Грузовики, автобусы или классические служебные автомобили: управление автопарком - многогранная задача для компаний любого размера, и здесь есть над чем подумать. Поэтому следующая статья призвана помочь прояснить все ваши вопросы об управлении автопарком.

Автопарк вашей компании включает в себя все автомобили, находящиеся в вашем распоряжении . Чаще всего это классические автомобили компании. Однако в него могут входить и специализированные автомобили: автобусы и автопоезда, грузовые автомобили, машины для строительных площадок, вилочные погрузчики, тракторы и другие транспортные средства.

Управление автопарком

В управлении автопарком существует два типа транспортных средств:

  • Транспортные средства для бассейна, которыми могут пользоваться несколько человек
  • Автомобиль компании, которым управляет только один человек

Управление автопарком - это полная организация работы вашего автопарка , от приобретения до обслуживания и утилизации. Грамотное управление автопарком также обеспечивает рентабельность и поддержание вашего бизнеса. Для этого необходимо заботиться о существующих автомобилях, обслуживать их и при необходимости ремонтировать. Чтобы свести к минимуму время простоя вашего автопарка, необходимо эффективно управлять им и установить постоянные процессы управления автопарком.

Каждая компания, владеющая служебными автомобилями, должна иметь эффективную систему управления автопарком. Неважно, используете ли вы автомобили для перевозки грузов или в качестве служебных машин для деловых поездок. Коммерческие автомобили, такие как машины скорой помощи, экскаваторы и тракторы, также входят в число используемых транспортных средств.

Количество усилий, необходимых для управления автопарком, полностью зависит от того, насколько велик ваш автопарк и для чего вы используете транспортные средства в своей компании. Компании, занимающиеся перевозками и координирующие работу сотен автомобилей каждый день, от бесперебойной работы которых зависит успех их бизнеса, несомненно, организуют управление своим автопарком иначе, чем компании, которым автопарк нужен только для деловых поездок сотрудников.

Цель управления автопарком (как в государственном, так и в частном секторе) - организовать все процессы, связанные с транспортными средствами, как можно более эффективно и экономично. Это касается расходов на приобретение, эксплуатацию, а также техническое обслуживание и ремонт. Еще одна важная задача - беспрепятственное и простое распределение и резервирование транспортных средств. Например, можно использовать цифровые системы бронирования, чтобы облегчить передачу и беспрепятственно документировать ее.

Ключи от автомобиля для передачи автомобиля

  • Оценка потребностей, приобретение и финансирование транспортных средств
  • Управление документами на транспортные средства (регистрационные документы, договоры купли-продажи, страховые полисы и т.д.)
  • Бронирование, распределение и планирование маршрута при необходимости
  • Возвращение и заправка автомобилей
  • Ввод в эксплуатацию и контроль за ремонтом и проверками
  • Соблюдение законодательных норм (например, проверка водительских прав)

Теперь давайте подробно рассмотрим различные аспекты и советы по управлению автопарком.

Сколько автомобилей необходимо вашей компании? Управление автопарком позволяет обеспечить наличие достаточного количества транспортных средств в нужном месте, когда они необходимы. Хорошими показателями для этого могут быть количество сотрудников, которым разрешено пользоваться служебными автомобилями, или количество коммерческих автомобилей, которые должны быть задействованы одновременно для выполнения определенных заказов.

Автомобильный парк

Имидж, который вы хотите создать, также важен, когда речь идет об управлении автопарком. Роскошные автомобили, например, для руководства, могут символизировать определенный статус для внешнего мира, но могут показаться высокомерными для ваших сотрудников и клиентов. В большинстве случаев размер автомобилей также связан с высоким расходом топлива: поэтому использование в вашем автопарке более компактных автомобилей вместо “бензовозов” является как финансовым, так и стратегическим аспектом в связи с переходом к мобильности.

Электронная мобильность и выбросы CO₂ - это вопросы, которые имеют определенное значение в глазах общественности из-за социальных и политических дискуссий и вызывают ожидания у сотрудников и клиентов. Поэтому при управлении автопарком следует помнить об экологии и устойчивом развитии. Например, для коротких поездок вы можете использовать небольшие электромобили, чтобы защитить окружающую среду и сберечь ресурсы.

Приобретая автомобиль, вы, конечно же, должны подумать о финансировании. Не существует универсального ответа на вопрос, что лучше - покупка или лизинг. Одно из преимуществ лизинга заключается в том, что у вас меньше связанного капитала, в то время как после покупки вы сами владеете автомобилем.

Административная нагрузка при лизинге обычно ниже, поскольку многие компании по прокату автомобилей предлагают в своих договорах индивидуальные услуги и берут на себя решение некоторых задач по управлению автопарком, которые в противном случае вам пришлось бы выполнять самостоятельно. Таким образом, в зависимости от ситуации лизинг может быть более выгодным, чем, например, покупка с использованием кредитного финансирования.

Финансирование автопарка

Страхование также связано с высокими эксплуатационными расходами при управлении автопарком. Однако вам не обязательно страховать каждый автомобиль по отдельности. Вы можете воспользоваться групповыми контрактами на страхование всего трех автомобилей компании, что позволит сократить расходы и административную работу.

Как вы, вероятно, знаете, вы должны соблюдать Общий регламент по защите данных (GDPR ) везде, где вы собираете и храните персональные данные. При управлении автопарком защита данных возникает во многих случаях. Поэтому перед передачей автомобиля рекомендуется получить от водителя заявление о согласии. Ознакомьте всех с тем, какие данные вы будете хранить о них, с какой целью и в течение какого времени.

В частности, для целей налогообложения вам необходимо отслеживать использование конкретного автомобиля. Когда какие сотрудники пользовались служебными автомобилями? И что очень важно: совершались ли поездки в деловых или личных целях? Цифровой журнал - хороший способ тщательно документировать эту информацию в соответствии с GDPR.

Кроме того, дважды в год вы должны проверять водительские удостоверения, чтобы убедиться, что они действительны. Вы можете не только проверять водительские удостоверения, но и сканировать или ксерокопировать их. Это также показывает, как много конфиденциальных данных связано с управлением автопарком, которые вы должны ответственно хранить.

У вас есть различные варианты для управления автопарком. Программное решение должно отвечать нескольким требованиям: Во-первых, оно должно быть гибким и, следовательно, применимым к вашим индивидуальным сценариям. Кроме того, оно должно быть способно записывать различные типы информации (например, файлы, изображения и данные GPS), оставаясь при этом простым в использовании.

Управление автопарком

Требования к такому программному обеспечению зависят от размера компании. Крупные компании, такие как транспортные компании или фирмы, занимающиеся перевозками, могут воспользоваться специальными отраслевыми решениями, но они часто бывают дорогими. Однако небольшим компаниям с управляемым автопарком не нужно тратиться на дорогостоящую систему управления автопарком.

Программное обеспечение для работы с базами данных SeaTable делает бесплатное управление автопарком возможным для небольших компаний. Облачное решение, соответствующее требованиям GDPR, идеально подходит для управления небольшими и средними автопарками, например, ремесленными предприятиями или другими компаниями, у которых есть сотрудники на местах.

Следите за всем своим автопарком! С помощью нашего бесплатного программного обеспечения для управления автопарком вы можете каталогизировать свои автомобили и управлять всеми процессами управления автопарком в кратчайшие сроки. Удобно и легко документируйте заказы, возвраты, ремонты и встречи для ваших автомобилей.

SeaTable предлагает вам четкое и интуитивно понятное управление вашим автопарком и входящими запросами на бронирование. Это означает, что вы всегда будете иметь представление о том, какие автомобили доступны в то или иное время, а также о состоянии вашего парка.

Зарегистрируйтесь бесплатно и попробуйте SeaTable и гибко настраиваемый шаблон для управления автопарком уже сегодня!

Что такое автопарк?

Автопарк - это все транспортные средства, принадлежащие вашей компании.

Что такое управление автопарком?

Управление автопарком - это все процессы, связанные с вашим автопарком.

Что включает в себя управление автопарком?

Управление автопарком начинается с оценки того, сколько автомобилей необходимо вашей компании, а затем уточняется вопрос финансирования, покупки или продажи транспортных средств. Оно должно обеспечивать тщательное управление документами на транспортные средства (регистрационные документы, договоры купли-продажи, страховые полисы и т. д.) и хранение данных о водителях (например, данные о передвижении, чеки на топливо, водительские удостоверения) в соответствии с требованиями GDPR. Повседневная деятельность включает в себя бесперебойное бронирование, передачу и планирование маршрутов, а также ремонт и техосмотр.

Сколько стоит управление автопарком?

Это зависит от размера вашего автопарка, поэтому ответить на этот вопрос в общем виде невозможно. Однако вы должны знать, что при покупке автомобилей вам придется самостоятельно заботиться об управлении автопарком. При лизинге компании по прокату автомобилей могут взять на себя такие обширные услуги, как страхование и техосмотр, если вы того пожелаете.

TAGS: