Вы, вероятно, уже слышали об этом в средствах массовой информации: Федеральное министерство труда планирует реформу Закона о рабочем времени на 2023 год. Но что это изменит для вас и вашей компании? Нужно ли вам приобретать дорогостоящие системы учета рабочего времени или достаточно бесплатного программного обеспечения ? В этой статье мы расскажем вам, как внедрить учет рабочего времени для ваших сотрудников с минимальными административными затратами, соблюдая при этом действующее законодательство.
Текущая правовая ситуация в отношении учета рабочего времени в компаниях #
После того как в мае 2019 года Европейский суд (ECJ) уже постановил, что компании в ЕС должны вести учет рабочего времени своих сотрудников, политики в Германии сначала не спешили с имплементацией в национальное законодательство. Первый проект реформы Закона о рабочем времени был представлен Федеральным министерством труда в апреле 2023 года. Согласно ему, начало, конец и продолжительность ежедневного рабочего времени должны фиксироваться - в электронном виде и, как правило, в тот же день.
Федеральный суд по трудовым спорам своим решением от 13 сентября 2022 года уже создал факты: В своем постановлении он подтвердил, что немецкие работодатели обязаны вести учет рабочего времени в своих компаниях. Идея этого заключается в том, чтобы защитить работников от слишком долгой работы, слишком редких перерывов и слишком коротких периодов отдыха.
Потому что в соответствии с действующим Законом о рабочем времени работодатели уже должны обеспечить, чтобы
- регулярное рабочее время не превышает в среднем 8 часов в рабочий день или 48 часов в неделю.
- сотрудники работают не более 10 часов в день или не более 60 часов в неделю.
- сотрудники делают перерыв не менее 30 минут в течение 8-часового рабочего дня.
- соблюдение работниками периода отдыха продолжительностью не менее 11 часов после окончания ежедневного рабочего времени до начала работы.
Для того чтобы нарушение этих правил вообще было замечено, работодатель должен сначала провести учет рабочего времени своих сотрудников.
Возвестил ли конец доверительного рабочего времени? #
Во многих компаниях - возможно, и в вашей - существует так называемое доверительное рабочее время. В этом случае работодатель полностью отказывается от определения начала и окончания работы. Вместо этого он полагается на то, что его сотрудники выполнят свои задачи без того, чтобы начальник дышал им в затылок и сам следил за их рабочим временем. Ценность работы измеряется результатами, а не просто временем, проведенным на работе, что по закону не является препятствием.
То, что предлагает работникам большую гибкость и самоопределение, однако, кажется, резко контрастирует с обязательным учетом рабочего времени. Предполагается, что это позволит сделать видимыми отклоняющиеся от закона рабочие часы и особенно сверхурочные. Это основано на предположении, что люди, работающие в режиме доверительного учета рабочего времени, часто завышают или занижают свое фактическое рабочее время, а иногда вообще не знают правовых норм.
Поэтому без учета рабочего времени сотрудников невозможно достоверно распознать постоянно завышенное или заниженное количество часов. При использовании доверительного рабочего времени нельзя исключить эксплуатацию работодателем сверхмотивированных сотрудников. О чем многие не знают: Никто не обязан работать сверхурочно - а если работодатель приказывает, он должен компенсировать сверхурочную работу деньгами или отгулами. Если в трудовом договоре указано, что сверхурочные компенсируются единовременно с фиксированной зарплатой, это недействительно.
В большинстве случаев, однако, рабочее время, основанное на доверии, желательно для обеих сторон, поскольку оно способствует доверительным отношениям между работником и работодателем - ценному активу, который не должен быть испорчен контролем рабочего времени. Если в вашей компании до сих пор все было именно так, то решение может быть следующим: Работники регистрируют свое рабочее время в системе, которая позволяет соответствующему менеджеру проверить соблюдение норм рабочего времени, но они продолжают организовывать свой рабочий график свободно и под свою ответственность (в рамках Закона о рабочем времени).
Вы можете воспользоваться следующим обстоятельством: В принципе, работодатель несет ответственность за надлежащий и правильный учет рабочего времени, но он также может делегировать эту задачу своим сотрудникам. Тогда в их руках самостоятельно определить начало, конец и перерыв (перерывы) в работе и добросовестно задокументировать их.
Как технически реализовать учет рабочего времени #
Постановление Европейского суда призывает к созданию “объективной, надежной и доступной системы”, с помощью которой можно измерить количество отработанных часов в день. Но что именно подразумевается под этим?
После кризиса в Короне стало ясно, что домашние офисы стали незаменимыми во многих компаниях, а гибридная работа в разных местах уже стала нормой. Пока часы стояли на месте, а табели учета рабочего времени пылились, в рабочий мир пришли цифровые решения - другого способа учета рабочего времени просто не было. И в будущем это означает, что часы, привязанные к офисам, не являются доступной системой, если сотрудники не могут войти в систему удаленно.
