Gestion des biens immobiliers : comment gérer les biens immobiliers de manière numérique

Solutions numériques pour une gestion moderne des biens immobiliers #

La gestion immobilière est une tâche polyvalente qui va bien au-delà du simple entretien des bâtiments. Qu’il s’agisse d’une société de logement communale ou de la délimitation d’une zone industrielle, en tant qu’administrateur d’immeubles, vous veillez à ce que les opérations se déroulent sans problème. De l’achat et de la vente à la gestion des terrains et des biens immobiliers en passant par la location, chaque bien présente ses propres défis.

Dans le secteur public en particulier, la numérisation de la gestion immobilière génère une grande quantité de données, ce qui fait que la protection des données, l’intégration des données et l’optimisation des processus jouent un rôle prépondérant. Pour que vous puissiez malgré tout y voir clair, nous vous montrons dans cet article ce qui est important dans la gestion des biens immobiliers et comment vous pouvez gérer vos bâtiments et vos terrains de manière numérique efficace.

Qu’est-ce que les biens immobiliers ? #

Dans le langage juridique, le terme “immeuble” est défini comme bien matériel immobile, ce qui signifie essentiellement un terrain. Mais que signifie exactement “immeuble” ?

Contrairement à l’acception purement juridique du terme “terrain”, l’immeuble se réfère à plus qu’à la simple surface d’un site. Il comprend en outre toutes les constructions fixes qui s’y trouvent, comme les maisons d’habitation, les bâtiments commerciaux, les usines ou d’autres installations de construction. Par définition, l’immeuble va donc au-delà du simple sol que représente le terrain.

Remarque : Dans la pratique, les termes “immeuble” et “terrain” sont souvent utilisés comme synonymes, mais la distinction exacte est particulièrement importante dans les contextes juridiques ou immobiliers.

Les différents types d’immeubles #

Il existe différents types d’immeubles, qui se distinguent principalement par leur utilisation. Voici un aperçu des types les plus courants dans la gestion des immeubles :

• Immeubles commerciaux : Il s’agit d’hôtels, de restaurants ou de parcs d’activités à usage professionnel.
• Immeubles d’habitation : Il s’agit de biens immobiliers résidentiels tels que des maisons individuelles ou des immeubles collectifs entièrement occupés par des particuliers.
• Immeubles mixtes : Ces biens immobiliers servent à la fois à des fins commerciales et privées, comme les maisons de ville qui ont un magasin ou un cabinet au rez-de-chaussée et des appartements aux étages supérieurs.
• Biens immobiliers spéciaux : il s’agit de biens immobiliers destinés à un usage spécifique, en dehors de l’usage résidentiel ou commercial habituel, comme les services touristiques, médicaux ou de loisirs.

Les contraintes juridiques dans la gestion immobilière #

Dans le domaine de la gestion immobilière, il existe différentes exigences légales à respecter. Si vous ne les respectez pas, vous vous exposez par conséquent à des conséquences - des amendes et des demandes de dommages et intérêts aux réductions de loyer en passant par les arrêts de travaux. Les trois domaines juridiques importants dont vous devez tenir compte sont le droit de la location, le droit de la construction et le droit de la protection des données :

Droit de bail #

Si vos biens immobiliers sont loués, il est indispensable de respecter les dispositions légales en matière de droit de bail. Cela commence par des contrats de location rédigés conformément à la loi, qui devraient contenir des dispositions claires sur le loyer, les charges et la caution. De même, le respect des plafonds de loyer régionaux est très important pour ne pas avoir de problèmes juridiques. D’autres aspects importants comprennent des délais de résiliation juridiquement corrects ainsi que la gestion des défauts de location, pour lesquels vos locataires peuvent, dans le pire des cas, bénéficier de réductions de loyer.

Droit de la construction #

Si vous prévoyez des modifications de construction sur vos biens immobiliers, le droit de la construction est un facteur décisif. Il est impératif d’obtenir les permis de construire nécessaires, surtout pour les nouvelles constructions ou les transformations importantes. Le traitement respectueux des terrains voisins est également réglementé - des règles strictes s’appliquent ici en matière de distances et de droits et obligations communs. En outre, en cas de transformation d’un bâtiment ancien, il faut toujours prévoir la protection des monuments historiques, car celle-ci impose des exigences particulières en matière de rénovation.

Protection des données #

La protection des données est un domaine important de la gestion immobilière qui n’apparaît souvent pas immédiatement. En particulier dans le service public ou dans les grandes unités administratives, vous devez gérer les données des locataires et des propriétaires conformément au RGPD. Cela signifie que vous ne pouvez collecter des données à caractère personnel qu’avec leur consentement et les stocker en toute sécurité. Une protection efficace contre l’accès non autorisé à ces données est indispensable pour éviter à la fois les conséquences juridiques et la perte de confiance.

Quand pouvez-vous confier la gestion de votre bien immobilier à des personnes externes ? #

La gestion des biens immobiliers peut être très complexe et nécessiter beaucoup de ressources, notamment lorsqu’il s’agit de portefeuilles immobiliers importants ou de besoins spécifiques. Dans certains cas, il vaut la peine de confier cette tâche à des experts externes. C’est notamment le cas lorsque des compétences spécifiques sont requises, par exemple en matière de respect des règles de construction. Un gestionnaire externe peut non seulement minimiser les risques juridiques pour vous, mais aussi garantir une gestion plus efficace. Cela est particulièrement pertinent lorsque le personnel interne n’est pas suffisant ou que votre équipe doit se concentrer sur d’autres tâches.

L’externalisation offre en outre souvent l’avantage d’une gestion des urgences 24h/24 et 7j/7, qui peut réagir rapidement et de manière professionnelle en cas de problème - un élément important pour minimiser les pannes ou les dysfonctionnements. En outre, les gestionnaires externes ont souvent un vaste réseau de prestataires de services, ce qui vous permet d’accéder plus facilement à des artisans fiables et à des professionnels spécialisés.

Gestion immobilière et service public #

La gestion immobilière dans le secteur public représente un défi particulier, qui implique à la fois des responsabilités et d’énormes possibilités. Les institutions publiques gèrent souvent un large éventail de terrains et de biens immobiliers - des bâtiments historiques aux complexes administratifs modernes, en passant par les marchés et les terrains de jeux. Cette diversité exige une gestion réfléchie et efficace, qui va bien au-delà de la simple maintenance.

Cette responsabilité incombe généralement aux services immobiliers des municipalités. Ces offices sont responsables de l’achat, de la vente et de la location des biens immobiliers municipaux. Ils prennent en charge la gestion et l’entretien des biens immobiliers qui sont importants à la fois pour des raisons publiques et pour les citoyens. L’administration des biens immobiliers dans le secteur public est confrontée à la nécessité de concilier l’efficacité économique et l’intérêt général.

Contrairement aux gestionnaires immobiliers privés, ils doivent non seulement travailler de manière rentable, mais également tenir compte des intérêts de la société. Les processus de décision, tels que la vente ou la réaffectation de biens immobiliers, sont souvent longs, car ils sont soumis à des procédures d’approbation politique. À cela s’ajoute l’obligation de transparence, car toute décision d’intérêt public doit être compréhensible. Ces facteurs compliquent la gestion par rapport au secteur privé et la rendent nettement plus complexe.

Les tâches liées à la gestion des immeubles #

Les tâches d’une régie immobilière sont variées et requièrent un savoir-faire à la fois technique et commercial. Elle est le lien entre les propriétaires, les locataires, les prestataires de services et les autorités. Son objectif est d’assurer le bon fonctionnement des biens immobiliers et de préserver leur valeur à long terme. Mais quelles sont les tâches concrètes d’une gérance immobilière ?

• Acquisition, vente et gestion : Dans les régies immobilières communales en particulier, tous les aspects de l’achat et de la vente de terrains bâtis et non bâtis font partie du processus de gestion. La location et l’affermage de terrains communaux, par exemple pour des manifestations telles que des fêtes et des marchés, en font également partie.
• Entretien et maintenance : L’une des tâches centrales de l’administration des biens immobiliers est le suivi technique des immeubles. Il s’agit avant tout de maintenir l’état de construction des bâtiments et de s’assurer que toutes les installations techniques, telles que les chauffages ou les dispositifs de protection contre les incendies, fonctionnent parfaitement.
• Conserver un œil sur les finances : Le volet commercial de la gestion immobilière est tout aussi important que le volet technique. Il s’agit ici de tous les aspects financiers liés à l’immeuble. Cela comprend entre autres la gestion des loyers, la comptabilité et l’établissement des décomptes de charges.
• Contrats et sécurité juridique : Une régie immobilière s’occupe également des questions juridiques. Elle établit et vérifie les contrats de location, veille à leur respect et se charge de la médiation entre les locataires et les propriétaires en cas de litige. En outre, la gérance s’assure que l’immeuble répond à toutes les exigences légales, comme par exemple les prescriptions en matière de protection contre les incendies.
• Éviter les logements vacants : La gérance joue un rôle important lorsqu’il s’agit d’éviter les logements vacants et de commercialiser les biens immobiliers de manière optimale. Elle organise des visites, rédige des exposés et négocie les contrats de location. L’analyse du marché en fait également partie : La gestion surveille les prix actuels des loyers et, si nécessaire, adapte les conditions afin de s’assurer que le bien immobilier reste compétitif.
• Développement durable et efficacité énergétique : Une gestion immobilière moderne accorde de plus en plus d’importance aux aspects environnementaux et à l’efficacité énergétique. Elle encourage les mesures qui permettent de réduire la consommation d’énergie de l’immeuble à long terme et de diminuer l’empreinte écologique. La gérance peut par exemple organiser l’installation de panneaux solaires sur le toit de l’immeuble ou encourager le remplacement des anciens systèmes de chauffage par des modèles plus efficaces sur le plan énergétique.

Gestion numérique des immeubles avec SeaTable #

La gestion d’immeubles peut être une tâche complexe et chronophage, surtout si vous gérez plusieurs immeubles en même temps. Avec SeaTable, vous pouvez organiser vos immeubles de manière numérique et efficace tout en gardant une vue d’ensemble. Grâce à la structure flexible de la plate-forme sans code , vous pouvez reproduire vos processus individuels exactement comme vous le souhaitez. De plus, toutes les données pertinentes peuvent être enregistrées et gérées de manière sûre et centralisée au même endroit.

L’un des principaux avantages de SeaTable est la possibilité d’attribuer des droits d’accès individuels. Cela signifie que vous pouvez définir pour chaque immeuble qui peut consulter quelles données. Si vous gérez plusieurs propriétés, il est essentiel que les données de chaque propriété soient séparées les unes des autres. SeaTable vous permet d’organiser toutes les propriétés dans une seule base de données sans code, sans que personne ne puisse consulter les autres projets sans autorisation. Vous garantissez ainsi la protection des données et répondez aux exigences du RGPD.

SeaTable vous offre également la flexibilité de stocker vos données soit dans le nuage soit sur site . Vous pouvez ainsi décider de la solution la mieux adaptée à vos besoins, que vous préfériez le confort d’une solution basée sur le cloud ou que vous préfériez héberger vos données sur vos propres serveurs.

Le modèle gratuit de SeaTable vous permet de gérer sans effort plusieurs biens immobiliers, qu’il s’agisse de maisons d’habitation, de terrains ou de propriétés commerciales. Vous pouvez ainsi voir en un coup d’œil quels biens immobiliers sont loués, quand le prochain loyer doit être payé ou si une commande d’entretien est en cours. Pour chaque bien immobilier, vous pouvez saisir des données telles que la surface, l’année de construction et l’adresse. Vous pouvez même déposer des photos, des plans et des certificats énergétiques des biens ou gérer les contrats de manière numérique. La structure claire permet de ne rien perdre et facilite grandement les tâches quotidiennes, qu’il s’agisse d’un petit portefeuille ou d’une multitude de biens immobiliers.

Pour utiliser SeaTable, il vous suffit de vous inscrire gratuitement . Vous pouvez ensuite ajouter le modèle à votre base et le compléter avec vos propres données.

Questions fréquentes #

TAGS: Administration Publique