La plupart des gens sont confrontés chaque jour à des données qui doivent être gérées efficacement. Le propriétaire d’un supermarché doit garder une vue d’ensemble sur le stock de marchandises, un directeur de rédaction doit avoir toutes les publications à l’œil et un coiffeur doit gérer les rendez-vous de ses clients. Dans presque toutes les professions, les données jouent un rôle. Le mieux est de gérer de grandes quantités d’informations dans des bases de données. Mais qu’est-ce qu’une base de données, quels sont les avantages des bases de données et pourquoi un simple tableau ne suffit-il pas dans la plupart des cas ?

Qu’est-ce qu’une base de données ? #

En principe, une base de données n’est rien d’autre qu’une collection logique de données. Logique parce que, dans une base de données, on essaie généralement de mettre de l’ordre dans la multitude de ces données. Lorsque nous parlons de données, nous faisons référence à toutes sortes d’informations. Qu’il s’agisse d’adresses électroniques, d’images, de textes, de chiffres ou de tout autre type de données imaginables.

Il existe de nombreuses façons de structurer les bases de données. Ci-dessous, nous expliquons brièvement les 5 types :

  1. Base de données hiérarchique : la base de données hiérarchique utilise un classement pour structurer les données.
  2. Base de données réseau : la base de données réseau est similaire à la base de données hiérarchique, mais elle permet à l’enregistrement enfant de se connecter à différents enregistrements parents, ce qui permet des relations dans les deux sens.
  3. Base de données orientée objet : ici, les informations sont stockées sous forme d’objets.
  4. Base de données relationnelle : elle est orientée table, chaque enregistrement étant lié à chaque autre enregistrement.
  5. Base de données non relationnelle (ou base de données NoSQL) : Une base de données No-SQL utilise une variété de formats tels que des documents, des diagrammes, etc. qui offrent une grande flexibilité à une conception de base de données.

Les liens sont le grand avantage des bases de données relationnelles

Les liens sont le grand avantage des bases de données relationnelles.

Maintenant que vous avez compris ce qu’est une base de données, vous vous demandez probablement encore : pourquoi devrais-je utiliser une base de données ? En quoi une base de données est-elle tellement meilleure qu’une liste d’informations ?

  • Les bases de données peuvent facilement gérer plusieurs utilisateurs.
  • Les bases de données sont très fiables, car elles stockent les informations avec précision.
  • Les bases de données évitent les informations redondantes.
  • Les bases de données traitent les informations de manière puissante et intelligente.
  • Les bases de données sont évolutives.
  • Les bases de données peuvent traiter d’énormes quantités d’informations.

Même si vous n’avez peut-être pas (encore) besoin de traiter vous-même d’énormes quantités d’informations, les avantages des bases de données sont déjà perceptibles pour des quantités de données plus petites. Grâce à la possibilité de traiter un nombre presque illimité de données, une base de données bien conçue et bien pensée peut vous servir pendant de nombreuses années, car elle grandit pour ainsi dire avec vous.

Des bases de données simples : pas de problème avec SeaTable

Imaginez que vous avez créé une entreprise. En plus de votre magasin spécialisé stationnaire, vous avez maintenant décidé de vendre vos marchandises en ligne. Au début, vous recevez 2 à 4 commandes par jour. Il est donc assez facile de saisir les informations relatives aux commandes dans un tableur. Vous commencez à faire de la publicité en ligne et votre entreprise est soudain en plein essor. Le volume des commandes augmente et vous décidez d’ajouter encore plus de produits à votre assortiment.

La quantité d’informations que vous devez traiter chaque jour peut surcharger un tableur comme Excel. La feuille de calcul devient inerte ou se fige, car la capacité de stockage est tout simplement trop faible. En revanche, l’un des avantages des bases de données, comme nous l’avons déjà mentionné plus haut, est qu’elles ont une capacité de stockage beaucoup plus importante et qu’elles évoluent sans problème avec votre entreprise. Elles sont donc nettement plus évolutives que les simples tableaux.

Plus le volume de commandes augmente, plus le nombre de collaborateurs dont vous avez besoin augmente également. Au cours des premiers mois, vous embauchez directement 5 nouveaux collaborateurs. Contrairement à la plupart des tableurs, les bases de données sont conçues pour permettre à plusieurs utilisateurs de collaborer simultanément. L’interrogation, la recherche et l’édition simultanées de la base de données sont ainsi possibles sans problème, sans que les modifications apportées par différentes personnes n’entrent en conflit. Les mécanismes intégrés dans les systèmes de gestion de base de données y veillent.

