Qu’est-ce que le master data management ? #

Par la gestion des données de référence, également appelé gestion des données de base, gestion des données maîtres ou en anglais master data management, on entend la gestion des informations centrales et pertinentes pour l’entreprise. Il s’agit par exemple des données des employés et des clients, des informations sur les produits ou des chiffres clés financiers. Grâce au master data management, vous vous assurez qu’il n’existe qu’un seul ensemble de données de base pour toutes ces informations, qui soit complet, à jour et sans erreur. Vous évitez ainsi les incohérences et augmentez l’efficacité de vos processus commerciaux.

Pourquoi la gestion des données de référence est-elle si importante ? #

Comme la plupart des autres entreprises, vous travaillez certainement avec de nombreuses applications logicielles différentes, comme des systèmes CRM, des outils de gestion de projet, des systèmes de comptabilité, etc. qui sont utilisés dans différents services. Si, par exemple, vous ne centralisez pas les données clients en un seul endroit, mais que vous les stockez séparément dans chaque système, vous créez des silos de données qui sont coupés du reste de l’entreprise.

Une gestion centralisée des données maîtres évite les silos de données

Les jeux de données dans les départements sont alors non seulement isolés, mais aussi redondants et rapidement obsolètes. De plus, ils entrent en contact avec une multitude de personnes qui apportent des modifications et créent leurs propres versions. Dans le pire des cas, ces ensembles de données divergents peuvent conduire à des processus inefficaces, des rapports erronés et des décisions incorrectes.

Obtenez un aperçu des avantages que le master data management peut vous apporter:

Efficacité accrue et absence de redondance

Un outil de gestion des données de référence peut rapprocher et fusionner les données de différents systèmes. Vous évitez ainsi les doublons et les informations incohérentes. En outre, il est nettement plus efficace de n’apporter des modifications qu’à l’ensemble des données de base plutôt que de devoir mettre à jour manuellement des ensembles de données à de nombreux endroits différents.

Réduction des coûts informatiques

En ne gérant qu’un seul ensemble de données de référence, accessible à tous les services, vous évitez les silos de données superflus. En conséquence, vous pouvez remplacer un grand nombre de systèmes différents qui consomment plus de capacité de stockage et de calcul et entraînent des coûts plus élevés qu’une gestion centralisée des données maîtres. Vous économisez ainsi de l’argent.

Analyses et décisions fondées

L’analyse de données erronées ou obsolètes donne des résultats inutilisables. Dans un système de gestion des données de référence, vous trouverez au contraire des données nettoyées et actualisées qui constituent une base fiable pour vos analyses et vos décisions stratégiques. Les outils de BI qui utilisent ces données de base vous permettent d’obtenir des chiffres et des informations fiables pour vos rapports et vos présentations.

Processus commerciaux automatisés et fluides

Des données de référence uniformes, actuelles et correctes permettent des processus fluides, par exemple dans le marketing et la vente. Pensez par exemple à l’envoi de publicités personnalisées à des adresses de clients qui ne sont plus correctes. En revanche, avec des données clients de qualité, vous pouvez accélérer et automatiser le processus lead-to-cash.

Faciliter la mise en œuvre de la protection des données

Vous pouvez vous conformer plus facilement aux exigences légales telles que le RGPD si vous enregistrez toutes les données de manière compréhensible à un endroit central. Par exemple, le RGPD stipule quand vous devez supprimer certaines données. Sans gestion des données de référence, celles-ci peuvent être dispersées dans plusieurs silos de données, ce qui rend la conformité plus difficile.

Qu’est-ce qui fait partie des master data ? #

Les données maîtres sont des données commerciales dont vous avez impérativement besoin pour que les processus de l’entreprise fonctionnent. Il peut s’agir d’informations sur des personnes (par exemple des clients, des employés ou des fournisseurs) et des objets (comme des produits et des actifs).

Les données de référence restent relativement constantes dans le temps et ne changent pas souvent. Par rapport aux données de mouvement à court terme (comme les commandes, les ordres, les paiements), les master data ne représentent généralement qu’une petite partie de toutes les données d’une entreprise. Elles sont cependant d’une grande valeur pour la réussite de votre entreprise.

Tous les départements ont besoin de données de référence

Exemples de données de référence :

  • Fiches clients : Qu’il s’agisse de l’adresse e-mail ou de l’adresse de livraison, des comptes ou de l’historique des achats, tout ce dont vous avez besoin pour le traitement des affaires et des paiements avec les clients est extrêmement important. C’est pourquoi vous devriez extraire ces master data des boutiques en ligne, des systèmes ERP ou CRM et les réunir dans un système de gestion des données de référence.
  • Données de base des employés : Outre les données liées au travail (par exemple le nom, le poste, le diplôme et la date d’embauche), il s’agit de données sensibles telles que la catégorie fiscale, les coordonnées bancaires, la sécurité sociale, la nationalité, la situation familiale et les contacts d’urgence. Conservez ces données de référence du personnel de préférence bien protégées dans une base de données du personnel
  • Données de base des fournisseurs : Il s’agit ici de toutes les données dont vous avez besoin pour des processus d’approvisionnement sans faille. Il peut s’agir de prix et de quantités de livraison convenus par contrat, mais aussi de données relatives au site et à la logistique. En règle générale, un système ERP constitue la source centrale de données pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
  • Données de base des produits : Étant donné que vos données de produits sont pertinentes pour tous les départements (par exemple pour le marketing, les ventes, la logistique et le développement de produits), il est essentiel de disposer d’une base de données centrale et à jour. Cela comprend des numéros de produits uniques, des nombres de pièces et des prix, ainsi que des attributs tels que les dimensions, la couleur et le matériau.
  • Données de base des immobilisations : On entend par là les actifs de votre entreprise, que vous consignez généralement dans une liste d’inventaire . Les actifs matériels peuvent être des biens immobiliers, des machines, des véhicules, du mobilier de bureau ou des ressources financières, les actifs immatériels sont par exemple des brevets ou les données de base de votre entreprise.
  • Lors de achats d’entreprises, de fusions ou de restructurations, le master data management est plus que jamais nécessaire. Dans ces cas, un système de gestion des données de référence vous aide à rapprocher et à harmoniser plusieurs grands ensembles de données.
  • Votre entreprise connaît une croissance dynamique ? Dans ce cas, vous devriez simplifier, accélérer et automatiser les processus grâce à une gestion centralisée des données maîtres!
  • Si votre entreprise est en plein essor et que vous constatez une augmentation rapide du volume de données, une solution de master data management vous permettra d’éliminer le chaos et de le réduire à l’essentiel.
  • Les systèmes parallèles et la gestion des données en double nécessitent des capacités de stockage et de calcul inutilement élevées. Si les systèmes ne sont pas synchronisés entre eux, des silos de données apparaissent en outre, avec tous les problèmes mentionnés ci-dessus. Avec un outil central de gestion des données de référence, vous évitez les redondances et réduisez les coûts.
  • De nombreux services différents ont accès aux master data. C’est pourquoi vous devez vous mettre d’accord sur des directives communes uniformes (par exemple certains formats de données), afin que tout le monde puisse travailler avec les données de base tout en préservant la cohérence des données.

Le master data management représente un cas particulier de la gestion des données, qui se compose elle-même de plusieurs sous-domaines. Les tâches les plus importantes dans la gestion des données sont les suivantes :

  • La gouvernance des données définit les règles, les normes et les responsabilités pour la gestion des données.
  • L’intégration des données permet de rassembler et de synchroniser les données entre différents systèmes.
  • L’assurance qualité des données identifie et met à jour les enregistrements erronés, obsolètes ou incomplets.
  • La modélisation des données structure les données afin de pouvoir les utiliser plus efficacement et plus rapidement.
  • La sécurité des données protège les données sensibles contre tout accès non autorisé ou toute perte.

Pour en savoir plus, consultez notre article de blog sur la gestion des données

Toutes les données de référence suivent un cycle de vie depuis leur création initiale jusqu’à leur archivage et leur suppression :

  1. Création : Définissez les données que vous souhaitez inclure dans l’enregistrement de données de base et les systèmes auxquels il doit être relié. Dans l’outil de gestion des données de base, vous réunissez ensuite les données, vous les rapprochez et vous éliminez les incohérences.

  2. Partage : Quels sont les services et les utilisateurs qui ont accès aux données de base ? Et avec quelles autorisations ? La gestion des données de référence vous permet de contrôler précisément qui peut voir et traiter quelles données.

  3. Maintenance : La maintenance est probablement le processus le plus important du cycle de vie. Pendant cette phase, vous mettez à jour, complétez, corrigez et utilisez les données. Lorsque vous intégrez de nouvelles données dans l’ensemble de données de base, vous devez bien entendu toujours les nettoyer et les adapter. Vous garantissez ainsi la cohérence et la qualité des données de base.

  4. Archivage : Un client a effectué un achat unique il y a un an, un collaborateur a quitté l’entreprise ou vous avez retiré un produit du marché ? Si les données sont obsolètes, vous pouvez les archiver. Les données ne sont alors plus accessibles pour une utilisation active, mais elles ne sont pas non plus supprimées.

  5. Suppression : Le cycle de vie se termine par la suppression définitive des données. Respectez les éventuels délais de suppression (par exemple conformément au RGPD) et supprimez immédiatement les données à caractère personnel si vous le souhaitez.

Conseils pour le master data management

Si vous êtes maintenant convaincu et que vous souhaitez mettre en place un système de gestion des données de référence, vous devriez suivre les conseils suivants :

  1. Analysez votre stock de données actuel : Dans combien de systèmes les données importantes sont-elles stockées ? Où se forment les silos de données ? Identifiez les redondances, les incohérences et les points faibles dans vos structures de données existantes.
  2. Définissez une stratégie et un cadre : Déterminez les données que vous souhaitez gérer de manière centralisée et les processus nécessaires à cet effet. Donnez à votre master data management un cadre ordonné à l’aide de directives de gouvernance des données.
  3. Former vos collaborateurs : Les meilleures stratégies et directives ne servent à rien si la mise en œuvre fait défaut. Sensibilisez votre équipe à l’importance et aux avantages du master data management et expliquez comment chacun peut y contribuer.
  4. Gardez et optimisez vos données de référence en permanence : Contrôlez régulièrement la qualité des données et adaptez les processus de master data management si nécessaire. Pour comparer de grands ensembles de données de base avec d’autres données et examiner automatiquement les concordances ou les divergences, vous pouvez utiliser l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique.
  5. Choisissez un système de gestion des données de référence approprié : Il existe sur le marché de nombreuses solutions spécialisées dans la gestion de données spécifiques, par exemple les données des clients ou des employés. Un système de gestion des données de référence devrait toutefois couvrir de nombreux cas d’utilisation différents et être en mesure de centraliser les données de référence de tous les départements d’une entreprise dans un seul système.
  6. Gérer les master data dans le cloud : Les solutions cloud sont particulièrement adaptées à la gestion des données de référence, car elles sont modulables à souhait et permettent de rompre les silos de données. Vous pouvez ainsi rendre accessible à tous les utilisateurs un ensemble central de données de référence. Un entrepôt de données peut en outre vous aider à rassembler et à nettoyer les données de différents systèmes.

Le master data management avec SeaTable - simple et flexible #

SeaTable est une base de données sans code qui vous facilite grandement la gestion des données de référence. Les enregistrements communs sont une fonctionnalité extrêmement importante à cet égard. Vous pouvez les gérer et les entretenir de manière centralisée afin de toujours disposer, par exemple, des données de référence actuelles des clients ou des employés. Vos services peuvent utiliser les enregistrements dans différents contextes et les adapter de manière flexible à vos besoins. Dès que vous synchronisez, toutes les modifications apportées à l’enregistrement commun sont répercutées sur les enregistrements dépendants, de sorte qu’ils sont à jour partout.

Si vous souhaitez préparer vos master data pour différents groupes d’utilisateurs, le No-Code-App-Builder vous offre également une excellente possibilité. Il vous permet de créer vos propres apps sans connaissances en programmation. Ce faisant, vous avez le pouvoir de décider qui peut voir et traiter quelles données et comment celles-ci sont visualisées. Vous pouvez contrôler les droits d’accès des apps de manière encore plus granulaire que le partage d’ensembles de données communs.

Comme SeaTable n’est pas uniquement conçu pour le master data management, vos services et utilisateurs peuvent développer leurs propres processus dans des espaces de travail et des bases distincts et stocker des informations spécifiques qui vont au-delà des données de base. Les innombrables cas d’application couvrent notamment la gestion informatique , le marketing , la gestion de projet et les ressources humaines .

Un autre avantage qui permet à SeaTable de se distinguer en tant qu’outil de gestion des données de référence est le libre choix du mode de mise à disposition. Profitez du confort et de l’évolutivité de SeaTable Cloud ou gardez le contrôle total et la maîtrise des données avec une installation sur site de SeaTable Server . Dans tous les cas, SeaTable évolue de manière flexible avec votre entreprise.

Inscrivez-vous dès aujourd’hui , utilisez la version de base gratuite et ne payez que pour les fonctions, utilisateurs ou ressources supplémentaires lorsque vous en aurez besoin.

Conclusion : utilisez le master data management comme avantage concurrentiel #

Sans une gestion centralisée des données maîtres, vous risquez d’avoir des informations en double, obsolètes ou contradictoires dans différents systèmes. Avec une gestion des données de référence bien pensée, vous améliorez la situation des données, optimisez vos processus et prenez des décisions mieux fondées. Il s’agit donc de bien plus qu’une simple propreté technique, il s’agit du succès de votre entreprise. Révolutionnez votre master data management avec SeaTable pour préparer votre entreprise à l’avenir et garder une longueur d’avance sur la concurrence.

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