La loi sur l’impôt sur le revenu décrit trois catégories de dépenses que les travailleurs peuvent se faire rembourser par leur entreprise. Outre les commandes passées au nom de l’entreprise et les dépenses effectuées pour exécuter une commande, cela concerne également les déplacements professionnels. Qu’il s’agisse d’un voyage d’affaires de plusieurs jours, d’une réunion avec un client éloigné ou d’un déplacement à un salon, les déplacements professionnels font partie du quotidien de nombreux travailleurs. Dans l’article suivant, vous découvrirez non seulement ce qu’est une note de frais, mais vous obtiendrez également de précieux conseils pour l’établir.

voyage de service : La main sur la valise

Les entreprises effectuent souvent une analyse coûts-avantages des missions afin de s’assurer que les dépenses sont justifiées.

Une note de frais est un rapport structuré qui répertorie tous les frais engagés dans le cadre d’un déplacement professionnel. Il sert à s’assurer que les employés sont correctement indemnisés pour leurs dépenses et que les dépenses financières liées aux voyages d’affaires sont transparentes et compréhensibles.

Lors de ce processus, le collaborateur enregistre toutes les dépenses pertinentes. Ces frais sont ensuite vérifiés, généralement par le service comptable ou l’équipe de contrôle de gestion de l’entreprise. S’ils sont conformes aux directives en vigueur, le salarié est remboursé des frais remboursables.

De nombreuses entreprises ont des directives claires qui imposent un décompte des frais de déplacement après les missions. Mais même si de telles règles n’existent pas, il y a de bonnes raisons pour lesquelles il est tout de même utile d’établir un décompte. Tant les employés que les employeurs y trouvent leur compte.

Pour employeurs un décompte correct des frais de déplacement est important non seulement pour se conformer aux prescriptions fiscales, mais aussi pour garder un œil sur les dépenses et, le cas échéant, identifier les économies potentielles. Grâce à un décompte détaillé, les entreprises peuvent mieux comprendre combien d’argent elles dépensent en voyages d’affaires et où se situent les possibilités d’optimisation.

Aussi pour les salariés il y a des avantages à établir une note de frais. Certes, vous pouvez faire valoir les frais d’un déplacement professionnel comme frais professionnels dans votre déclaration d’impôt sur le revenu, mais cela ne fait que réduire votre salaire annuel brut. Le remboursement des dépenses par l’employeur est donc souvent l’option la plus judicieuse sur le plan économique.

Frais de déplacement : une femme fait de la paperasse et tape dans une calculatrice.

Lors du décompte des frais, les collaborateurs enregistrent leurs dépenses et les soumettent pour remboursement.

Quels sont les frais que vous pouvez vous faire rembourser après une mission ? #

Lors d’un déplacement professionnel, certains frais peuvent survenir et peuvent être répartis en quatre types de frais : Les frais supplémentaires de repas, les frais d’hébergement, les frais de déplacement et les frais accessoires de voyage.

Les frais supplémentaires de repas sont remboursés en franchise d’impôt et sont fixés par la directive légale sur les frais de déplacement . Une remarque importante à ce sujet est que le montant des frais remboursables pour les voyages à l’étranger peut varier en fonction du pays de destination.

Des règles claires s’appliquent aux déplacements intérieurs : Si les salariés voyagent pendant au moins 8 heures, le montant forfaitaire à payer est de 14 euros. Si la durée du voyage est d’au moins 24 heures, il passe à 28 euros.

Les frais d’hébergement comprennent les dépenses telles que les séjours à l’hôtel ou la location d’un appartement pendant les déplacements professionnels. Le décompte des frais d’hébergement peut se faire de différentes manières. Certaines entreprises utilisent un taux forfaitaire par nuitée, tandis que d’autres préfèrent un décompte sur la base de justificatifs.

Une particularité importante dans le décompte des frais d’hébergement est la participation personnelle pour le petit-déjeuner et les autres repas. Souvent, un montant fixe est fixé à cet effet, généralement 5,60 euros pour le petit-déjeuner et 11,20 euros pour le dîner. Ces montants sont pris en charge par le salarié lui-même et doivent être pris en compte en conséquence dans le calcul des frais de déplacement.

Frais de déplacement : une chambre d’hôtel dans des tons terreux.

Le choix de l’hôtel se fait souvent en fonction du budget de l’entreprise et des directives en vigueur pour les voyages d’affaires.

Que ce soit sur terre, sur mer ou dans les airs, les frais de déplacement sont un élément essentiel de la note de frais. Vous pouvez les faire valoir dès que vous voyagez avec un moyen de transport autre que la voiture de société, par exemple en avion ou en train. Les trajets aller-retour, les trajets à destination et, sous certaines conditions, les trajets domicile-travail intermédiaires sont remboursés.

Les frais de déplacement sont généralement calculés soit sur la base d’un forfait kilométrique, soit sur la base d’un taux kilométrique. L’indemnité kilométrique est un montant fixe par kilomètre parcouru et est souvent utilisée pour les voitures privées ou de location. Sinon, vous pouvez utiliser un taux kilométrique qui tient compte des coûts réels par kilomètre, comme pour les courses en taxi.

Outre les grands postes de dépenses d’un voyage d’affaires, il peut y avoir des dépenses plus modestes qui sont souvent négligées : les frais annexes de voyage. Vous devriez pourtant les prendre en compte dans votre note de frais. Il s’agit entre autres de

Entretoise

  • Frais de parking
  • Péages
  • Frais de ferry
  • Frais d’appels téléphoniques professionnels
  • Demandes d’indemnisation en cas d’accident de la route

Entretoise

  • Pourboires
  • Frais de bagages
  • Frais pour les casiers
  • Billets d’entrée pour des événements professionnels
  • Vol de biens professionnels

Frais de déplacement : une route à péage.

Les frais accessoires de voyage comprennent également les frais d’utilisation des autoroutes ou autres routes à péage.

Cependant, il y a aussi des frais pendant un voyage d’affaires que vous ne pouvez pas vous faire rembourser. Il s’agit notamment des amendes pour infractions au code de la route ou autres, ainsi que des frais liés aux équipements supplémentaires de l’hôtel, comme l’utilisation du minibar ou de la télévision payante. Les frais pour les bagages supplémentaires dont vous n’avez pas besoin à des fins professionnelles entrent également dans cette catégorie.

Globalement, vous ne pouvez pas faire figurer dans la note de frais toutes les dépenses personnelles ou les services supplémentaires qui ne sont pas liés au voyage d’affaires.

Un décompte correct des frais de voyage nécessite certaines informations qui doivent impérativement y figurer. Afin d’éviter les erreurs, les demandes de précisions et les retards dans le remboursement des frais de déplacement, vous devez veiller à ce que toutes les données obligatoires nécessaires soient mentionnées dans votre décompte. En font partie

  • Nom de la personne en mission (avec son numéro d’employé, le cas échéant)
  • date et heure de début et de fin du voyage
  • Durée du voyage
  • Raison du voyage
  • Destination du voyage
  • Signature du voyageur

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