La planification des congés de vos collaborateurs est un processus important dans la gestion des ressources humaines, que vous devez bien organiser. Il faut absolument éviter les pénuries de personnel dues à un trop grand chevauchement des congés, afin de ne pas déséquilibrer le fonctionnement de votre entreprise.

Dans cet article, nous ne nous contentons pas de jeter un coup d’œil aux planificateurs de congés utiles pour gérer efficacement les congés, mais nous examinons également la loi fédérale sur les congés ainsi que d’autres dispositions légales qui sont importantes pour la planification des congés dans votre entreprise.

Dans le droit du travail, les congés de vos employés sont clairement réglementés. Selon la loi fédérale sur les congés, vos salariés ont droit à quatre semaines de congés payés par an. Pour une semaine de 5 jours, cela correspond à au moins 20 jours ouvrables par an, et pour 6 jours ouvrables, à un total de 24 jours ouvrables. En tant qu’employeur, vous pouvez bien entendu fixer des jours de congé supplémentaires dans le contrat de travail, en plus du droit légal aux congés. En Allemagne, il est désormais courant de disposer de 30 jours de congé, soit 20 par la loi et 10 par l’employeur.

Dans de nombreuses entreprises, cela inclut toutefois des vacances d’entreprise fixes, pendant lesquelles toute l’entreprise est arrêtée pendant plusieurs jours. Cela se produit généralement de Noël au Nouvel An, car plusieurs jours fériés sont alors réunis, ce qui interrompt de toute façon l’activité. Lorsqu’une entreprise annonce des congés d’entreprise, les travailleurs doivent obligatoirement prendre des congés pendant ces périodes. Comme les congés d’entreprise sont déduits du droit aux congés annuels des travailleurs, ceux-ci ne disposent pas de la totalité de leurs jours de congé.

Planification des vacances - l’image montre des lunettes de soleil, un vieil appareil photo, un chapeau de paille et un verre de jus d’orange

Quand vos employés doivent-ils demander des congés ? #

En règle générale, chaque salarié a le droit de prendre des congés, mais il n’est pas certain qu’il les obtienne exactement au moment souhaité. En effet, il existe des exigences et des besoins de l’entreprise auxquels les souhaits de congé sont soumis. Il peut s’agir par exemple d’une pénurie de personnel due à un licenciement ou à une maladie, mais aussi de fluctuations saisonnières des commandes, d’un inventaire ou de congés déjà approuvés par d’autres salariés.

Pour ces raisons, vos employés devraient annoncer leurs congés au moins six semaines à l’avance. Néanmoins, une étroite concertation au sein de l’équipe est nécessaire pour éviter que tout le monde ne veuille prendre des vacances aux mêmes périodes (par exemple pendant les vacances scolaires) et qu’il ne reste trop de congés non autorisés à la fin de l’année.

Pour trouver une répartition équitable des congés des collaborateurs au cours de l’année, il existe différentes approches. Le premier arrivé, premier servi ne s’applique pas forcément aux demandes de congés. Pour les congés que plusieurs salariés souhaitent prendre en même temps, vous devez tenir compte de certaines circonstances. Il s’agit par exemple des enfants scolarisés ou des compromis des années précédentes. Dans de tels cas, c’est alors le supérieur hiérarchique qui décide quel collaborateur aura la priorité.

Deux employés sont assis devant leur ordinateur portable et inscrivent leurs congés

Lorsque vous parlez de vacances avec vos collaborateurs, même un accord oral est déjà considéré comme accepté. Il est toutefois préférable d’enregistrer les demandes de congé par écrit ou sous forme numérique et d’y répondre, afin de pouvoir prouver le déroulement des événements avec des données documentées en cas de doute. En tant qu’employeur, vous avez jusqu’à un mois pour répondre aux demandes de congé soumises.

L’employé et l’employeur ne peuvent annuler le congé après coup que pour des raisons particulières et dans des cas tout à fait exceptionnels, par exemple si l’entreprise est fortement menacée ou en cas de problèmes imprévus. Dans la pratique, cela n’arrive que très rarement. Bien entendu, les congés doivent alors être récupérés à un autre moment afin que tous les jours de congé soient utilisés à la fin de l’année.

Remarque : prendre des jours de congé dans la nouvelle année La loi ne stipule pas que les salariés peuvent simplement reporter les congés non utilisés sur l’année suivante. Les jours de congé accordés en plus du droit légal peuvent notamment être perdus. Si l’employeur a pris des dispositions particulières à ce sujet, les jours de congé devraient néanmoins être utilisés au plus tard fin mars.

Congés non payés - un pouce levé

Le congé sans solde offre aux travailleurs la possibilité de prendre une pause dans leur travail - sans percevoir de salaire. Il s’agit d’un accord volontaire entre l’employé et l’employeur, car il n’existe pas de droit légal en Allemagne. Alors que la loi fédérale sur les congés réglemente clairement le nombre de jours de congés payés, les congés non payés restent une question de négociation. Les entreprises peuvent refuser des demandes, surtout si des raisons opérationnelles telles que le manque de personnel s’y opposent.

Les travailleurs choisissent de prendre des congés non payés pour diverses raisons, même s’il n’existe pas de droit général à ces congés. En droit du travail, il existe toutefois des circonstances spécifiques qui peuvent donner lieu à un droit. Il s’agit notamment des soins apportés à un membre de la famille tombé subitement malade ou de situations d’urgence imprévues. Les cas de congé parental ou d’exercice de certaines fonctions bénévoles peuvent également justifier légalement un congé non payé.

Un point crucial : un congé non payé prolongé peut avoir une influence sur la sécurité sociale. Si le congé dure plus d’un mois, le travailleur doit organiser lui-même son assurance maladie et sa retraite. Il convient de bien peser ces conséquences avant de prendre une décision.

Deux chaises longues sont visibles après que le congé a été déposé avec succès

La planification des congés est un processus qui peut prendre beaucoup de temps et entraîner des désaccords au sein de l’équipe. Si un employeur accorde 30 jours de congé par an, chaque employé doit planifier environ 6 semaines de congé, qu’il peut répartir sur des jours ou des périodes spécifiques. Il s’agit alors de prendre en compte toutes les demandes en temps voulu et de les coordonner avec succès.

C’est surtout dans les petites équipes que vous devez veiller à ce qu’il n’y ait pas trop de chevauchements dans la planification des congés de vos collaborateurs, afin de garantir la continuité de l’activité et une charge de travail raisonnable pour l’équipe. Dans les grandes équipes, les chevauchements ne peuvent pas être complètement évités ; les remplacements de congés et les transferts sont monnaie courante, ce qui rend la coordination d’autant plus importante. Pour régler tout cela en douceur, un planificateur de vacances numérique est vivement recommandé.

Planification des vacances - vue du calendrier

La planification des vacances est un processus que l’on aime structurer et automatiser à l’aide d’outils, d’applications ou de programmes. Cela permet de gagner du temps, d’assurer une gestion efficace et de satisfaire toutes les personnes concernées grâce à un traitement rapide et sans erreur. L’époque où un plan de vacances était établi dans Excel est révolue depuis longtemps. À la place, ces six outils pratiques peuvent vous aider à planifier les absences.

L’outil Fiori s’adresse aux entreprises qui utilisent SAP. La gestion des absences est déjà représentée dans SAP. Les services du personnel utilisent SAP PA (Personnel Administration), tandis que les gestionnaires de temps utilisent TMW (Time Manager Workplace). Pour les employés, il reste une lacune que vous pouvez combler avec un planificateur de congés dans Fiori. L’add-on réunit toutes les informations nécessaires pour que la planification des congés soit dorénavant entièrement gérée dans SAP.

Personizer est une solution plus légère. Elle a pour objectif de permettre une gestion simple du personnel pour les entreprises. Vous y trouverez un outil qui vous permettra de gérer parfaitement la planification des congés et la saisie des temps. Ces deux fonctions sont disponibles à différents degrés lors de l’octroi de la licence.

TimeTac propose à la fois une solution basée sur le web et une application. L’application pour la planification des congés a actuellement plutôt de mauvaises évaluations dans le Google Play Store. La solution web promet cependant un système global couvrant les modules temps de travail, temps de projet ainsi que planificateur de congés et absences.

timetape fait également sa publicité auprès d’un certain nombre d’entreprises de taille moyenne qui utilisent déjà l’outil comme planificateur de congés ou pour la saisie des temps. Il permet de gérer facilement les demandes de congé et un processus de validation automatisé assure la transparence nécessaire. Les demandeurs et les supérieurs peuvent tout voir d’un coup d’œil dans le calendrier, ce qui devrait garantir une structure et une décharge pour vos cadres et vos collaborateurs.

Il paraît que plus de 300.000 personnes utilisent la saisie du temps en ligne, le planificateur de vacances et la gestion des absences de Timebutler. L’entreprise allemande d’Eltville marque des points avec la protection européenne des données et la sécurité élevée des données. Timebutler ne propose certes pas d’application, mais vous pouvez bien sûr ouvrir le programme basé sur le web dans votre navigateur sur tous les terminaux.

SeaTable est également basé sur le web et peut être exploité dans le cloud ou sur votre propre serveur. La base de données No-Code de la société allemande SeaTable GmbH offre en outre des fonctions qui permettent de nombreux cas d’utilisation supplémentaires. Avec SeaTable comme planificateur de vacances en ligne, vous obtenez :

  • Des formulaires web simples permettant à vos employés de soumettre des demandes de congés.
  • Des notifications automatiques pour les nouvelles demandes et approbations de congés.
  • Un aperçu du calendrier de tous les congés
  • Un aperçu interne des jours de vacances restants
  • Une vue personnalisée pour chaque employé

Il existe de nombreux planificateurs de vacances pour les employés. La plupart sont toutefois des solutions isolées spécifiques qui ne peuvent vraiment rien couvrir d’autre que la planification des congés et la saisie des temps. Il vaut mieux miser sur une solution flexible qui permette de planifier les congés ainsi que d’autres cas d’application.

Le modèle gratuit de SeaTable vous permet de gérer toutes les demandes de congé de vos employés. De la demande via un formulaire web au traitement dans un tableau Kanban, SeaTable rend l’ensemble du processus plus efficace.

Grâce aux notifications automatiques, vous ne manquez aucune demande et pouvez réagir en temps réel aux souhaits de vos collaborateurs. La vue du calendrier vous permet d’identifier directement les éventuels chevauchements et de décider ainsi rapidement quelles demandes vous pouvez approuver ou rejeter. Des formules intelligentes vous permettent de calculer automatiquement les jours de congé et d’obtenir en un coup d’œil un aperçu du nombre de jours déjà pris.

Inscrivez-vous gratuitement à SeaTable dès aujourd’hui et découvrez les nombreuses fonctionnalités qui vont révolutionner la planification de vos congés.

Quelle est la durée minimale légale du congé ?

En Allemagne, pour une semaine de 5 jours, le droit légal (selon la loi fédérale sur les congés) est d’au moins 20 jours de congés par an.

Que dit la loi fédérale sur les congés ?

La loi fédérale sur les congés régit le droit des travailleurs aux congés payés et fixe le minimum légal de quatre semaines de congés par an.

Ai-je droit à des congés sans solde?

Les employés doivent soumettre leurs congés au moins six semaines à l’avance afin de permettre une planification adéquate.

Quand les employés doivent-ils poser leurs congés au plus tard?

Les employés doivent poser leurs congés au moins 6 semaines à l’avance afin de permettre une planification adéquate.

Quand les congés sont-ils considérés comme approuvés ?

Les congés sont considérés comme approuvés lorsque l’employeur confirme la demande par écrit ou par voie numérique. Un accord oral peut également être considéré comme une approbation. Si l’employeur ne répond pas à la demande dans un délai d’un mois, le travailleur peut considérer la demande comme approuvée.

Combien coûtent les planificateurs de vacances pour entreprises ?

Certains planificateurs de vacances pour entreprises sont disponibles gratuitement, comme SeaTable par exemple. D’autres fournisseurs proposent leurs outils à un prix de base et facturent en outre une petite somme par employé.

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