Qu’il s’agisse de camions, de bus ou de voitures de service classiques, la gestion d’une flotte de véhicules est une tâche polyvalente pour les entreprises de toutes tailles, qui nécessite de prendre en compte un certain nombre d’éléments. C’est pourquoi l’article suivant a pour but de vous aider à répondre à toutes vos questions concernant la gestion de votre parc automobile.

Qu’est-ce qu’un parc de véhicules ? #

Le parc automobile ou la flotte de votre entreprise comprend tous les véhicules qui se trouvent dans votre inventaire . Il s’agit le plus souvent de voitures de société classiques. Mais il peut également s’agir de véhicules spéciaux : Bus et trains, camions, véhicules de chantier, chariots élévateurs, tracteurs ou autres véhicules.

Gestion de la flotte de véhicules

Il existe deux types de véhicules dans la gestion de parc automobile :

  • Véhicules de pool que plusieurs personnes peuvent utiliser
  • Véhicules de société conduits par une seule personne

Qu’est-ce que la gestion de parc automobile ? #

La gestion de parc automobile comprend l’organisation complète de votre flotte de véhicules , de l’acquisition à la cession en passant par l’entretien. Une gestion de flotte sans faille garantit en outre la rentabilité et le maintien de votre activité. Pour cela, vous devez entretenir les véhicules existants, les maintenir en état et les faire réparer si nécessaire. Pour que votre flotte de véhicules soit immobilisée le moins possible, vous devez la gérer efficacement et ancrer des processus fixes de gestion de la flotte.

Toute entreprise possédant des véhicules d’entreprise devrait disposer d’un système efficace de gestion de son parc automobile. Peu importe que les véhicules soient utilisés pour le transport de marchandises ou comme voitures de service pour les déplacements professionnels. Les véhicules utilitaires tels que les ambulances, les excavateurs et les tracteurs font également partie des cas d’application.

La charge de travail liée à la gestion de votre flotte dépend entièrement de la taille de votre parc automobile et de l ’ utilisation que vous faites des véhicules dans votre entreprise. Les entreprises de transport qui coordonnent chaque jour des centaines de véhicules et qui dépendent d’un fonctionnement sans faille pour leur succès commercial organiseront certainement leur gestion de flotte différemment des entreprises qui n’ont besoin de leur parc automobile que pour les déplacements professionnels de leurs collaborateurs.

L’objectif de la gestion de flotte (tant publique que privée) est de rendre tous les processus impliquant des véhicules aussi efficaces et rentables que possible. Cela comprend les coûts d’acquisition , les coûts d’exploitation , mais aussi l’entretien et les réparations . Une autre tâche importante est l’ attribution et la réservation des véhicules sans problème et sans complications. Vous pouvez par exemple utiliser des systèmes de réservation numériques pour faciliter la remise et garantir une documentation complète.

Clé de voiture pour la remise du véhicule

Qu’est-ce qui fait partie de la gestion de la flotte de véhicules ? #

  • Examen des besoins, achat et financement des véhicules
  • Gestion des documents relatifs aux véhicules (cartes grises, contrats de vente, assurances, etc.)
  • Réservation, attribution et, le cas échéant, planification de l’itinéraire
  • Restitution et ravitaillement des véhicules
  • commander et surveiller les réparations et les inspections
  • Respect des dispositions légales (par exemple, contrôle du permis de conduire des conducteurs)

Voyons maintenant en détail différents aspects et conseils de gestion de flotte.

De combien de véhicules votre entreprise a-t-elle besoin ? Avec la gestion de la flotte, vous veillez à ce qu’un nombre suffisant de véhicules soit disponible au bon endroit, chaque fois que cela est nécessaire. Le nombre de collaborateurs disposant d’un véhicule de service ou le nombre de véhicules utilitaires qui doivent être utilisés en même temps pour remplir certaines missions peuvent être de bons indicateurs.

Parc de véhicules

L’image que vous voulez donner est également importante dans la gestion de la flotte. Les voitures de luxe, par exemple pour la direction, peuvent certes symboliser un certain statut vis-à-vis de l’extérieur, mais avoir un effet prétentieux sur vos propres collaborateurs et clients. La plupart du temps, la taille des véhicules s’accompagne d’une consommation de carburant élevée : à l’heure du tournant de la mobilité, l’utilisation de véhicules plus petits plutôt que de véhicules gourmands en carburant dans votre parc automobile est donc un aspect à la fois financier et stratégique.

L’e-mobilité et les émissions de CO₂ sont des points qui ont pris une certaine importance dans l’opinion publique grâce aux discours sociaux et politiques et qui créent une attente chez les collaborateurs et les clients. C’est pourquoi vous devriez garder à l’esprit les thèmes de l’environnement et de la durabilité dans la gestion de votre parc automobile. Pour les trajets courts, vous pouvez par exemple utiliser de petits véhicules électriques afin de préserver l’environnement et les ressources.

Lors de l’achat d’un véhicule, vous devez bien entendu réfléchir au financement. Il n’y a pas de réponse toute faite à la question de savoir si l’achat ou le leasing est la meilleure option. L’un des avantages du leasing est que vous devez immobiliser moins de capital, alors que vous êtes propriétaire des véhicules après les avoir achetés.

Les frais administratifs sont généralement moins élevés avec le leasing, car de nombreuses sociétés de location de voitures proposent des services sur mesure dans leurs contrats et s’occupent de certaines tâches de gestion de parc automobile que vous devriez sinon assumer vous-même. Selon la situation, le leasing peut donc être plus avantageux qu’un achat financé à crédit, par exemple.

Financer une flotte de véhicules

L’assurance entraîne également des coûts permanents élevés en matière de gestion des véhicules et des flottes. Cependant, vous n’êtes pas obligé d’assurer chacun de vos véhicules individuellement. Si vous ne possédez que trois véhicules d’entreprise, vous pouvez bénéficier de polices d’assurance automobile de groupe, ce qui peut réduire les coûts et les efforts administratifs.

Comme vous le savez probablement, vous devez respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD) partout où vous collectez et stockez des données à caractère personnel. Dans la gestion de parc automobile, la protection des données entre en jeu à de nombreux endroits. C’est pourquoi il est conseillé de demander une déclaration de consentement au conducteur avant même de mettre un véhicule à disposition. Informez chacun des données que vous allez enregistrer à son sujet, dans quel but et pendant combien de temps.

Il est nécessaire, surtout pour des raisons fiscales, que vous puissiez suivre l’utilisation concrète des véhicules. Quand quels collaborateurs ont-ils utilisé quelles voitures de société ? Et très important : les trajets étaient-ils de nature professionnelle ou privée ? Pour documenter ces informations avec soin et conformément au RGPD, un carnet de route numérique s’impose.

En outre, vous devez contrôler deux fois par an les permis de conduire des conducteurs afin de vous assurer qu’ils sont valables. Pour ce faire, vous pouvez non seulement examiner les permis de conduire, mais aussi les scanner ou les photocopier. Là encore, la gestion de la flotte de véhicules génère de nombreuses données sensibles que vous devez conserver de manière responsable.

Pour gérer votre parc de véhicules, vous avez le choix entre plusieurs possibilités. La solution logicielle doit répondre à plusieurs exigences : D’une part, elle doit être flexible et donc applicable à vos scénarios individuels. D’autre part, elle doit pouvoir collecter différents types d’informations (par exemple des fichiers, des images et des données GPS) tout en restant simple d’utilisation.

Gestion de la flotte de véhicules

Selon la taille de l’entreprise, les exigences d’un tel logiciel sont différentes. Les grandes entreprises telles que les entreprises de transport ou les sociétés de transport peuvent recourir à des solutions sectorielles spécifiques, mais celles-ci sont souvent coûteuses. Les petites entreprises qui disposent d’une flotte de véhicules de taille raisonnable ne doivent toutefois pas se lancer dans des dépenses excessives pour un système de gestion de flotte coûteux.

Le logiciel de base de données SeaTable permet une gestion de flotte gratuite pour les petites entreprises. La solution basée sur le cloud et conforme au RGPD est idéale pour la gestion de flottes de petite et moyenne taille, par exemple dans les entreprises artisanales ou d’autres entreprises disposant de personnel sur le terrain.

Gardez une trace de l’ensemble de votre flotte ! Avec notre logiciel de gestion de flotte gratuit, vous pouvez cataloguer vos véhicules et gérer tous les processus de gestion de flotte en un rien de temps. Documentez facilement et de manière pratique les réservations, les retours, les réparations et les rendez-vous pour vos véhicules.

SeaTable vous offre une gestion claire et intuitive de votre flotte et des demandes de réservation entrantes. Cela signifie que vous avez toujours un aperçu des véhicules disponibles à quel moment et de l’état de votre flotte.

Inscrivez-vous gratuitement et essayez dès aujourd’hui SeaTable et son modèle personnalisable et flexible pour la gestion de votre parc automobile !

Qu'est-ce qu'un parc de véhicules ?

Une flotte est l’ensemble des véhicules possédés par votre entreprise.

Qu'est-ce que la gestion de flotte ?

La gestion de flotte fait référence à tous les processus qui affectent votre flotte de véhicules.

Que comprend la gestion de flotte ?

La gestion de flotte commence par une évaluation du nombre de véhicules dont votre entreprise a besoin, puis clarifie le financement, l’achat ou la vente des véhicules. Elle doit assurer une gestion soignée des documents du véhicule (carte grise, contrats d’achat, assurances, etc.) et le stockage conforme au RGPD des données du conducteur (par exemple, données de déplacement, reçus de carburant, permis de conduire). Les activités quotidiennes comprennent la réservation, la remise et la planification des itinéraires en toute fluidité, ainsi que les éventuelles réparations et inspections .

Combien coûte la gestion de flotte ?

Cela dépend de la taille de votre flotte de véhicules et ne peut donc pas être répondu en termes généraux. Toutefois, vous devez savoir que si vous achetez des véhicules, vous devrez vous occuper vous-même de toute la gestion de votre flotte. Lors de la location, les sociétés de location de voitures peuvent fournir des services complets tels que des assurances et des inspections sur demande.

TAGS: