A gestão de tarefas e a administração de tarefas são elementos-chave de uma gestão de projectos bem sucedida. Estas competências requerem um elevado grau de talento organizacional e a capacidade de coordenar e distribuir tarefas de forma eficaz. Uma poderosa ferramenta de gestão de tarefas é essencial para manter uma visão geral, cumprir prazos e garantir o sucesso do projeto. Como ferramenta de portfólio de projectos , o SeaTable oferece a oportunidade de implementar uma gestão de projectos ágil e concluir projectos com sucesso. Com o SeaTable, pode otimizar a sua gestão de tarefas e cobrir todos os aspectos importantes da gestão de tarefas.

A gestão de tarefas inclui o planeamento, a coordenação, a gestão e o controlo das tarefas no âmbito de um projecto14. Uma gestão eficaz das tarefas inclui

  • Definição clara dos objectivos do projeto
  • Definição clara dos objectivos do projeto
  • Planeamento preciso e distribuição de tarefas
  • Gestão dos recursos e do tempo
  • Minimização dos riscos e otimização das oportunidades
  • Controlo de qualidade durante a execução do projeto
  • Avaliação final do projeto

A gestão estruturada de tarefas é a chave para o sucesso do projeto. Permite manter uma visão geral de todas as actividades, definir prioridades e acompanhar o progresso.

Existem várias abordagens à gestão de tarefas que diferem em termos da estrutura da gestão de tarefas e da forma como funcionam. A escolha de um método adequado depende dos requisitos específicos do projeto, da equipa e da empresa. Os métodos ágeis, como o Scrum, podem ser muito eficazes, mas não são ideais para todos os projectos. O SeaTable oferece a flexibilidade de implementar diferentes métodos de gestão de tarefas e de os personalizar de acordo com as suas necessidades individuais.

Com uma ferramenta de gestão de tarefas robusta como o SeaTable, é possível:

  • Planear e controlar as tarefas de forma eficiente
  • Centralizar a comunicação da equipa
  • Acompanhar o progresso do projeto em tempo real
  • Configurar notificações automáticas
  • Utilizar os dados para tomar decisões informadas

Ao utilizar um sistema de gestão de tarefas eficaz, pode aumentar a eficiência dos seus projectos e garantir o seu sucesso.

1. Estrutura analítica do projeto
A estrutura de repartição do trabalho é um dos métodos clássicos em que o projeto é dividido em diferentes pacotes de trabalho, como o desenvolvimento e a conceção de um logótipo para uma nova marca. Este método tem a vantagem de todas as tarefas e responsabilidades serem claras desde o início. Isto significa que as estruturas são claras e que o primeiro passo pode ser iniciado de imediato.

2. scrum
O método Scrum é utilizado para projectos particularmente complexos, em que nem todas as tarefas foram concluídas no início. Nestes casos, são necessários métodos de trabalho ágeis e flexíveis para planear e implementar o progresso do projeto em cada semana. O trabalho é, portanto, realizado num ciclo repetitivo e são apresentados novos resultados todas as semanas, com base nos quais o trabalho continua.

3. kanban
Provavelmente já ouviu falar dele. Este método funciona particularmente bem com a visualização de tarefas e é, por isso, muito popular na gestão de tarefas. Neste tipo de gestão de tarefas, as tarefas são movidas de uma coluna para a seguinte sob a forma de cartões Kanban num quadro Kanban visual - normalmente de “Aberto” para “A fazer” e para “Feito”.

Pode ver que os métodos diferem na sua abordagem e que alguns podem ser mais adequados ao seu projeto do que outros. No entanto, em todos os casos, é necessária uma ferramenta de gestão de tarefas que o apoie em todas as áreas de tarefas para concluir com êxito o seu projeto. Existem muitos fornecedores diferentes, todos eles com as suas vantagens e desvantagens. O SeaTable tem a vantagem decisiva de ser um software flexível que pode não só mapear todo o projeto, mas também quaisquer outros processos, como o registo do tempo , o CRM ou a criação de um plano editorial.

Como ferramenta de gestão de projectos, o SeaTable é altamente flexível e pode ser personalizado para responder a todas as suas necessidades. Com o SeaTable, pode envolver os seus colaboradores no projeto, simplificar os processos de trabalho e de comunicação e estruturar o seu projeto do início ao fim com a ajuda de atribuições e descrições de tarefas claras.

Sendo uma solução de folha de cálculo flexível, o SeaTable oferece um design completamente personalizado para a sua gestão de tarefas. Criámos a nossa base com todas as informações importantes necessárias para um projeto, tais como tarefas, pessoa responsável, prazo, data de início e documentos importantes. Podem ser utilizados vários tipos de colunas para personalizar e especificar as entradas. Isto permite-lhe criar uma nova linha para cada tarefa que surja e introduzir a tarefa em pormenor. Este processo é comparável à criação de um bilhete, como acontece em alguns sistemas.

Criar gestores de tarefas para os seus projectos

Quase todos os tipos de colunas podem ser utilizados para uma maior estruturação e avaliação. Para uma melhor visão geral e classificação das tarefas, foi efectuado um duplo agrupamento por categoria e área de tarefa na tabela “Campanha de anúncios na TV” e um agrupamento por área de tarefa e prioridade no projeto paralelo “Revista da marca”. No entanto, as tabelas de gestão de tarefas também podem ser agrupadas por colaborador ou prazo - tal como necessita dos dados neste momento.

A base para a gestão de tarefas pode ser usada completamente como uma base de trabalho na qual os ficheiros podem ser partilhados uns com os outros, uma vez que o SeaTable também funciona como uma base de dados. Todos os documentos e imagens aí carregados são armazenados em qualidade original e podem ser descarregados para edição por qualquer pessoa autorizada. Como base de dados em linha, todas as alterações e progresso do trabalho são também sincronizados em tempo real para que todos estejam sempre actualizados.

SeaTable permite a comunicação directa dentro das tabelas, eliminando a necessidade de comunicação por correio electrónico fora da Base. Ao abrir uma fila, o pessoal pode ser acrescentado à discussão no campo de comentários à direita e podem ser enviados comentários, perguntas ou feedback. Desta forma, todos sabem exactamente a que tarefa se refere uma pergunta e a comunicação é transparente, síncrona e rastreável.

Para uma melhor visualização e um manuseamento mais fácil da gestão de tarefas, o plugin Kanban é a solução ideal. O plugin integrado funciona como todas as ferramentas comuns de gestão de tarefas Kanban e permite que as tarefas sejam movidas para trás e para a frente sob a forma de cartões com base em várias categorias de categorização, como o estado. Quando uma tarefa é concluída, a pessoa responsável pode simplesmente mover o cartão de “a fazer” para “feito” e a tarefa é marcada como concluída.

O quadro Kanban facilita a sua gestão de tarefas

Outras categorizações são também concebíveis, tais como de acordo com pacotes de tarefas superiores, por exemplo o design de um website. Esta forma de trabalhar é muito mais fácil para muitos, uma vez que as tarefas são claramente estruturadas e visualizadas. Isto também ajuda a poder avaliar um projecto e o esforço envolvido no mesmo em termos reais. Tais ferramentas são, portanto, muito populares, especialmente com equipas ou empresas mais pequenas.

Para os quadros individuais do seu pessoal, devem ser criadas previamente vistas separadas. Para o fazer, basta definir um filtro em que a coluna “Responsável” deve conter o nome de um determinado membro do pessoal (“Responsável por XY”). Isto faz com que todos os outros colegas desapareçam da visualização e apenas sejam apresentadas as tarefas do funcionário em causa. Esta função está incluída em todas as licenças e oferece infinitas possibilidades de design. Se pretender criar uma vista apenas com tarefas em aberto, por exemplo, a função de filtro é “Estado não concluído”.

