O arrendamento de imóveis é um negócio lucrativo, tanto para particulares como para empresas e autarquias locais. No entanto, se gere propriedades, tem de garantir que a sua gestão funciona corretamente - independentemente de alugar apartamentos individuais a título particular ou em grande escala com uma empresa.

Leia este artigo para saber o que deve ter em conta na gestão do seu imóvel e como pode implementar a gestão do seu imóvel de forma digital.

A gestão de propriedades consiste essencialmente na gestão de unidades de aluguer individuais. Neste sentido, uma empresa de gestão imobiliária é uma empresa que se ocupa da gestão de edifícios residenciais arrendados, condomínios e propriedades comerciais. Estes imóveis não têm de ser propriedade da empresa.

Aluguer de imóveis

Enquanto proprietário, tem de se ocupar da gestão e do arrendamento do seu imóvel.

Existem empresas externas de gestão de imóveis que apoiam os proprietários de imóveis de aluguer na sua gestão ou assumem completamente esta tarefa. Isto significa que asseguram a boa manutenção dos imóveis e que a gestão dos mesmos é garantida. São remuneradas pelos proprietários por este trabalho administrativo.

No entanto, há também muitos proprietários privados que assumem eles próprios as tarefas administrativas de gestão do património, sobretudo se os inquilinos forem poucos. Desta forma, poupam os custos de uma gestão externa.

Um gestor de propriedades é uma pessoa independente que gere as suas próprias propriedades de aluguer ou as de terceiros.

Se possui e arrenda várias propriedades, é aconselhável contratar uma empresa de gestão de propriedades profissional. Esta empresa está normalmente familiarizada com o sector imobiliário e já dispõe de processos prontos para uma gestão eficiente dos seus imóveis para arrendamento. Especialmente se utiliza as suas propriedades como investimento e tem outro emprego a tempo inteiro, muitas vezes não tem tempo para cuidar de cada propriedade e dos interesses dos inquilinos.

Neste caso, deve considerar se o custo da gestão externa da propriedade pode valer a pena: Quanto maior for o número de inquilinos a gerir, mais vale a pena este projeto. Entre a empresa de gestão de propriedades e o proprietário, pode definir num contrato exatamente quais as tarefas que atribui à empresa e quem coordena os lembretes de pagamento, as medidas de manutenção ou a comunicação com os inquilinos, por exemplo. Se se sentir confiante, é claro que também pode assumir completamente a gestão da propriedade.

Quanto maior for o número de inquilinos a gerir, mais vale a pena recorrer a uma empresa externa de gestão de propriedades, uma vez que lhe retira muito trabalho enquanto proprietário. Apesar dos custos elevados, a propriedade é um investimento rentável a longo prazo, porque aumenta de valor e pode ser ocupada pelo proprietário, se necessário.

Por vezes, não é possível evitar a gestão profissional do património e não há qualquer hipótese de gerir sozinho todos os assuntos relacionados com o seu imóvel. Isto porque, quando se compra um condomínio, muitas vezes também se adquire acções na propriedade comum (como áreas verdes, escadas e telhados), que pertence a toda a comunidade de proprietários e deve ser gerida por uma empresa de gestão de propriedades.

Gestão de propriedades para comunidades de proprietários

A sociedade de gestão imobiliária encarrega-se também da manutenção dos espaços verdes, por exemplo.

A Lei do Condomínio (Wohnungseigentumsgesetz ) estipula quais as actividades que o administrador do imóvel tem de assumir. É necessário verificar se o gestor do condomínio desempenha corretamente as suas funções, a fim de identificar empresas duvidosas .

Dependendo do número e da dimensão dos imóveis, as tarefas de gestão imobiliária são variadas e não devem ser subestimadas. Vão muito para além do controlo das rendas e incluem todas as actividades relacionadas com o imóvel. Estas incluem, por exemplo, a seleção de novos inquilinos, a comunicação com os inquilinos e os prestadores de serviços no que se refere a compromissos de manutenção, bem como a contabilidade dos custos de exploração e a leitura dos contadores de aquecimento, água e eletricidade.

As tarefas de um gestor imobiliário são reguladas pela Lei do Condomínio alemã e podem ser divididas em várias áreas temáticas. Isto mostra claramente a diversidade da gestão imobiliária e o facto de esta exigir alguns conhecimentos que nem todos possuem.

Gestão de empresas

  • Revisão dos rendimentos das rendas
  • Gestão dos fundos comunitários
  • Verificação das facturas
  • Gestão do processo de reclamação
  • Preparação do mapa de custos de aquecimento e de exploração

Técnica

  • Dever de garantir a segurança pública (por exemplo, proteção contra incêndios)
  • Medidas de reparação
  • Verificação dos valores de consumo (água, aquecimento, eletricidade)
  • Acções de modernização
  • Instrução e controlo dos prestadores de serviços

Jurídico

  • Gestão de contratos de arrendamento, aumentos ou reduções de rendas
  • Aplicação dos requisitos legais
  • Documentação das inspecções dos apartamentos

Organizacional

  • Organização da assembleia de proprietários
  • Comunicação com os inquilinos
  • Seleção de novos inquilinos
  • Gestão das queixas
  • Comunicação com as autoridades

Tarefas da gestão do património

As tarefas da gestão imobiliária vão muito para além do controlo das rendas.

A gestão de propriedades envolve uma série de tarefas que dão muito trabalho, especialmente para os proprietários que trabalham. Por esta razão, muitos proprietários privados consideram a possibilidade de contratar uma empresa externa de gestão de propriedades para assumir todas as tarefas relacionadas com as suas propriedades de aluguer. Deve ponderar pessoalmente se a subcontratação é necessária, uma vez que estará a abdicar de uma grande parte do controlo sobre a sua própria propriedade.

Independentemente de arrendar apartamentos individuais a título particular ou de gerir propriedades em grande escala: Uma solução de software para a gestão de propriedades deve sempre fornecer uma visão geral estruturada de todas as propriedades, inquilinos, pagamentos, documentos e tarefas. As bases de dados de fácil utilização e sem código, como o SeaTable, são ideais para este fim.

Quanto maior for o número de propriedades geridas, mais difícil se torna manter o controlo da gestão das propriedades. Uma base de dados com uma interface gráfica de utilizador é ideal para recolher todas as informações importantes numa localização central. Saiba sempre quem vive atualmente em cada propriedade e o que tem de ser feito em relação a cada uma delas. Agrupe dados como o endereço, o tamanho e as instalações das suas propriedades de aluguer e guarde fotografias e plantas das suas propriedades. Uma tabela bem organizada dá-lhe uma óptima visão geral das suas propriedades, especialmente para uma carteira rápida.

Uma base de dados para a gestão de propriedades no SeaTable poderia ter o seguinte aspeto:

Para poder verificar, a qualquer momento, se os seus inquilinos pagaram a renda a tempo, deve recolher estes dados de forma centralizada no seu software de gestão de imóveis. Se listar as suas receitas de rendas mensalmente, pode ver diretamente se um inquilino está em atraso. Guarde as informações confidenciais sobre os seus inquilinos (por exemplo, salário e notação de crédito) em paralelo numa tabela claramente organizada.

Como senhorio, tem de se ocupar das reparações, das medidas de modernização e dos trabalhos de manutenção. Para manter uma visão geral, deve sempre documentar com exatidão as medidas agudas e regulares. Para tal, registe as encomendas, as datas de reparação e as facturas numa folha de cálculo. Os seus inquilinos dependem de uma empresa de gestão de propriedades que coordene de forma fiável os prestadores de serviços, para que coisas importantes, como uma torneira avariada, sejam reparadas imediatamente.

Tarefas técnicas da gestão do património

Se tiver várias propriedades, coordenar os comerciantes e as reparações pode levar muito tempo.

O software de gestão de propriedades tem de ter um bom desempenho. Ao selecionar e testar o software, coloque a si próprio as seguintes questões: Pode utilizar o software …

  • organizar claramente todas as informações sobre os seus imóveis de aluguer?
  • Documentar o seu rendimento mensal de aluguer?
  • recolher informações confidenciais sobre os seus inquilinos?
  • Coordenar os prestadores de serviços e tratar das ordens de manutenção?
  • Organizar tarefas e compromissos (por exemplo, visitas a apartamentos)?
  • guardar documentos importantes, como contratos e facturas de serviços públicos?

Com o modelo SeaTable para a sua gestão imobiliária , pode gerir facilmente todos estes assuntos relacionados com as suas propriedades. Basta guardar documentos contratuais, facturas, protocolos de entrega, plantas e fotografias na sua base de dados SeaTable.

Capturar fotografias e dados das suas propriedades

Pode registar fotografias e destaques da sua propriedade (por exemplo, cozinha totalmente equipada, terraço) numa base de dados.

Registe-se gratuitamente para utilizar o modelo e organizar os seus dados de forma eficiente. Crie de forma flexível a estrutura de tabelas de que necessita para a gestão de propriedades, para manter uma visão geral de todos os dados e minimizar o seu volume de trabalho administrativo.

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