Как работают автоматизированные системы

Автоматизация - это мощная функция SeaTable, которая позволяет автоматизировать процессы. Автоматизируя шаги, вы не только экономите время, но и сводите к минимуму человеческие ошибки при работе с данными.

Основная информация

• Автоматизации всегда создаются отдельно для таблицы и представления. Поэтому они работают только в выбранном представлении таблицы.
• Два наиболее важных компонента автоматизации - это триггерное событие и автоматизируемое действие (действия ).

Триггерные события

Так называемый триггер - это событие, которое действует как спусковой крючок для автоматизации. Вы определяете это событие индивидуально для каждого правила автоматизации. Триггером может быть добавление записей в таблицу или выполнение определенных условий после редактирования. Аналогичным образом, периодический триггер, т.е. определенный момент времени с фиксированным интервалом (ежедневно, еженедельно или ежемесячно), может запустить автоматизацию.

Для определенных событий, таких как добавление записей, вы также можете задать дополнительные настройки. Например, вы можете определить, все ли столбцы в представлении таблицы или только выбранные столбцы должны отслеживаться на предмет наступления триггерного события. Если в этом контексте выбрать отдельные столбцы, автоматизация сработает только в том случае, если событие произойдет в выбранных столбцах.

Кроме того, вы можете ограничить условия события запуска, чтобы автоматизация срабатывала только при обнаружении определенных данных в определенных столбцах. Например, вы можете определить точные значения, которые должны присутствовать в выбранном столбце после добавления или изменения записи, чтобы сработала автоматизация.

Обо всем остальном вы можете узнать в статье Automation Trigger .

Автоматизированные действия

Автоматические действия - это действия, которые запускаются при наступлении указанного триггерного события. Поэтому автоматизированные действия всегда представляют собой последовательность триггерных событий и происходят только тогда, когда эти события происходят при заданных условиях.

В зависимости от выбранного события можно выбрать различные действия, например, отправить электронное письмо или уведомление одному или нескольким пользователям или добавить, изменить или заблокировать запись.

Для определенных действий можно также добавить дополнительные Настройки чтобы внести изменения. Например, при добавлении и изменении записи вы можете указать, какое значение должно быть добавлено в какой столбец таблицы или на какое значение вы хотите изменить уже существующее значение при наступлении определенного случая.

Если вы хотите узнать больше об автоматизированных действиях, прочитайте статью Automation Actions .

Функциональные возможности автоматики

Сайт Функциональные возможности автоматики более подробно объясняется ниже с помощью примера.

Пример таблицы, показанный на рисунке, можно использовать в отделе кадров компании для записи не только имен сотрудников, но и их статуса занятости, а также статуса выплаты заработной платы.

Затем для табличного представления создается автоматизация, которая должна автоматизировать один из этапов работы. В частности, необходимо автоматизировать, чтобы в случае увольнения сотрудника (и соответствующего изменения записи в столбце " Статус занятости " с “занят” на “уволен”) запись в столбце " Выплата зарплаты " корректировалась с “активен” на “прекращен”.

Чтобы автоматизировать этот этап процесса, сначала определите в качестве триггера событие “Запись удовлетворяет определенным условиям после изменения”. В качестве проверяемого столбца указывается столбец “Статус занятости”. В качестве конкретного условия срабатывания автоматизации задается, что запись в соответствующем столбце должна быть изменена на “уволен”.

В качестве автоматического действия выберите опцию Редактировать запись. В частности, после срабатывания триггерного события запись в колонке “Выплата зарплаты” должна быть изменена с “активна” на “установлена”.

После создания автоматизации внесенное вручную изменение в колонку “Статус занятости” автоматически приводит к нужной корректировке записи в колонке “Выплата зарплаты”.