этапе. Например, продукты, находящиеся на стадии запуска, получают дополнительные маркетинговые ресурсы, в то время как на продукты, находящиеся на стадии спада, следует минимизировать затраты.

Жизненный цикл продукта в портфельном управлении

При управлении портфелем продуктов вы также можете выявить возможности для новых продуктов, которые могут дополнить существующий портфель продуктов или обещают успех на других рынках. В любом случае, сбалансированный портфель должен присутствовать в разных сегментах рынка, чтобы распределить риски. Следите за тенденциями и ожиданиями клиентов, чтобы своевременно использовать инновационный потенциал.

Управление портфелем продуктов, как и управление портфелем проектов, - это динамичный, повторяющийся процесс, который требует регулярного пересмотра и оптимизации. Изменения на рынке, новые конкуренты, технологические разработки или меняющиеся потребности клиентов могут внести коррективы, необходимые для того, чтобы ваши продукты всегда были на шаг впереди конкурентов.

Управление ИТ-портфелем (также известное как управление ИТ-активами) дает возможность систематически и дальновидно управлять ИТ-активами компании. ИТ-портфель можно разделить на три категории активов:

  1. Программное обеспечение: все используемые программные приложения, операционные системы и инструменты.
  2. Оборудование и инфраструктура: все устройства, сети, серверы и облачные сервисы.
  3. Проекты и компетенции: все текущие и планируемые ИТ-проекты, а также знания в области ИТ в компании

Управление ИТ-портфелем должно оптимизировать эти активы таким образом, чтобы они наилучшим образом поддерживали стратегические цели компании и эффективную деятельность. Прежде всего, должны быть гарантированы масштабируемость, безопасность и надежность всех ИТ-систем.

Прежде всего, вам необходимо зарегистрировать все ИТ-активы в вашей компании и классифицировать их по категориям, указанным выше. Как и в случае с предыдущими типами управления портфелем, в рамках инвентаризации полезно регистрировать дополнительные данные, такие как стоимость или ценность ИТ-активов. Кроме того, ИТ-активы обычно имеют ограниченный жизненный цикл: например, уточните, когда истекает срок действия лицензий на программное обеспечение и в каком состоянии находится оборудование, чтобы получить полный обзор ИТ-портфеля.

Оборудование в управлении ИТ-портфелем
Оборудование - это категория активов в ИТ-портфеле
.

Затем вы анализируете стратегическую важность, затраты, выгоды и возможные риски для каждого ИТ-актива. Как и в случае с управлением портфелем проектов, выгоды от инвестиций в ИТ нельзя оценивать исключительно в денежном выражении. Поэтому критерии оценки носят как денежный, так и стратегический характер и фиксируются, например, с помощью анализа затрат и выгод, скоринговых моделей, сбалансированных карт показателей или SWOT-анализа. Наивысший приоритет в управлении портфелем ИТ имеют проекты, которые необходимы для непрерывной работы.

Регулярно анализируйте свой ИТ-портфель, чтобы убедиться, что он соответствует потребностям бизнеса. Есть ли инновационные технологии, которые повысят эффективность и дадут вашей компании конкурентное преимущество? Есть ли изменения на рынке или в компании, которые требуют корректировки? Чтобы оптимально использовать ресурсы, такие как бюджет, персонал и время, в этой динамичной среде, вы должны уметь гибко реагировать. Структурированное управление ИТ-портфелем облегчает принятие решений о том, какие ИТ-активы следует внедрить, обновить, разработать или перенести.

В финансовом секторе управление портфелем заключается в управлении и оптимизации инвестиций и активов в портфеле. Сюда входят финансовые инвестиции, такие как акции, облигации, фонды, недвижимость или драгоценные металлы. Цель управления портфелем - стратегический выбор активов для достижения максимально возможной доходности** при минимизации риска за счет **сбалансированной диверсификации**.

Управление портфелем в финансовом секторе

В активно управляемых портфелях цель - превзойти рыночную норму прибыли в соответствии с согласованными критериями в интересах инвестора, следя за рынком и предвидя будущие события, чтобы совершать покупки и продажи в нужное время. Особой формой такого управления является управление портфелем недвижимости.

Будь вы частным владельцем, компанией или муниципальной жилищной ассоциацией: если вы владеете большим количеством зданий и объектов недвижимости, нелегко уследить за всеми объектами, арендной платой и ремонтными мероприятиями. Чтобы максимально упростить управление портфелем недвижимости, вы можете воспользоваться бесплатным шаблоном SeaTable.

Узнайте, как использовать шаблон портфолио недвижимости SeaTable в своих интересах здесь

Дополнительную информацию можно найти либо в статье Управление недвижимостью для частных владельцев, либо в статье Управление недвижимостью для компаний и муниципальных органов.

Управление портфелем проектов, продуктов, информационных технологий или финансов - все они нацелены на прибыльное управление портфелем. Но в зависимости от размера вашего портфеля это не так просто. С бесплатными и удобными шаблонами SeaTable у вас всегда под рукой стратегический обзор и все данные, необходимые для обоснованного анализа и принятия решений.

Хотите использовать SeaTable в качестве инструмента управления портфелем? Тогда зарегистрируйтесь сегодня бесплатно, указав свой адрес электронной почты.

TAGS: Управление Проектом Финансы