Многие компании перешли на ввод часов в цифровых электронных таблицах, а не на бумаге. Но и это не лучшее решение: для сотрудников ввод часов в таблицах Excel или Google Sheets, например, отнимает много времени и чреват ошибками: легко сделать незаметную опечатку или промахнуться в строке или столбце при вводе данных. Кроме того, все сотрудники затем ведут свои собственные электронные таблицы в разных местах хранения, что затрудняет для менеджеров и отдела кадров регулярное объединение данных и контроль за ними: Самое позднее в конце месяца они оказываются заваленными массой цифровых табелей учета рабочего времени.
Оптимальный учет рабочего времени ваших сотрудников с помощью SeaTable #
Как же можно быстро, легко и в соответствии с законом вести учет рабочего времени сотрудников? С помощью шаблона от SeaTable, специально разработанного для этого случая!
Как и любой шаблон SeaTable, он представляет собой базу данных с различными таблицами, которые вы можете настроить под свои конкретные нужды. В первой таблице мы создали для вас общий вид администратора, в который попадают все рабочие часы ваших сотрудников, заявления на отпуск и уведомления о болезни. Как менеджер, вы имеете полный обзор посещаемости и отсутствия всех сотрудников вашей команды.
Просмотр администратором табеля рабочего времени
С помощью персонализированных представлений, отфильтрованных по идентификатору пользователя , вы можете контролировать, кто именно может видеть те или иные данные, и таким образом создать для каждого сотрудника собственный почасовой аккаунт с актуальными для него данными. Подробнее об этом вы можете узнать из нашего пояснительного видео на YouTube.
Чтобы и ваши сотрудники, и вы сами могли постоянно следить за соблюдением норм рабочего времени, SeaTable подсчитывает количество отработанных часов, а также сверхурочные или недоработанные часы по отношению к обычному дневному рабочему времени. Благодаря цветовому кодированию строк вы и члены вашей команды можете непосредственно видеть, находится ли часовой баланс дня в минусе (красный) или в плюсе (зеленый).
В приложении для сотрудников, созданном с помощью SeaTable, вы можете сделать ввод данных интуитивно понятным и удобным для пользователей, предоставив своим сотрудникам возможность вводить рабочие часы, заявления на отпуск и больничный лист в веб-формы . При этом вы можете снабдить поля ввода конкретными инструкциями, чтобы безопасно провести заполняющих их сотрудников через весь процесс. Одна заполненная веб-форма соответствует одному рабочему дню, одному заявлению на отпуск или одному больничному листу.
Приложение для сотрудников для учета рабочего времени, заявок на отпуск и уведомлений о болезни
Когда ваши сотрудники заполняют формы, SeaTable добавляет новые записи в соответствующие таблицы, которые вы, как руководитель, можете утвердить или отклонить в приложении управления. На своей приборной панели вы можете включить статистику, чтобы отслеживать все сверхурочные, праздничные и больничные дни ваших сотрудников. Календарь также позволяет отображать данные в виде календарного обзора.
Приложение для управления с приборной панелью
Напоминание: Это только пример шаблона, который мы создали для вас. Все основные функции включены в бесплатную подписку, но для полного набора функций, включая автоматизацию, вам необходима подписка Enterprise. Конечно, вы можете использовать многие другие возможности SeaTable для разработки собственного приложения для учета рабочего времени в вашей компании в соответствии с вашими пожеланиями.
Узнайте здесь все о нашем шаблоне , который изменит ваш учет рабочего времени.
Заключение: Почему SeaTable стоит использовать именно вам #
Наконец, вы можете отобразить в SeaTable все необходимые процессы для учета рабочего времени ваших сотрудников в соответствии с текущей правовой ситуацией и с минимальными административными усилиями. Чтобы обеспечить соблюдение правил учета рабочего времени, вы всегда можете получить полную картину отработанных часов в коллективе и оценить данные по отдельным сотрудникам с помощью приложения для управления.
В SeaTable вы и ваши сотрудники документируете учет рабочего времени, заявления на отпуск и больничные дни в одном центральном месте вместо ведения множества разрозненных табелей (например, в Excel или Google Sheets). Все, что вам нужно, - это интернет-браузер и адрес электронной почты.
Тем не менее, учет рабочего времени - это лишь один случай использования из почти безграничных возможностей, которые предлагает вам SeaTable. Узнайте из наших шаблонов , какие впечатляющие программные решения вы можете создать с помощью SeaTable, и начните прямо сейчас с бесплатной учетной записью .
TAGS: