Ventil Verlag a besoin d’un outil organisationnel flexible pour ses processus de publication internes. Les diverses et petites tâches organisationnelles qui ne peuvent pas être cartographiées de manière significative dans un logiciel standard ont conduit Ventil Verlag à SeaTable.
Nom: Editeur de valves Division: Editeur de livres Fondée: 1999 Localisation: Mainz, Allemagne Employés: 10 à 50 employés
Des processus flexibles nécessitent des outils flexibles #
Ventil Verlag est une maison d’édition de niche classique, comme il en existe des centaines en Allemagne. Depuis plus de 20 ans, il produit et publie des livres hors des sentiers battus, principalement dans les domaines de la pop et de l’alimentation végétalienne. Parmi les publications les plus réussies, on trouve le livre Vegan-Klischee ade ! qui est paru en mars 2020 dans le commerce spécialisé et est devenu directement un best-seller du Spiegel.
Les défis d’une petite maison d’édition sont nombreux. Il n’y a pas d’énorme organisation avec une répartition claire des rôles et des tâches. Au lieu de cela, une petite équipe doit réagir de manière flexible aux tâches qui lui incombent et trouver des solutions. L’équipe centrale de Ventil Verlag se compose d’à peine six personnes, qui sont aidées par des photographes, designers, relecteurs, attachés de presse ou autres freelances externes. Il n’y a pas de processus fixes à reproduire dans un logiciel d’édition, il faut un logiciel flexible qui s’adapte à l’évolution des exigences et des processus.
SeaTable est super facile à comprendre et a été immédiatement bien accueilli par notre équipe. Les gens ont immédiatement compris comment travailler avec elle.
Patrick Siegmund, chef de la division végane chez Ventil Verlag
Garder une vue d’ensemble est essentiel dans l’édition #
Il y a peu de temps encore, la coordination et la planification se faisaient par e-mail en pièce jointe à toute l’équipe. Tout le monde était conscient que cela ne pouvait pas être la solution, mais les expériences avec Google Sheets, Trello ou Asana n’ont tout simplement pas donné les résultats escomptés. Une solution comme Trello est certes explicite, mais elle n’est pas adaptée à la planification de livres dans une maison d’édition, où il s’agit de concilier auteurs, photographes, illustrateurs et relecteurs.
Dans SeaTable, par contre, c’est très simple. Alors que toutes les informations concernant le livre, y compris la couverture, les graphiques et les images, peuvent être enregistrées dans un tableau, les étapes de travail nécessaires jusqu’à la publication sont coordonnées entre les participants dans un autre tableau. Grâce à la simple liaison des tableaux, les informations peuvent être clairement structurées et présentées dans SeaTable.
En outre, tous les livres de la maison d’édition sont saisis dans SeaTable. Aucune autre solution ne permet de saisir aussi naturellement les informations les plus diverses comme le titre, l’auteur, la catégorie, l’édition du programme, la direction du projet, le statut du manuscrit, la date de publication, le nombre de pages, le prix, le numéro ISBN et l’URL dans la boutique, tout en se laissant facilement éditer. À cela s’ajoute le fait que les collaborateurs peuvent facilement filtrer les titres déjà publiés ou les trier selon les projets encore en cours.
SeaTable offre la flexibilité nécessaire à l’édition #
La maison d’édition reçoit presque quotidiennement des synopsis qui doivent être examinés et évalués. Une petite maison d’édition n’a pas les capacités de produire tout ce qui semble intéressant. Au lieu de cela, il faut développer un sens de ce qui intéresse les lecteurs et de ce qui peut être bien produit. Entre-temps, les exposés soumis sont gérés dans SeaTable, où ils reçoivent un statut visible par tous les membres de l’équipe. Si un texte est intéressant, l’auteur est contacté et le travail commence. Si le script ne convient pas, il est archivé en conséquence et n’est pas poursuivi.
Depuis l’introduction de SeaTable, la coordination et la communication au sein de l’équipe se sont considérablement améliorées. Moins de coordination est nécessaire car chacun sait où trouver les informations qui lui sont utiles. Cela signifie que chaque membre de l’équipe peut se concentrer davantage sur ses propres sujets.
Auparavant, nous avons essayé Trello et Google Sheets, mais cela ne convenait pas. Trello nous limitait trop et avec Google Sheets, nous manquions souvent de cohérence. Avec SeaTable, nous avons toujours une vue d’ensemble parfaite.
Patrick Siegmund, chef de la division végane chez Ventil Verlag
Résumé #
- Ventil Verlag suit toujours le processus de ses livres par le biais de tableaux liés. Toutes les informations sur le livre peuvent être parfaitement liées aux prochaines étapes prévues.
- Les exposés peuvent être saisis et traités de manière idéale avec SeaTable, car les documents texte soumis peuvent être directement classés dans SeaTable et se voir attribuer un statut de manière judicieuse.
- Ventil Verlag utilise SeaTable pour de nombreux autres processus, si bien que tous les membres de l’équipe l’utilisent désormais. Une formation n’a pas été nécessaire, car SeaTable s’utilise de manière intuitive.
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