Qu’est-ce qu’un SIRH ? #

Un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est une solution logicielle qui vous permet de saisir, de stocker et de gérer les données des employés de votre entreprise. Dans tous les cas, un SIRH doit couvrir les fonctions et processus de base nécessaires à une gestion fluide du personnel. Il s’agit entre autres

  • la gestion des données des employés et des dossiers du personnel
  • planification de l’affectation du personnel et saisie des temps
  • demandes de congés et arrêts maladie
  • Payroll / gestion de la paie
  • Assurances sociales et avantages sociaux
  • Rapports et analyses

Un SIRH simplifie de nombreux processus administratifs du personnel

Qu’est-ce qui différencie un SIRH d’un SGRH ? #

Comme les logiciels de gestion du personnel sont souvent des solutions tout-en-un classiques, les différences entre un système de gestion des RH et un SIRH ne sont pas évidentes au premier coup d’œil. C’est pourquoi ces termes sont souvent utilisés à tort comme synonymes. Or, un SIRH se réfère uniquement à l’administration des collaborateurs existants et aux processus de base, qui sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

Un Système de gestion des ressources humaines (Human Resources Management System, HRMS) va nettement plus loin. Pour simplifier, un système de gestion RH comprend toutes les fonctions d’un SIRH et même au-delà :

  • Recrutement et gestion des candidats
  • Onboarding et Offboarding
  • Fidélisation et satisfaction des collaborateurs

En outre, on parle parfois de gestion du capital humain (HCM). Celui-ci intègre, en plus du système de gestion / d’information RH, d’autres processus à un niveau stratégique, comme par exemple

  • la gestion des talents et les parcours de carrière
  • Gestion de la rémunération
  • Développement du personnel et formation continue

Graphique HRIS vs. HMRS

Selon le fournisseur, l’étendue des fonctions du logiciel de gestion du personnel varie considérablement. Lors du choix de votre logiciel de gestion RH, faites donc attention aux fonctions dont vous avez besoin. Alors qu’un SIRH convainc par une simple base de données des collaborateurs pour les processus administratifs quotidiens, un SGRH apporte des fonctions plus complexes pour la planification (qualitative) du personnel.

En substance, un SIRH vous offre la possibilité d’organiser plus efficacement les processus de votre service du personnel et de prendre des décisions basées sur des données. En effet, le service du personnel est, avec la comptabilité, l’un des services les plus administratifs de toute entreprise. C’est pourquoi vous êtes non seulement confronté à une énorme quantité de bureaucratie et de documents, mais vous gérez également des informations particulièrement précieuses et sensibles sur vos employés et vos candidats.

Un SIRH permet généralement aux employés d’accéder à certains systèmes numériques pour l’enregistrement des heures de travail, la planification des congés et l’enregistrement des maladies. Cela signifie qu’ils peuvent saisir eux-mêmes leurs données et télécharger des documents, ce qui allège la charge de travail du service du personnel. Par le biais de cette base de données RH, vous pouvez en outre mettre à la disposition de vos employés, dans l’esprit du Employee Self Service, des bulletins de salaire, des formulaires pour certaines demandes ainsi que du matériel d’information et des check-lists concernant certains processus tels que l’onboarding et l’offboarding.

Un système d’information moderne sur les ressources humaines peut également automatiser les flux de travail, intégrer le feedback et agréger les données pour le reporting. Grâce à la synchronisation en temps réel, aux interfaces utilisateur intuitives et aux fonctions flexibles, les SIRH modernes permettent aujourd’hui de travailler de manière extrêmement efficace, productive et agile.

Comme un SIRH contient des informations personnelles sensibles, les exigences en matière de sécurité et de contrôle d’accès sont élevées. Les données sont généralement stockées dans une base de données RH centrale. L’accès aux données est généralement défini par des rôles ou des droits d’accès individuels.

Qu’est-ce qu’une base de données RH ? #

Une base de données RH est un système informatique permettant de stocker, d’agréger et d’analyser les données des employés.

Les points suivants doivent être garantis à cet égard :

  • respect de toutes les dispositions légales en matière de protection des données (par ex. RGPD)
  • Confidentialité des données du personnel et protection contre toute lecture non autorisée
  • Sauvegarde fiable des données et protection contre la perte de données
  • Authentification de l’utilisateur
  • Intégrité des données et protection contre la falsification
  • Traçabilité de la saisie des données et historique des modifications
  • Suppression des données expirées dans les délais impartis

Auparavant, les logiciels SIRH étaient presque toujours utilisés sur site , ce qui signifie qu’ils fonctionnaient sur place, sur la propre infrastructure technique de l’entreprise. Aujourd’hui, le logiciel de gestion RH se trouve souvent dans le cloud . Cela présente le grand avantage que vous et vos collaborateurs pouvez accéder à toutes les données à tout moment et de partout.

Avec une base de données RH, vous et vos collaborateurs êtes parfaitement connectés

Un système d’information des ressources humaines présente des avantages qui vont bien au-delà des possibilités offertes par une base de données des employés Excel. En voici les principaux :

Accès central et actualité

Aujourd’hui encore, de nombreux services du personnel collectent les données des collaborateurs dans des tableaux Excel ou classent les documents dans des classeurs classiques. Avec un SIRH, en revanche, vous pouvez enregistrer numériquement toutes les données et tous les documents pertinents concernant les collaborateurs dans une base de données RH centrale. Vous et vos collaborateurs (avec l’autorisation correspondante) avez ainsi accès à tout moment et de manière ciblée à l’état actuel. Les listes Excel obsolètes et le chaos des données appartiennent enfin au passé ! De plus, les données sont sauvegardées dans le système de gestion RH, même en cas de perte d’un téléphone portable ou d’un ordinateur portable de l’entreprise.

Un effort minimal grâce à l'automatisation

Dans une base de données Excel des employés, vous devez saisir manuellement toutes les données ou les copier dans tous les sens, alors qu’un système d’information sur les ressources humaines synchronise et met à jour automatiquement les données pour tous dès qu’un membre de l’équipe apporte des modifications. Grâce aux automatismes que vous avez définis, vous pouvez par exemple approuver les demandes de congé en appuyant sur un seul bouton ou envoyer un e-mail de confirmation préétabli à un collaborateur malade, y compris un message de “bon rétablissement”. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les processus manuels sources d’erreurs.

Réduction des coûts

Grâce à des processus numériques et automatisés, vous et vos collaborateurs pouvez travailler plus rapidement, plus efficacement et surtout à moindre coût, car vous économisez un temps de travail précieux ainsi que des frais de papier et d’impression. Même si vous avez jusqu’à présent confié la comptabilité du personnel à un prestataire de services externe, un système d’information sur les ressources humaines peut vous aider à économiser de l’argent grâce à des processus internes. D’un autre côté, un SIRH engendre naturellement des coûts, qui se composent souvent de frais d’utilisation mensuels par membre de l’équipe. Mais en fin de compte, le rapport coûts/bénéfices devrait être positif.

Une vue d'ensemble parfaite

Un SIRH vous donne une vue d’ensemble fondée sur les données de vos collaborateurs. Dans les dossiers numériques du personnel, vous pouvez enregistrer de manière compacte tous les documents et informations. La plupart du temps, il existe un calendrier général, de sorte que vous et vos collaborateurs soyez toujours informés de toutes les absences, congés et arrêts maladie. C’est tout aussi important pour la planification du personnel. Dans un bon système de gestion RH, les analyses statistiques sont un jeu d’enfant. Répondez en un clin d’œil à des questions telles que : Quel était le taux d’absentéisme en octobre ? Combien d’embauches et de départs ont eu lieu au cours des deux dernières années ? Et quelles sont les prévisions de frais de personnel pour l’année à venir ?

Autodétermination et transparence élevées

La plupart du temps, les employés ont la possibilité de gérer leurs propres données dans un SIRH. Laissez vos employés gérer eux-mêmes autant de processus RH que possible, par exemple mettre à jour leurs données personnelles, faire des demandes de congé ou télécharger des fiches de paie. Cela allège la charge de travail de votre service du personnel et constitue une situation gagnant-gagnant pour toutes les parties concernées. Une base de données RH dans le sens d’une vue d’ensemble interne des collaborateurs conduit en outre à une plus grande transparence, car chacun sait à qui il peut s’adresser pour une demande particulière. Ces informations visibles par tous peuvent être par exemple le poste et le service exacts, les projets antérieurs, l’adresse e-mail professionnelle ou le numéro de téléphone portable de l’entreprise d’une personne.

SeaTable est une base de données sans code qui convient parfaitement comme logiciel de gestion RH dans le cloud ou sur site. SeaTable offre une flexibilité et une évolutivité maximales - vous décidez vous-même de la manière dont vous souhaitez que vos processus soient représentés dans le logiciel et des fonctions dont vous avez besoin pour cela.

Par exemple, vous pouvez commencer par un modèle d’annuaire des employés , qui représente une base de données RH dans sa forme la plus simple.

SIRH : Base de données des employés avec profils

Il s’agit d’un répertoire interne d’employés contenant des informations visibles par tous dans l’entreprise. Vous pourriez par exemple utiliser une telle liste d’employés pour les profils dans le système d’information du personnel ou pour créer des cartes de visite.

Vous pouvez ensuite développer votre base de données RH à votre guise avec d’autres tableaux et fonctions. Que diriez-vous par exemple d’un [compte de temps de travail] interactif (/fr/modele/recording-working-time/) pour enregistrer toutes les présences, les congés et les maladies ? Ou encore des dossiers personnels numériques dans lesquels tous les certificats, CV et bulletins de salaire peuvent être consultés ?

Au-delà des fonctions d’un SIRH, SeaTable vous permet également de mettre en œuvre le recrutement, la gestion des candidats et l’onboarding. Même le développement du personnel et la formation peuvent être organisés dans SeaTable. En tant que base de données RH allemande, SeaTable répond aux normes de protection des données les plus strictes (RGPD) et stocke toutes les données en toute sécurité dans des centres de données allemands. Il est donc difficile de croire que ce logiciel de gestion du personnel à part entière est gratuit.

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