En outre, vous pouvez attribuer des droits d’accès et de modification en fonction des compétences ou des responsabilités de l’employé concerné. Bien que les tableurs récents basés sur le cloud puissent résoudre certains de ces problèmes, ils ne disposent généralement pas du contrôle d’accès granulaire qu’offre une base de données.

Nous sommes tous des êtres humains - et les êtres humains font des erreurs, c’est bien connu. L’absence de schémas dans un simple tableur le rend plus vulnérable aux erreurs de saisie d’origine humaine. En revanche, dans une base de données, certaines règles doivent être respectées lorsque les utilisateurs saisissent de nouvelles données ou apportent des modifications aux données existantes. Par exemple, il est possible de prédéfinir la longueur des caractères d’un code numérique, ce qui permet de s’assurer que les utilisateurs n’oublient aucun chiffre lorsqu’ils saisissent des numéros de compte.

Une protection contre la suppression accidentelle de données est également intégrée. Les bases de données peuvent afficher l’historique des modifications et annuler la suppression de données en quelques clics.

Vous pouvez profiter des avantages des bases de données pour rendre les informations facilement accessibles en vue d’une utilisation future. Pour garantir cette simplicité, vous devez vous assurer que chaque unité de données n’existe qu’à un seul endroit. Si les mêmes données existent à différents endroits, il s’agit de données redondantes. Si une base de données contient des données redondantes, cela signifie que la conception de la base de données est mauvaise.

L’absence de redondance garantit non seulement la clarté et la simplicité, mais elle est également utile lorsque vous apportez une modification aux données. Par exemple, l’adresse d’un de vos clients pourrait changer. Désormais, vous ne devez pas la modifier à chaque commande, il suffit de la modifier une fois de manière centralisée dans la base de données clients. Comme un numéro de client unique est attribué aux commandes, elles font toutes référence à l’enregistrement de client correspondant avec la nouvelle adresse.

Dans certains cas, les redondances sont toutefois utiles. En particulier dans le cas des bases de données relationnelles, comme dans les entrepôts de données ou dans le domaine de la Business Intelligence , des redondances sont sciemment intégrées afin d’améliorer les requêtes SQL qui prennent beaucoup de temps.

Comme les bases de données sont conçues pour faciliter la récupération des données, elles permettent également de traiter ces données de manière très puissante. Vous pouvez créer des requêtes de base de données et filtrer des ensembles de données afin d’obtenir des réponses à des questions très spécifiques. Par exemple :

  • De quelle région proviennent les clients qui achètent le produit XY ?
  • Combien de fois le produit XY a-t-il été vendu en décembre ?
  • Comment les clients arrivent-ils sur mon site web ?

Vous pouvez enregistrer les résultats de telles requêtes sous forme de vue représentant un sous-ensemble de la base de données. Ces vues spéciales aident certains groupes de personnes qui travaillent avec la base de données à trouver plus facilement les données qui les intéressent.

Si, par le passé, vous deviez apprendre certains langages informatiques pour réaliser les requêtes de données susmentionnées, il existe aujourd’hui de nombreux systèmes de base de données, comme SeaTable, dotés d’une interface utilisateur graphique intuitive. Ceux-ci permettent même aux débutants d’utiliser immédiatement les bases de données afin d’améliorer votre flux de travail.

Avantages des bases de données comme SeaTable

Contrairement aux bases de données classiques, SeaTable possède une interface utilisateur graphique.

Les avantages des bases de données vous semblent évidents, mais l’idée de construire votre propre base de données vous rebute toujours ? Bonne nouvelle, pourtant : Même pour cela, vous n’avez plus besoin de connaissances particulières. Avec SeaTable, vous pouvez facilement assembler les éléments de votre propre base de données sans aucune connaissance en programmation.

Consultez de nombreux exemples d’utilisation de SeaTable dans notre bibliothèque de modèles . Vous y trouverez des exemples dans les domaines du marketing, des ventes, de la gestion de projet, du développement de logiciels, des ressources humaines et bien plus encore. Nous avons même préparé pour vous une introduction au produit en 7 parties sur notre chaîne YouTube, dans laquelle nous vous guidons à travers tout le processus de création d’une base SeaTable.

Profitez des avantages d’une base de données et dites adieu dès aujourd’hui aux tableaux compliqués ! Cliquez ici pour vous inscrire gratuitement !

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