Управление задачами и администрирование задач - ключевые элементы успешного управления проектами. Эти навыки требуют высокого уровня организаторских способностей и умения эффективно координировать и распределять задачи. Мощный инструмент управления задачами необходим для поддержания общего контроля, соблюдения сроков и обеспечения успеха проекта. SeaTable, как инструмент для управления портфелем проектов , предлагает возможность внедрить гибкое управление проектами и успешно завершать проекты. С помощью SeaTable вы можете оптимизировать управление задачами и охватить все важные аспекты управления задачами.
Основы управления задачами #
Управление задачами включает в себя планирование, координацию, управление и контроль задач в рамках проекта14. Эффективное управление задачами включает
- Четкое определение целей проекта
- Четкое определение целей проекта
- Точное планирование и распределение задач
- Управление ресурсами и временем
- Минимизация рисков и оптимизация возможностей
- Контроль качества в ходе реализации проекта
- Итоговая оценка проекта
Структурированное управление задачами - ключ к успеху проекта. Оно позволяет вести обзор всех видов деятельности, устанавливать приоритеты и следить за прогрессом.
Методы управления задачами #
Существуют различные подходы к управлению задачами, которые отличаются по структуре управления задачами и способу работы. Выбор подходящего метода зависит от конкретных требований проекта, команды и компании. Agile-методы, такие как Scrum, могут быть очень эффективными, но не идеально подходят для каждого проекта. SeaTable предлагает гибкость для внедрения различных методов управления задачами и их адаптации к вашим индивидуальным потребностям.
С помощью такого надежного инструмента управления задачами, как SeaTable, вы сможете:
- Эффективно планировать и контролировать выполнение задач
- Централизация командной коммуникации
- Отслеживайте ход проекта в режиме реального времени
- Настройте автоматические уведомления
- Использование данных для принятия обоснованных решений
Используя мощную систему управления задачами, вы сможете повысить эффективность своих проектов и обеспечить их успех.
1. структура разбивки работ
Структура разбивки работ - это один из классических методов, при котором проект делится на различные рабочие пакеты, например, разработка и дизайн логотипа для нового бренда. Преимущество этого метода заключается в том, что все задачи и обязанности ясны с самого начала. Это означает, что структура проекта ясна и можно сразу же приступать к первому шагу.
2. scrum
Метод Scrum используется для особо сложных проектов, в которых не все задачи были решены на начальном этапе. В таких случаях требуются гибкие и подвижные методы работы, чтобы планировать и реализовывать ход проекта каждую неделю. Таким образом, работа ведется по повторяющемуся циклу, и каждую неделю представляются новые результаты, на основе которых работа продолжается.
3. канбан
Вы наверняка уже слышали о нем. Этот метод особенно хорошо работает с визуализацией задач и поэтому очень популярен в управлении задачами. В этом типе управления задачами задачи перемещаются из одного столбца в другой в виде карточек на визуальной доске Канбан - обычно от “Открыто” к “Выполняется” и “Выполнено”.
Вы видите, что методы различаются по своему подходу и что некоторые из них могут лучше подходить для вашего проекта, чем другие. Однако в любом случае для успешного завершения проекта вам необходим инструмент управления задачами, который будет поддерживать вас во всех областях задач. Существует множество различных поставщиков, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки. У SeaTable есть решающее преимущество - это гибкое программное обеспечение, которое может не только отображать весь проект, но и любые другие процессы, такие как учет рабочего времени , CRM или создание редакционного плана.
Как инструмент управления проектами SeaTable очень гибок и может быть настроен в соответствии с любыми вашими потребностями. С помощью SeaTable вы можете вовлечь в проект своих сотрудников, упростить рабочие и коммуникационные процессы и структурировать проект от начала до конца с помощью четких заданий и описаний.
Комплексное управление задачами всего за несколько шагов #
Будучи гибким решением для работы с электронными таблицами, SeaTable предлагает полностью индивидуальный дизайн для управления вашими задачами. Мы создали базу со всей важной информацией, необходимой для проекта, такой как дела, ответственные лица, сроки, дата начала и важные документы. Для персонализации и уточнения записей можно использовать различные типы колонок. Это позволяет создавать новую строку для каждой возникающей задачи и вводить ее в подробном виде. Этот процесс можно сравнить с созданием тикета, как в некоторых системах.
Практически каждый тип столбцов может быть использован для дальнейшего структурирования и оценки. Для лучшего обзора и классификации задач была сделана двойная группировка по категориям и областям задач в таблице “Рекламная кампания на ТВ” и группировка по областям задач и приоритетам в побочном проекте “Журнал бренда”. Однако таблицы управления задачами могут быть сгруппированы и по сотрудникам или срокам выполнения - именно так, как вам нужны данные в данный момент.
Управление задачами в режиме реального времени #
База для управления задачами может полностью использоваться как рабочая база, в которой можно обмениваться файлами друг с другом, поскольку SeaTable также функционирует как база данных. Все загруженные туда документы и изображения хранятся в оригинальном качестве и могут быть загружены для редактирования любым уполномоченным лицом. Поскольку база данных является онлайновой, все изменения и ход работы синхронизируются в режиме реального времени, так что все всегда в курсе событий.
Командное общение в одном месте #
SeaTable позволяет напрямую общаться внутри столов, устраняя необходимость в общении по электронной почте за пределами базы. Открыв строку, можно добавить сотрудников к обсуждению в поле комментариев справа и отправить комментарии, вопросы или отзывы. Таким образом, все точно знают, к какой задаче относится тот или иной вопрос, и общение становится прозрачным, синхронным и отслеживаемым.
Управление задачами с помощью доски Канбан #
Для лучшей визуализации и упрощения управления задачами плагин Kanban - то, что нужно. Интегрированный плагин работает как все стандартные инструменты управления задачами Kanban и позволяет перемещать задачи туда-сюда в виде карточек, основанных на различных категориях категоризации, таких как статус. Когда задача выполнена, ответственный за нее человек может просто переместить карточку из состояния “в работе” в состояние “выполнено”, и задача будет отмечена как выполненная.
Возможны и другие классификации, например, по пакетам вышестоящих задач, например, разработка веб-сайта. Такой способ работы для многих намного проще, поскольку задачи четко структурированы и визуализированы. Это также помогает реально оценить проект и затраченные на него усилия. Поэтому такие инструменты очень популярны, особенно среди небольших команд или компаний.
Индивидуальные представления для каждого сотрудника #
Для отдельных досок для сотрудников необходимо заранее создать отдельные представления . Это легко сделать, задав фильтр, в котором колонка “Ответственный” должна содержать имя конкретного сотрудника (“Ответственный имеет любое из XY”). В результате все остальные коллеги исчезают из представления, и отображаются только задачи одного сотрудника. Эта функция включена во все лицензии и предоставляет безграничные возможности для проектирования. Если, например, необходимо создать представление, содержащее только открытые задачи, то в качестве функции фильтра можно использовать “Статус не выполнен”.
Бесчисленные варианты фильтров предлагают индивидуальный взгляд на управление задачами, и вы в любой момент можете выбрать другую точку зрения. Хорошо то, что все различные взгляды совершенно независимы друг от друга в своем представлении. Фильтр в представлении A не влияет на отображение в представлении B. Однако изменение данных всегда происходит синхронно и немедленно реализуется во всех представлениях.
Если представления в нашем шаблоне управления задачами действительно должны быть видны только соответствующему сотруднику, ими можно поделиться с каждым индивидуально - это означает, что доступ к этому представлению будет иметь только тот, с кем поделились (это входит в платные пакеты Plus и Enterprise). Другие люди не видят этого мнения. Однако это работает только в том случае, если база не используется в общей среде.
Всегда следите за временем: С помощью временной шкалы и календаря #
Плагин временной шкалы является отличным помощником в визуализации времени всего процесса управления задачами. С его помощью вы можете сразу увидеть, соблюдаете ли вы график планирования времени или некоторые задачи уже отстают от графика. Установив дату начала и крайний срок выполнения задачи, ее можно идеально отобразить на временной шкале. Определите, какая еще информация должна отображаться, например, ответственное лицо, точный срок выполнения или список дел.
Для индивидуальных представлений сотрудников вы заранее создаете собственные представления для каждого сотрудника. Таким образом, каждый видит свои задачи на своей временной шкале и знает, сколько времени осталось на выполнение отдельных задач. Вы также можете видеть, насколько заняты ваши сотрудники при планировании задач, и можете изменить график, если нагрузка распределена неравномерно.
Подобно плагину временной шкалы, плагин календаря предлагает временной обзор всего проекта и всех этапов планирования управления задачами, но полностью в стиле календаря. Просмотр по дням, неделям, месяцам, годам или полностью в представлении повестки дня позволяет просматривать этапы проекта по дням и показывает, в какой день сколько всего необходимо сделать. Здесь также можно без проблем создавать персональные доски сотрудников на основе созданных представлений.
Автоматическое получение информации о ходе реализации проекта #
Автоматические уведомления очень важны для того, чтобы все сотрудники всегда были в курсе своих задач и управления ими. Поэтому обязательная проверка базы на наличие новостей больше не нужна. В нашем шаблоне мы установили правило уведомления, которое срабатывает при изменении столбца “Ответственный”. Когда задача назначается сотруднику, он получает уведомление напрямую и автоматически.
Если необходимо получить обратную связь от коллеги или руководителя, достаточно назначить задание этому человеку - и снова правило срабатывает автоматически, а ответственное лицо информируется. Это устраняет необходимость в электронных письмах с запросами, отзывами или рабочими инструкциями. После обработки задание возвращается соответствующему сотруднику для продолжения рабочего процесса.
Комментарии внутри строки с помощью функции комментария также вызывают автоматическое уведомление, так что упомянутые лица будут проинформированы напрямую. При желании можно создать собственные правила, например, когда задачи переходят в статус “Выполнено”, чтобы следить за ходом выполнения проекта. В управлении задачами мы также установили правило уведомления, которое регулярно напоминает о приближающихся сроках - чтобы все задачи были выполнены в срок.
Управление задачами проще, чем когда-либо #
SeaTable превращает управление задачами в эффективную и экономящую время игру в ваших проектах. Чтобы использовать наш шаблон, вам необходимо зарегистрироваться у нас. Будучи программой для работы с электронными таблицами и базой данных, SeaTable выходит далеко за рамки ввода данных: структурирование, сортировка, делегирование, обсуждение, организация, планирование, реализация и завершение - все это и многое другое возможно с SeaTable.
TAGS: