Les réunions d’équipe sont un élément essentiel de la vie professionnelle quotidienne. Les projets doivent être coordonnés, les textes validés et les décisions prises. Car sans communication régulière, rien n’avance. C’est pourquoi les réunions sont souvent inscrites dans l’agenda des travailleurs : Ils passent plus de 15 heures par mois en réunions de toutes sortes - mais celles-ci ne sont souvent pas très fructueuses. Le manque d’efficacité, et donc le gaspillage d’un temps de travail précieux, peut être un énorme problème dans les cultures de réunion.

Découvrez dans cet article comment concevoir des réunions d’équipe efficaces et lutter contre le gaspillage des capacités.

Réunions d’équipe : des dévoreurs de temps nécessaires #

Les réunions sont importantes pour garantir une communication équilibrée et un flux constant de projets, dont découlent des résultats fructueux. La concertation régulière au sein de l’équipe est donc obligatoire pour assurer le bon déroulement du travail et la collaboration. Mais pourquoi les réunions sont-elles si souvent improductives ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les réunions d’équipe sont inefficaces - sans parler des petites conversations et des discussions autour d’un café. Voici le top 6 de notre shitlist :

  1. Personne ne sait vraiment de quoi il s’agit.
  2. Personne ne s’est préparé.
  3. Certains participants ont oublié la réunion ou sont arrivés en retard.
  4. On discute de sujets qui n’ont rien à faire en réunion.
  5. Il y a une personne qui parle trop et qui fait des monologues.
  6. Lors de la réunion, aucun ordre du jour n’est fixé et aucune décision n’est prise.

Vous avez certainement déjà vécu l’un des points mentionnés ici. Les points 4 à 6 sont plutôt des choses que vous pouvez réguler par la modération. Pour cela, il faut qu’une personne prenne le lead et intervienne dès que la discussion ne porte plus sur l’essentiel.

Les points 1 à 3 sont toutefois de nature organisationnelle, vous pouvez donc parfaitement les éviter à l’avance. Pour que chacun sache clairement de quoi il sera question lors d’une réunion, vous devez avoir défini les objectifs et l’ordre du jour de la réunion d’équipe dès l’invitation au rendez-vous.

Ce n’est qu’avec un ordre du jour que les participants peuvent se préparer efficacement à la réunion d’équipe ou peut-être se rendre compte très tôt qu’ils n’ont actuellement rien à apporter au sujet. Vous éviterez ainsi une perte de temps de tous les côtés ! De plus, les objectifs et l’ordre du jour vous aident à ne pas trop vous écarter du sujet et à ne pas perdre le fameux fil rouge.

Avec SeaTable, vous avez la possibilité d’éviter ce problème : Notre logiciel est si flexible qu’il vous permet de planifier, d’organiser et de documenter des réunions de manière structurée. Toutes les dates, tous les thèmes et tous les participants sont accessibles de manière transparente et structurée au même endroit. Ainsi, vos réunions sont efficaces et portent leurs fruits.

Notre solution logicielle commence par l’agenda et permet une gestion complète et structurée des rendez-vous et des données. Elle permet également de documenter les réunions et d’en assurer le suivi. Ci-dessous, nous vous expliquons exactement comment utiliser notre modèle créé par nos soins et quelles fonctionnalités vous attendent.

Cliquez ici pour accéder directement au modèle de réunion d’équipe.

Lors des réunions, il est important de planifier à l’avance les contenus à discuter. Sans préparation des contenus, la réunion est sans plan, chaotique et aussi inutile, car l’objectif des réunions n’est pas seulement de se concerter, mais aussi de progresser dans les projets. Des décisions doivent être prises pour obtenir des résultats. Si ce n’est pas le cas, la réunion a complètement raté son objectif.

Avec SeaTable, vous disposez d’un lieu central où toutes les étapes de la planification peuvent être effectuées. Vous pouvez y dater les réunions d’équipe, inviter les participants et créer à l’avance un ordre du jour et des tableaux thématiques. Le procès-verbal de la réunion et d’autres documents importants sont ensuite directement déposés dans le tableau, de sorte que les collègues empêchés puissent être informés des résultats de la réunion. Le dépôt des procès-verbaux sert aussi en même temps à documenter les étapes de travail, les idées et les accords - ainsi, rien ne se perd et vous avez tout noir sur blanc.

Mais reprenons depuis le début : nous commençons par la vue d’ensemble des tableaux du modèle, dans laquelle les réunions sont listées. Certaines informations importantes sont déjà inscrites ici. Vous inscrivez le nom de la réunion dans la première colonne, afin que chacun sache exactement de quoi il s’agit. Si l’on est particulièrement précis à ce niveau, de nombreuses questions seront résolues à l’avance.

Nous avons conçu notre modèle de manière simple et facile. Vous trouverez dans un tableau tous les paramètres importants pour planifier et organiser une réunion. La première étape consiste à définir un titre concis et pertinent pour la réunion, comme par exemple “Brainstorming sur la campagne de Noël 2022”. Ainsi, chaque participant invité sait déjà de quoi il s’agit en gros.

La colonne des dates permet de définir à l’étape suivante le jour et l’heure de début et de fin de la réunion. La colonne de formules qui suit calcule automatiquement la durée de la réunion, afin que tous sachent d’un coup d’œil combien de temps ils doivent prévoir. Dans la colonne “Employees”, vous indiquez tous les collaborateurs qui doivent participer à la réunion. Tous les collaborateurs reçoivent alors une notification automatique, ce que nous expliquons plus en détail ci-dessous.

Gérer les réunions d’équipe avec SeaTable

L’étape suivante consiste à définir la salle dans laquelle la réunion aura lieu. Les salles sont clairement séparées par des couleurs, de sorte qu’il est facile de savoir où se réunir. La colonne suivante illustre une partie particulièrement importante de la préparation et du suivi : L’agenda. Comme SeaTable est aussi une base de données, tous les thèmes, fichiers et comptes rendus peuvent être directement déposés sur place et traités de manière synchrone. Chaque utilisateur autorisé peut travailler dans la base en même temps que d’autres utilisateurs et y inscrire par exemple des sujets importants.

Dans la colonne de l’agenda, tous les utilisateurs peuvent inscrire à l’avance les thèmes qu’ils souhaitent aborder et nommer ainsi les points importants qui seront discutés lors de la réunion. En même temps, l’agenda fait office d’aide au protocole, voire de protocole tout court : En effet, toutes les modifications qui y sont apportées sont immédiatement affichées sur les ordinateurs portables des autres participants dès qu’ils ont ouvert la base. Travailler de manière collaborative sans créer un fouillis de versions de fichiers est un énorme soulagement dans le travail quotidien et simplifie la complexité des processus de concertation.

L’agenda aide également à se préparer de manière adéquate à la réunion. Il suffit d’y jeter un coup d’œil pour s’informer sur les thèmes et peut-être rechercher des informations ou des fichiers dont on aura besoin plus tard. Il aide également à faire le suivi et à rédiger un compte rendu qui peut être téléchargé ultérieurement dans la colonne des fichiers. C’est utile pour tous ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion ou qui souhaitent relire quelque chose.

La fonction de chat rend les e-mails superflus

La fonction de chat dans chaque ligne, c’est-à-dire dans chaque réunion d’équipe individuelle, permet une communication simple et légère qui rend tout e-mail superflu. En ouvrant une ligne (en cliquant sur les petites flèches bleues à gauche de la ligne), une vue globale de la réunion s’ouvre. À droite se trouve le chat, dans lequel vous pouvez facilement ajouter des collaborateurs et écrire des messages importants, comme par exemple que le collaborateur Müller doit télécharger la présentation intermédiaire avec la rétrospective de l’année.

Le collaborateur tagué reçoit une notification automatique par e-mail du message de chat et peut ensuite y répondre facilement dans le chat lui-même. Il est ainsi possible de clarifier des questions, de collecter du matériel ou d’échanger d’autres informations importantes à l’avance. Tout est collecté de manière transparente et compréhensible, de sorte que tout le monde est impliqué et que les responsabilités sont clairement délimitées.

Avec SeaTable, vous pouvez représenter l’ensemble de vos réunions d’équipe en un seul endroit.

La création de différentes vues est l’un des avantages pratiques de SeaTable par rapport aux autres tableurs.

Les vues personnalisées permettent de mieux s’organiser

Créez autant de vues que vous le souhaitez et organisez-les en fonction de vos besoins en matière de données. Les paramètres de la vue d’origine restent inchangés. Un seul ensemble de données, mais des centaines de possibilités d’affichage : C’est possible avec SeaTable.

Dans notre exemple, nous avons créé une vue séparée pour chaque collaborateur et défini, à l’aide de la règle de filtrage, que seuls les rendez-vous dans lesquels M. Müller, par exemple, apparaît également, soient affichés. Il sait ainsi quelles réunions sont prévues prochainement et comment il doit s’y préparer. Il peut concevoir lui-même la vue, la filtrer, la regrouper et la trier de la manière qui lui convient le mieux.

Les vues sont encore importantes pour le plug-in de calendrier et sont sur le point d’être utilisées. Si vous créez encore une vue pour chaque pièce, par exemple

3. toutes les réunions d’équipe en un coup d’œil : Avec le plug-in de calendrier #

SeaTable est également équipé d’un plug-in de calendrier. Il est possible d’y intégrer des rendez-vous de toutes sortes afin de garder une bonne vue d’ensemble. Pour l’affichage général des réunions, il suffit de sélectionner cet affichage dans le plug-in de calendrier et de régler tous les paramètres en fonction de vos besoins.

Toutes les réunions sont visibles dans le calendrier

Nous avons donc catégorisé les salles dans des colonnes à sélection unique, car nous pouvons définir ici différentes couleurs par salle. Dans le plug-in de calendrier, cela présente l’avantage que les différentes réunions d’équipe peuvent être représentées par des couleurs correspondant exactement au schéma de couleurs des salles. Par exemple, si vous voulez créer une autre réunion le 20 octobre à la même heure, vous verrez directement qu’elle ne peut pas avoir lieu dans la salle de réunion bleue.

Vues dans le calendrier

Les vues créées sont maintenant utilisées dans le plug-in. Pour cela, il suffit de sélectionner la vue du collaborateur ou de la salle qui doit être affichée dans le calendrier. Ainsi, chaque collaborateur a sa propre vue du calendrier, dans laquelle toutes ses réunions sont enregistrées. Il en va de même pour l’aperçu de la salle : avec un filtre, seuls les rendez-vous qui ont lieu dans cette salle sont affichés dans la vue de la salle EG R002. Pour trouver une salle libre lors de la planification d’une réunion, il est possible de créer et de réserver directement un rendez-vous via la vue.

Ainsi, il n’y a plus de doublons dans les rendez-vous et tout le monde a un point de repère visuel pour les rendez-vous.

Comme mentionné plus haut, SeaTable offre avec les règles de notification une solution idéale pour simplifier la communication et réduire l’envoi d’e-mails. Cela permet de gagner du temps et d’économiser la boîte aux lettres électronique, déjà bien remplie. Nous avons créé deux règles de notification : La première informe tous les membres invités qu’ils ont été ajoutés à une réunion d’équipe. En un clic, ils accèdent alors directement à la base et peuvent s’informer sur la réunion.

La deuxième règle est une notification de rappel qui a été paramétrée avec une date limite. Un jour avant le début de la réunion d’équipe (sélectionnable avec la colonne “Début”), une notification est envoyée à tous les membres invités afin qu’ils n’oublient pas la réunion. Une seule notification est envoyée, mais vous pouvez par exemple aussi définir des notifications toutes les heures. Cela permet de rappeler à tous la réunion à venir et de se préparer à temps pour tous les sujets.

Comme vous pouvez le constater : Avec SeaTable, l’organisation et la tenue de réunions ne sont pas un casse-tête. La préparation optimale se fait grâce aux règles de notification, aux vues personnalisées, à la fonction de chat et à l’agenda, tandis que lors de la réalisation, l’agenda invite à la collaboration. Pour le suivi, tous les détails importants sont listés et enregistrés dans la base, de sorte que tout peut être suivi et relu à tout moment. Ainsi, vous ne manquerez plus aucune réunion !

Testez notre modèle dès aujourd’hui et inscrivez-vous gratuitement.

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