As inúmeras opções de filtros oferecem visões altamente individuais da sua gestão de tarefas e pode adoptar uma perspectiva diferente em qualquer altura. O bom é que as diferentes visões são todas completamente independentes umas das outras na sua apresentação. Um filtro na vista A não influencia a visualização na vista B. No entanto, a alteração dos dados corre sempre sincronizada e é imediatamente implementada em todas as vistas.

Se os pontos de vista no nosso modelo de gestão de tarefas forem realmente apenas para serem vistos pelo respectivo funcionário, eles podem ser partilhados com todos individualmente - isto significa que apenas a pessoa partilhada também tem acesso a esta visão (isto faz parte dos pacotes pagos Plus e Enterprise). Outras pessoas não vêem este ponto de vista. No entanto, isto só funciona se a Base não for partilhada num ambiente comum.

O plug-in da linha do tempo é uma grande ajuda na visualização do tempo de toda a sua gestão de tarefas. Com ele, pode ver rapidamente se ainda está no bom caminho com o seu planeamento temporal ou se algumas tarefas já estão atrasadas. Ao definir a data de início e o prazo da tarefa, esta pode ser perfeitamente exibida na linha temporal. Definir que outras informações devem ser exibidas, tais como a pessoa responsável, o prazo exacto ou as doses.

Para opiniões individuais do pessoal, crie as suas próprias opiniões para cada membro do pessoal com antecedência. Desta forma, cada um vê as suas próprias tarefas na sua própria linha temporal e sabe quanto tempo lhe resta para tarefas individuais. Também pode ver como os seus empregados estão ocupados quando planeiam tarefas e podem reprogramar se a carga de trabalho for distribuída de forma desigual.

Planeie a sua lista de afazeres para um timing perfeito

Semelhante ao plug-in da linha do tempo, o plug-in do calendário oferece uma visão geral temporal de todo o projecto e de todas as fases de planeamento da gestão de tarefas, mas inteiramente em estilo de calendário. A visão por dia, semana, mês, ano ou inteiramente na visão da agenda permite uma visão diária das etapas do projecto e mostra em que dia o quanto precisa de ser feito. Também aqui é possível a criação de quadros de pessoal sem quaisquer problemas com base nas opiniões criadas.

Visualize a sua gestão de tarefas com o plugin do calendário

As notificações automáticas são muito importantes para que todos os empregados estejam sempre actualizados relativamente às suas tarefas e à gestão das mesmas. A verificação obrigatória da base para ver se há novidades deixou de ser necessária. No nosso modelo, definimos uma regra de notificação que é accionada por alterações na coluna “Responsável”. Quando uma tarefa é atribuída a um colaborador, este recebe uma notificação direta e automaticamente.

Tarefas concluídas na gestão de tarefas

Se for necessário obter feedback de um colega ou do supervisor, basta atribuir a tarefa a essa pessoa - mais uma vez, a regra desencadeia-se automaticamente e a pessoa responsável é informada. Isto elimina a necessidade de e-mails com consultas, feedback ou instruções de trabalho. Após o processamento, a tarefa é então enviada de volta para a pessoa apropriada para continuar o fluxo de trabalho.

Os comentários dentro de uma linha utilizando a função de comentário também desencadeiam uma notificação automática para que as pessoas mencionadas sejam informadas diretamente. Se pretender, pode criar as suas próprias regras, por exemplo, quando as tarefas mudam para o estado “Concluído”, para se manter a par do progresso do projeto. Também definimos uma regra de notificação na gestão de tarefas que o lembra regularmente dos prazos futuros - para que todas as tarefas sejam concluídas a tempo.

O SeaTable transforma a sua gestão de tarefas num fator de mudança eficaz e que poupa tempo nos seus projectos. Para utilizar o nosso modelo, tem de se registar connosco. Como software de folha de cálculo e base de dados, o SeaTable vai muito além da introdução de dados: estruturar, ordenar, delegar, discutir, organizar, planear, implementar e concluir - tudo isto e muito mais é possível com o SeaTable.

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