Вы проводите инвентаризацию каждый год или даже каждый месяц? Тогда вы пришли по адресу! В этой статье вы узнаете, как создать инвентаризационную ведомость, стандартизировать процесс и упростить инвентаризацию. Вы можете импортировать инвентаризационную ведомость в Excel или создать свой собственный шаблон в Word. Вы также узнаете, какие преимущества имеет бесплатная база данных SeaTable по сравнению с Excel и Word.

Вы можете использовать инвентаризационную ведомость для учета запасов в вашей компании. Это может быть простая инвентаризационная ведомость на бумаге, сложная таблица в такой программе, как Excel, или цифровая инвентаризационная ведомость в SeaTable.

Каждый коммерсант и каждая компания, обязанная вести бухгалтерский учет с двойной записью, должны проводить инвентаризацию. Она должна проводиться как при открытии предприятия, так и по окончании каждого финансового года. Это включает в себя регистрацию запасов и составление инвентаризационной описи.

Работник склада использует iPad с инвентаризационной ведомостью.

Используйте цифровой инвентарный список для учета своих запасов. Права на изображение: tradol / Adobe Stock

Инвентаризация - это полная информация о компании, то есть все активы, которыми владеет ваша компания. Инвентаризация - это процесс, с помощью которого вы регистрируете свои активы.

Активы (основные и оборотные средства) и обязательства вашей компании относятся к инвентаризации и, соответственно, к инвентаризационной ведомости. Лучше всего перечислить как нематериальные, так и материальные активы. Долги перечисляются далее в инвентаризационной описи.

  • К основным средствам относятся активы, которые постоянно используются для ведения бизнеса вашей компании. Это может быть недвижимость, машины, техническое оборудование, транспортные средства, офисная мебель, финансовые активы или нематериальные права и активы, такие как патенты.
  • Оборотные активы - это все активы, которые хранятся в компании только для краткосрочной продажи, потребления, дальнейшей переработки или погашения. Обычно они являются основой (например, сырье и энергоносители на складе) или результатом (например, готовая продукция, остатки на счетах в банках, дебиторская задолженность) производственного процесса.

Во-первых, инвентаризация различается в зависимости от того, какие активы вы учитываете - материальные или нематериальные. При физической инвентаризации вы должны проводить инвентаризацию раз в год, в ходе которой вы, например, пересчитываете, измеряете или взвешиваете все товары на вашем складе. При книжной инвентаризации, с другой стороны, вы регистрируете нематериальные активы, которые можно отследить по бухгалтерским документам, таким как банковские выписки и счета-фактуры.

Также есть разница , когда вы создаете инвентарь:

  • Наиболее распространенной является так называемая инвентаризация на ключевую дату. Как следует из названия, вы проводите инвентаризацию на определенную дату, обычно в конце финансового года. Хотя этот метод является наиболее точным, его недостаток заключается в том, что все усилия по инвентаризации приходятся на период между Рождеством и Новым годом, когда многие сотрудники находятся в отпуске и не присутствуют на рабочем месте.
  • Именно поэтому существует также неуместный инвентарь. При такой форме инвентаризации вы можете проводить инвентаризацию гибко, в день, который вы выберете, то есть максимум за три месяца до или два месяца после отчетной даты. Однако, поскольку затем вам придется обновлять или пересчитывать запасы, используя поступления и выдачи из инвентаризационной ведомости, инвентаризация с отсрочкой является менее точной, чем инвентаризация на основную дату.
  • В отличие от этого вечная инвентаризация является непрерывным процессом, преимущество которого заключается в том, что усилия распределяются равномерно в течение года, и на дату составления баланса достаточно провести инвентаризацию по книгам. Тем не менее, раз в год необходимо проводить инвентаризацию всех активов, чтобы сравнить фактические запасы с книжными. Затем вы должны точно зафиксировать все поступления и выбытия в инвентаризационной ведомости, чтобы обновить данные о запасах для целей бухгалтерского учета.

Работник склада проводит инвентаризацию в Excel.

Необходимо регулярно сравнивать инвентаризационную ведомость с фактическими запасами. Права на изображение: zephyr_p / Adobe Stock

Составлять инвентаризационную ведомость стоит не только для балансового отчета. В конце концов, вы всегда хотите отслеживать, какими активами владеет ваша компания. Инвентаризационная ведомость поможет вам всегда иметь на экране имеющиеся, желаемые или необходимые запасы. Перечисляя активы, вы можете сравнивать их за более длительный период времени - при условии, что вы всегда используете один и тот же шаблон для инвентаризационной ведомости.

В инвентарный список необходимо включить следующие предметы:

  • активы
  • тип или категория
  • подсчитанное количество
  • состояние
  • текущее значение
  • место хранения
  • время записи

Кроме того, каждому товару должен быть присвоен уникальный номер, как только вы внесете его в инвентарный список. Если есть возможность, можно также приложить чек или счет-фактуру и указать дату покупки и цену единицы товара на тот момент. По желанию можно также ввести такие данные, как серийный номер товара, срок и дата окончания гарантии, а также дата следующей инвентаризации.

Примером инвентаризационной ведомости может служить таблица с такими столбцами (нажмите на изображение для увеличения):

Пример: Шаблон инвентаризационной ведомости

Ваш инвентарный список может выглядеть следующим образом.

Теперь перейдем к практической части - как именно вы можете создать инвентаризацию?

Создание инвентаризации - что может сделать Excel? #

Одна из программ, которую уже используют многие компании, - это Excel. В ней вы можете создать инвентаризационную ведомость для проведения инвентаризации и использовать ее снова и снова в последующие годы.

Если у вас уже есть инвентаризационная ведомость в виде шаблона Excel, вы можете использовать ее снова и снова всего несколькими щелчками мыши. Для этого продублируйте существующий файл, прежде чем открыть его в Excel.

Excel для составления инвентаризационной ведомости.

Электронные таблицы Excel популярны для составления инвентарных списков. Авторство изображения: PixieMe / Adobe Stock

Если у вас еще нет инвентаризационной ведомости Excel, создайте ее без лишних слов: откройте новый пустой документ Excel. Подумайте , какие заголовки столбцов вам нужны для инвентаризационной ведомости (например, идентификационный номер, название, местоположение, количество и стоимость), и введите их.

Затем отформатируйте ячейки в соответствии с требуемыми типами данных. Например, нужно ли отображать в столбце числа с двумя знаками после запятой? Как должны отображаться суммы денег или валюты? Есть ли отрицательные значения?

После завершения форматирования пришло время связать столбцы Excel с помощью формул. Например, введите заголовок “Итого” в ячейку рядом с инвентарным списком. Затем вы можете использовать формулу =SUM(), чтобы сложить все значения в конце таблицы.

После того как вы определитесь со структурой инвентарного списка, создайте шаблон следующим образом:

  1. Нажмите Файл > Сохранить как.
  2. Выберите место хранения, например Этот компьютер.
  3. Введите нужное имя файла.
  4. В поле ниже выберите тип файла, например рабочую книгу Excel с макросами или без них.
  5. Нажмите кнопку Сохранить.

Преимущество создания инвентаризационной описи в Excel заключается в том, что многие сотрудники уже знакомы с этой программой. После создания инвентаризационной ведомости можно приступать к инвентаризации. Однако последующие изменения и дополнения могут оказаться утомительными.

Один из недостатков Excel заключается в том, что записанные данные не могут быть доступны в режиме реального времени другим сотрудникам или начальству. Каждый работает со своими собственными электронными таблицами или получает доступ к документам через общие папки. Это может быстро привести к конфликтам между версиями файлов. Кроме того, электронные таблицы Excel могут быстро стать запутанными и сложными, а многие пользователи знакомы только с базовыми функциями программы.

Почти все, наверное, пользовались Word, программой обработки текстов от Microsoft. Если вам нужна простая таблица для инвентаризационной ведомости, которую вы, возможно, даже захотите распечатать и заполнить от руки при инвентаризации на месте, Word - идеальный вариант.

Для этого откройте пустой документ, нажмите на “Вставка”, а затем на “Таблица”. Теперь у вас есть несколько вариантов: Например, вы можете создать (неформатированную) таблицу с любым количеством строк и столбцов, использовать форматированный шаблон для инвентаризационной ведомости или интегрировать в документ шаблон Excel, который предлагает вышеупомянутые функции.

Независимо от выбранного варианта, вы также определяете в Word, какие заголовки столбцов нужны для инвентаризационной ведомости (например, идентификационный номер, предмет, тип, местоположение, количество и стоимость). Затем вы вводите данные об имуществе вручную. Это может выглядеть следующим образом (нажмите на изображение, чтобы увеличить его):

Инвентаризационная ведомость в Word

Пример инвентаризационной описи в Word

Самое большое преимущество Word заключается в том, что таблицы можно создавать быстро и интуитивно понятно, а это значит, что даже не слишком подкованные в ИТ сотрудники смогут с ним разобраться. Вы даже можете вставлять изображения в отдельные ячейки инвентарного списка для наглядного представления товаров.

Однако по сравнению с Excel таблицы в Word не подходят для дальнейших расчетов и анализа, а предназначены только для чисто текстового ввода, когда в электронной таблице не предусмотрено никаких других типов данных и формул. Этого может быть достаточно для небольших компаний с небольшим количеством запасов, которым для инвентаризации нужны только простые списки.

Для крупных компаний с большим количеством товаров и более сложными сценариями использования мы настоятельно не рекомендуем вести инвентаризационные списки в Word (если только вы не хотите свести с ума свой бухгалтерский отдел). Здесь на помощь приходят базы данных, такие как SeaTable, которые позволяют легко отслеживать и анализировать большие объемы данных.

В программе для работы с базами данных SeaTable без кодов уже есть готовый шаблон инвентаризационной ведомости . Чтобы воспользоваться им бесплатно, просто зарегистрируйтесь , указав свой адрес электронной почты, и создайте учетную запись. После того как вы войдете в систему, выполните следующие действия:

  1. Добавьте шаблон в качестве новой базы на стартовую страницу. О том, как это сделать, вы можете узнать из этой инструкции .
  2. Нажмите на базу, чтобы открыть ее.
  3. Прочитайте описание базы и получите общее представление.
  4. Удалите данные образца и заполните таблицы собственным инвентарем.

Если вы хотите создать свой собственный инвентарный список, вы можете добавить или удалить любое количество столбцов в таблицах или начать с совершенно новой базы . Затем вы можете поделиться своим инвентарным списком со всеми членами команды. Вот и все. Ничто не мешает вам провести инвентаризацию.

Веб-программы, такие как SeaTable, позволяют совместно создавать инвентаризационные списки и управлять ими с участием нескольких человек. Преимущество перед Excel заключается в том, что все участники могут просматривать данные одновременно, а все изменения синхронизируются в режиме реального времени.

Например, вы можете избежать использования устаревшей инвентаризационной ведомости и ее параллельного ведения разными сотрудниками. Если, например, бухгалтерии нужна информация из инвентаризационной ведомости, она может получить последнюю версию прямо в SeaTable, и ей не придется ждать, пока разные сотрудники объединят свои версии.

Вы также можете создавать веб-формы для проведения инвентаризации на основе таблиц в SeaTable. В них вы можете направлять своих сотрудников в процессе инвентаризации и давать им более подробные инструкции о том, что нужно записывать и на что обращать внимание.

Отправить предмет во время инвентаризации

Визуализация и оценка данных в SeaTable еще более гибкая и простая, чем в Excel. Вы можете создавать статистику , использовать плагины для визуализации или фильтровать, сортировать и группировать данные с помощью представлений.

И последнее, но не менее важное: в SeaTable можно сохранять изображения и файлы, например PDF-документы. Вы можете включить в список запасов квитанции о покупке, счета-фактуры или фотографии текущего состояния во время инвентаризации.

Большинство компаний должны вести инвентаризационную ведомость. Инвентаризационная ведомость стандартизирует и упрощает этот процесс, будь то в Excel, Word или в базе данных, например SeaTable. Порядок создания цифровой инвентаризационной ведомости зависит от программы, но состоит из похожих этапов.

Подумайте , какая информация вам нужна о вашей инвентаризации, кто участвует в инвентаризации и скольким людям нужен доступ к данным. Как вы хотите подготовить данные и какие функции для этого необходимы?

После того как вы выяснили эти основные вопросы, можно приступать к работе. Если вы хотите использовать шаблон SeaTable для составления инвентаризационной ведомости, зарегистрируйтесь бесплатно и приступайте к работе прямо сейчас.

TAGS: