Бесплатный шаблон: Вести цифровой журнал очень просто

Как превратить свой журнал в налоговое преимущество #

На первый взгляд может показаться, что бортовой журнал - это просто запись пройденного расстояния. Но для многих водителей он имеет гораздо большее значение. Будь то индивидуальные предприниматели с собственным служебным автомобилем или предприниматели с сотрудниками, использующими служебный автомобиль, - журнал не только служит для документирования пройденных расстояний, но и дает налоговые преимущества.

Хотя ведение журнала не является обязательным, налоговая инспекция или другой орган может потребовать его в определенных случаях. Кроме того, правильно веденный журнал помогает избежать так называемого правила 1 % и предоставляет четкое доказательство соотношения частных и деловых поездок. Таким образом, ведение журнала может быть полезным для вас, даже если оно не является обязательным.

В этой статье мы расскажем вам о том, что необходимо учитывать при ведении журнала, а также представим информационный обзор наиболее популярных инструментов для ведения цифрового журнала.

Что важнее - журнал или правило 1 %? #

Что такое правило 1 % для служебных автомобилей? #

Правило 1 процента - это метод налогообложения служебных автомобилей по единой ставке, который налоговое ведомство предлагает для того, чтобы легко рассчитать неденежную выгоду от использования служебного автомобиля в личных целях. Это означает, что один процент от общей прейскурантной цены вашего автомобиля в Германии ежемесячно облагается налогом в качестве льготы на частное использование. Это происходит независимо от того, как часто вы используете автомобиль в личных или деловых целях.

Целесообразность использования журнала учета или правила 1 % для служебного автомобиля во многом зависит от типа использования автомобиля водителем. Полезное эмпирическое правило гласит: если вы используете служебный автомобиль как в личных, так и в деловых целях, налогообложение по единой ставке обычно является более дешевым и простым выбором.

Если же вы используете служебный автомобиль в основном в личных целях, то выгоднее использовать правило 1 %.](Ob-sich-ein-Fahrtenbuch-oder.jpg)

Когда стоит вести бортовой журнал #

Ситуация меняется, если вы используете автомобиль в личных целях менее половины времени. В этом случае журнал учета может стать преимуществом. Подробно документируя, когда и с какой целью вы используете автомобиль, вы можете доказать налоговой службе, какая часть ваших поездок является частной, а какая - деловой. Таким образом, вы сможете декларировать только фактическое частное использование и, возможно, значительно сократите неденежную выгоду, с которой вам придется платить налог. В конечном счете, расходы несут водители служебных автомобилей, даже если они не могут заявить о своих налоговых вычетах. Однако если автомобиль используется в основном в деловых целях, в долгосрочной перспективе это может оказаться выгодным для компании.

Примечание: Если вы документируете использование служебного автомобиля с помощью журнала учета, то, к сожалению, в текущем году невозможно перейти на метод фиксированной ставки 1% - и наоборот. Выбранный метод остается обязательным для применения в течение всего года.

Требования законодательства и то, что вам нужно учесть #

Если вы также используете служебный автомобиль в личных целях, важно добросовестно документировать каждую поездку, чтобы правильно уплатить налог на неденежные льготы. Очень важна оперативность: в идеале вы должны записывать детали сразу после каждой поездки или не позднее конца рабочего дня. Таким образом, вы сможете избежать ошибок и манипуляций и всегда будете в курсе своих поездок.

Журнал учета, отвечающий требованиям GoBD (принципы правильного ведения бухгалтерского учета), требует, чтобы в деловых поездках фиксировалась следующая информация:

• Дата, время и пробег: Отмечайте эти моменты в начале и в конце каждой командировки.
• Пункт назначения и цель поездки: Запишите, куда и зачем вы поехали. Если вы едете в объезд, запишите также маршрут.
• Деловые партнеры или клиенты: Если у вас была деловая встреча, запишите имя и фамилию собеседника.

Для частных поездок достаточно указать количество пройденных километров. Поездки между вашим домом и местом работы требуют лишь краткой записи, поскольку они совершаются регулярно и не требуют дополнительных подробностей. Тщательно документируя свои поездки, вы не только удовлетворяете требования налоговой инспекции, но и сами следите за использованием служебного автомобиля.

Что налоговая инспекция ищет в вашем журнале учета #

Налоговые органы тщательно проверяют журналы учета, поскольку они служат основанием для налоговых вычетов и разграничения частного и служебного использования служебного автомобиля. Налоговые органы проверяют не только записи в самом журнале, но и часто сравнивают их с другими квитанциями, такими как счета за топливо и журналы технического обслуживания. Например, ваш чек на топливо из определенного города должен соответствовать поездкам, записанным в журнале. В противном случае налоговая служба может усомниться в правдоподобности ваших данных.

Даже небольшие пробелы или несоответствия, например, нечеткое разграничение между деловыми и частными поездками, могут стать проблемой. Если налоговая служба узнает о таких ошибках, она может отклонить журнал и автоматически применить правило 1%. Такое налогообложение по единой ставке обычно обходится дороже и осуществляется за счет владельца транспортного средства. Поэтому ведение журнала особенно важно.

При ведении журнала, будь то рукописный или цифровой, действует принцип отслеживаемости. Последующие изменения ни в коем случае не должны скрывать следы или затушевывать первоначальные записи. В рукописном бортовом журнале это означает, что вы можете только зачеркивать неправильные записи, чтобы они оставались разборчивыми - использование Tipp-Ex или аналогичных средств запрещено. В электронном журнале необходимо регистрировать все изменения, чтобы обеспечить полную историю поездок в любое время.

Аналоговый и цифровой журнал - какой журнал лучше выбрать #

Подходит ли вам аналоговый или цифровой бортовой журнал, зависит от ваших индивидуальных предпочтений и требований. Оба варианта имеют определенные преимущества, но также и недостатки, которые вы должны взвесить в зависимости от использования и назначения журнала.

Аналоговый журнал #

Аналоговый журнал, то есть классическая рукописная запись, имеет преимущества, прежде всего, благодаря своей независимости и простоте. К нему можно получить доступ в любое время (независимо от технического устройства), он не требует источника питания или подключения к Интернету. Этот вариант часто является экономичным, поскольку вам нужно приобрести только сам журнал. Поэтому аналоговый журнал особенно подходит для случайных пользователей или тех, кто предъявляет лишь небольшие требования к документации.

Однако недостатком аналогового журнала является то, что он более трудоемок, так как каждую поездку приходится записывать вручную. Кроме того, ручной труд увеличивает восприимчивость к ошибкам: неразборчивый почерк, пропущенная информация или забытые записи могут быстро вывести журнал из строя. Существует также риск того, что ваш журнал будет поврежден или полностью утерян из-за повседневного износа и воздействия погодных условий.

Ведение цифрового журнала #

Цифровые бортовые журналы становятся все более популярными, поскольку они представляют собой удобную и современную альтернативу. Несомненным преимуществом цифровых журналов является то, что их невозможно потерять или повредить, что является проблемой для физических журналов. Поскольку цифровые решения обычно основаны на облачных технологиях, ваши данные хранятся в безопасности и могут быть доступны в любое время в режиме онлайн. Кроме того, цифровые журналы часто оснащены инструментами анализа, которые позволяют точно оценить пройденные маршруты и особенности использования. Например, вы можете оценивать и отслеживать пройденные километры в зависимости от цели использования.

Защита данных - часто обсуждаемый аспект цифровых журналов. Здесь действуют строгие правила, особенно если вы обрабатываете персональные данные. Хорошие цифровые системы шифруют и анонимизируют ваши данные и, таким образом, отвечают требованиям Общего регламента по защите данных (GDPR). Еще один момент - стоимость: цифровые журналы обычно связаны с постоянной подпиской, а стоимость программного обеспечения или приложений может варьироваться в зависимости от объема функций. Однако на практике дополнительные преимущества в виде экономии времени и точного анализа данных часто компенсируют эти расходы.

Сравнение цифровых бортовых журналов Vimcar, Excel и SeaTable #

Если вы хотите вести бортовой журнал, сегодня существует широкий выбор цифровых решений, от практичных приложений до комплексного программного обеспечения. На рынке представлены как полностью автоматические версии, так и альтернативные варианты с ручным вводом данных - найдется что-то для любых потребностей и любого бюджета. Мы проверили на практике некоторые из самых популярных инструментов. Мы ориентировались на такие критерии, как простота использования, юридическая безопасность, защита данных, стоимость, функции анализа и требуемые ручные усилия.

Vimcar logbook #

Vimcar - это цифровое программное обеспечение для ведения журнала, специально разработанное для компаний и индивидуальных предпринимателей, которым требуется полная и соответствующая законодательству документация. Благодаря таким удобным функциям, как автоматическое распознавание и категоризация поездок, а также беспрепятственной интеграции в существующие рабочие процессы, Vimcar облегчает ведение журнала.

• Простота использования: Высокая простота использования, удобное приложение и простое управление
• Юридическая уверенность: юридическая безопасность и признание для целей налогообложения
• Защита данных: Данные хранятся в зашифрованном виде в облаке
• Затраты: Текущие расходы за счет ежемесячной подписки от €13,90 в месяц за транспортное средство
• Аналитические функции: Широкие функции анализа
• Ручные усилия: Минимальные усилия благодаря автоматизированной записи

Примечание: Если вы уже используете Lexware в качестве бухгалтерского программного обеспечения, вы можете использовать журнал Vimcar через Lexware, так как обе компании сотрудничают друг с другом.

Журнал учета с помощью Excel #

Если вы создаете журнал учета с помощью шаблона Excel, это недорогой и гибкий способ, но он требует больших ручных усилий и связан с налоговыми неясностями. Хотя этот метод может подойти для внутренних целей, он обычно не признается властями. Причиной тому является отсутствие защищенной от взлома истории изменений, которая не позволяет манипулировать записями в ретроспективе. Это важный момент, который часто дисквалифицирует Excel как журнал учета, отвечающий требованиям налогового законодательства.

• Простота использования: Гибкость, но отсутствие готового интерфейса
• Юридическая определенность: Юридически не уверен, так как отсутствие истории изменений может привести к манипуляциям
• Защита данных: Локальное хранилище, защита данных, но без шифрования
• Затраты: Никаких дополнительных затрат для пользователей Microsoft 365, поскольку Excel уже доступен.
• Аналитическая функция: Гибкая, но анализ возможен только при больших личных усилиях
• Ручные усилия: Очень высокая трудоемкость, так как управление осуществляется полностью вручную

Бесплатный шаблон: Ведите цифровой и эффективный бортовой журнал с помощью SeaTable #

Если вы ищете бесплатное приложение для ведения журнала, которое облегчит вашу повседневную работу, SeaTable - отличный выбор. SeaTable предлагает гибко настраиваемый [шаблон журнала] (https://seatable.io/ru/vorlage/gzggmm9nrqohu-ygi3fwrg/) , позволяющий записывать ваши поездки в цифровом виде и удобно управлять ими в режиме онлайн.

SeaTable высоко оценивает защиту данных и предлагает выбор между облаком и локальным хостингом , так что вы сами можете решить, где хранить свои данные. Еще одно преимущество: записи можно вводить быстро и легко с помощью встроенной веб-формы. Эта форма может запрашивать всю необходимую информацию, включая цифровую подпись, что делает процесс особенно эффективным и безопасным.

Особого внимания заслуживает возможность генерирования QR-кода непосредственно в SeaTable, который можно прикрепить, например, к служебному автомобилю. Это позволит вам в любой момент получить удобный доступ к веб-форме журнала. SeaTable также позволяет проводить простые анализы и оценки, чтобы вы могли точно отслеживать использование вашего автомобиля.

После отправки формы водитель больше не имеет доступа к своим записям и, следовательно, не может вносить в них какие-либо последующие изменения или манипуляции. Хотя у вас есть возможность вносить коррективы непосредственно в таблицу, все изменения подробно регистрируются и таким образом всегда отслеживаются.

• Простота использования: Гибкость, готовый шаблон, включая веб-форму.
• Юридическая уверенность: Юридическая безопасность благодаря истории изменений
• Защита данных: GDPR-совместимость, облако или локальное размещение, сервер в Германии
• Цены: Бесплатная базовая версия, дополнительные функции - от €7 в месяц/пользователь
• Функция анализа: Всесторонний анализ без особых усилий
• Ручные усилия: Умеренные усилия, связанные с ручным вводом данных в форму

Примечание: С помощью SeaTable вы можете не только вести индивидуальный бортовой журнал, но и эффективно управлять всем вашим флотом .

Если вы хотите использовать цифровой журнал SeaTable, просто зарегистрируйтесь и начните с бесплатного шаблона.

Часто задаваемые вопросы #

TAGS: Финансы Инструменты И Плагины Управление Автопарком