Modèle gratuit : pour tenir facilement un carnet de route numérique

Voici comment votre carnet de route devient un avantage fiscal #

À première vue, un carnet de route peut sembler n’être qu’un simple enregistrement des trajets effectués. Mais pour de nombreux automobilistes, il revêt une importance bien plus grande. Que ce soit pour les indépendants disposant de leur propre voiture de société ou pour les entrepreneurs dont les employés utilisent une voiture de société, le livre de bord ne sert pas seulement à documenter les trajets effectués, mais présente également des avantages fiscaux.

Alors qu’il n’est en principe pas obligatoire de tenir un carnet de route, l’administration fiscale ou une autre autorité peut l’exiger dans certains cas. De plus, un carnet de route bien tenu permet d’éviter la règle dite des 1% et de prouver clairement la part des trajets privés et professionnels. C’est pourquoi il peut être intéressant pour vous de tenir un carnet de route, même s’il n’est pas obligatoire.

Cet article montre ce à quoi vous devez absolument faire attention lorsque vous tenez un livre de bord et offre un aperçu informatif des outils les plus connus pour la tenue numérique du livre de bord.

Si le livre de bord ou la règle du 1% sont plus judicieux #

Qu’est-ce que la règle du 1% pour les voitures de société ? #

hh La règle du 1 pour cent est une méthode d’imposition forfaitaire pour les voitures de société, proposée par l’administration fiscale pour calculer facilement l’avantage en nature d’une voiture de fonction utilisée à des fins privées. Chaque mois, un pour cent du prix de revient national brut de votre véhicule est imposé au titre de l’avantage lié à l’utilisation privée. Cela s’applique indépendamment de la fréquence à laquelle vous utilisez effectivement la voiture à des fins privées ou professionnelles.

La question de savoir s’il est plus intéressant d’utiliser un livre de bord ou la règle du 1% pour votre voiture de société dépend en grande partie du type d’utilisation par le conducteur**. Une règle générale utile est la suivante : si vous utilisez la voiture de société aussi bien à des fins privées que professionnelles, l’imposition forfaitaire est généralement le choix le plus avantageux et le plus simple.

Si vous utilisez votre voiture de société principalement à des fins privées, la règle du 1% est avantageuse.

A partir de quand un livre de bord est-il intéressant ? #

La situation est différente si vous utilisez la voiture moins de la moitié du temps à titre privé. Dans ce cas, un carnet de route peut être avantageux. En documentant en détail quand et dans quel but vous utilisez le véhicule, vous pouvez prouver précisément au fisc quelle part des trajets est privée et quelle part est professionnelle. Vous pouvez ainsi ne déclarer que l’utilisation privée réelle et éventuellement réduire considérablement l’avantage en nature imposable. En fin de compte, ce sont les conducteurs des voitures de société qui supportent les dépenses, même s’ils ne peuvent pas faire valoir leurs propres déductions fiscales. Mais si l’utilisation est principalement professionnelle, cela peut être financièrement intéressant à long terme pour l’entreprise.

Remarque : Si vous documentez l’utilisation d’une voiture de société à l’aide d’un carnet de route, il n’est malheureusement pas possible de passer à la méthode forfaitaire de 1% pendant l’année en cours - et inversement. La méthode choisie reste alors contraignante pour toute l’année.

Exigences légales et ce dont vous devez tenir compte #

Si vous utilisez une voiture de société également à titre privé, il est important de documenter consciencieusement chaque trajet afin de pouvoir déclarer correctement l’avantage en nature. Une saisie en temps réel est à cet égard indispensable : l’idéal est de noter les détails directement après chaque trajet ou au plus tard à la fin de la journée. Vous éviterez ainsi les erreurs et les manipulations et garderez toujours une vue d’ensemble de vos trajets.

Un livre de bord conforme aux exigences de la GoBD (principes de comptabilité en bonne et due forme) exige, pour les déplacements professionnels, la documentation des informations suivantes :

• date, heure et kilométrage : Notez ces points aussi bien au début qu’à la fin de chaque déplacement professionnel.
• Destination et but du trajet : Notez où vous vous êtes rendu et pourquoi. En cas de détour, notez également l’itinéraire correspondant.
• Partenaires commerciaux ou clients : Si vous aviez un rendez-vous professionnel, notez le nom de la personne concernée.

Pour les déplacements privés, il suffit d’indiquer les kilomètres parcourus. Les trajets entre votre domicile et votre lieu de travail ne nécessitent qu’une brève mention, car ils sont réguliers et ne nécessitent pas de détails supplémentaires. En documentant soigneusement vos trajets, vous ne satisferez pas seulement l’administration fiscale, mais vous garderez également une vue d’ensemble de l’utilisation de votre voiture de société.

Ce que l’administration fiscale recherche dans votre carnet de route #

Les livres de bord sont examinés à la loupe par les services fiscaux, car ils constituent la base des déductions fiscales et de la délimitation entre l’utilisation privée et professionnelle des véhicules de société. Les autorités fiscales ne se contentent pas de vérifier les entrées du carnet de route, mais les comparent souvent à d’autres documents tels que les factures de carburant et les rapports d’entretien. Par exemple, votre ticket de carburant d’une ville donnée doit correspondre aux trajets enregistrés dans le carnet de route. Dans le cas contraire, l’administration fiscale pourrait mettre en doute la plausibilité de vos données.


Même de petites lacunes ou incohérences, comme par exemple la séparation peu claire entre les trajets professionnels et privés, peuvent poser problème. Si l’administration fiscale prend conscience de telles erreurs, elle peut refuser le carnet de route et appliquer automatiquement la règle du 1%. Cette imposition forfaitaire est généralement plus chère et est à la charge du propriétaire du véhicule. C’est pourquoi il est particulièrement important de faire preuve de prudence lorsque vous tenez un carnet de bord.

Lors de la tenue du livre de bord, qu’il soit manuscrit ou numérique, le principe de traçabilité s’applique. Les modifications ultérieures ne doivent en aucun cas effacer les traces ou masquer les inscriptions initiales. Dans un carnet de bord manuscrit, cela signifie que vous ne pouvez biffer les inscriptions erronées que de manière à ce qu’elles restent lisibles - l’utilisation de Tipp-Ex ou d’autres moyens similaires est interdite. Dans un carnet de route électronique, toutes les modifications doivent être consignées afin de pouvoir garantir à tout moment un historique complet des trajets.

Analogique ou numérique - quel carnet de route est le plus intéressant pour vous ? #

Le choix d’un carnet de route analogique ou numérique dépend de vos préférences et de vos exigences individuelles. Les deux variantes offrent des avantages spécifiques, mais aussi des inconvénients que vous devez évaluer en fonction de l’utilisation et de l’objectif du carnet de route.

Carnet de route analogique #

Le carnet de route analogique, c’est-à-dire l’enregistrement manuscrit classique, présente surtout des avantages en raison de son indépendance et de sa simplicité. Il est accessible à tout moment (indépendamment d’un appareil technique) et ne nécessite pas de source d’énergie ou de connexion Internet. Cette option est souvent économique, car il suffit d’acheter soi-même le carnet de route. Le carnet de route analogique est donc particulièrement adapté aux utilisateurs occasionnels ou aux personnes qui n’ont que peu d’exigences en matière de documentation.

L’inconvénient du livre de bord analogique réside toutefois dans le temps supplémentaire que vous devez consacrer à chaque trajet, en l’inscrivant à la main. Ce travail manuel augmente également le risque d’erreurs : Une écriture illisible, des données manquantes ou des entrées oubliées peuvent rapidement rendre inutilisables les enregistrements du carnet de route. De plus, il existe un risque que votre carnet de route soit endommagé ou complètement perdu par l’usure quotidienne et les intempéries.


Tenir un carnet de route numérique #

Les carnets de route numériques sont de plus en plus populaires, car ils offrent une alternative confortable et moderne. L’un des avantages évidents des carnets de bord numériques est qu’ils ne peuvent pas être perdus ou endommagés, ce qui est un problème avec les carnets physiques. Les solutions numériques étant généralement basées sur les technologies du cloud, vos données sont stockées en toute sécurité et peuvent être consultées en ligne à tout moment. De plus, les carnets de route numériques sont souvent équipés d’outils d’analyse qui vous permettent d’évaluer précisément les trajets parcourus et les modèles d’utilisation. Vous pouvez par exemple évaluer et suivre les kilomètres parcourus en relation avec le but d’utilisation.

Un aspect souvent discuté des carnets de bord numériques est la protection des données. Des règles strictes s’appliquent ici, surtout si vous traitez des données à caractère personnel. Les bons systèmes numériques cryptent et anonymisent vos données et répondent ainsi aux exigences du règlement général sur la protection des données (RGPD). Un autre point concerne les coûts : les carnets de bord numériques sont généralement liés à des abonnements permanents et les coûts des logiciels ou des applications peuvent varier en fonction de l’étendue des fonctions. Toutefois, dans la pratique, la valeur ajoutée apportée par les gains de temps et l’analyse précise des données peut souvent compenser ces coûts.

Comparaison des carnets de route numériques de Vimcar, Excel et SeaTable #

Si vous souhaitez tenir un livre de bord, il existe désormais une multitude de solutions numériques, des applications pratiques aux logiciels complets. Le marché vous propose aussi bien des variantes entièrement automatisées que des alternatives avec saisie manuelle - il y en a pour tous les besoins et tous les budgets. Nous avons passé au crible quelques-uns des outils les plus populaires. Nous nous sommes concentrés sur des critères tels que le confort d’utilisation, la sécurité juridique, la protection des données, les coûts, les fonctions d’analyse et l’effort manuel requis.

Vimcar Carnet de route #

Vimcar est un logiciel de carnet de route numérique spécialement conçu pour les entreprises et les indépendants qui ont besoin d’une documentation complète et juridiquement sûre. Grâce à des fonctions conviviales telles que la reconnaissance et la catégorisation automatiques des trajets ainsi qu’une intégration sans faille dans les processus de travail existants, Vimcar facilite la gestion du livre de bord.

Confort d’utilisation : Grand confort d’utilisation, application conviviale et facilité d’utilisation.

• Sécurité juridique : Sûr sur le plan juridique et reconnu sur le plan fiscal
• Protection des données : Les données sont cryptées et stockées dans le cloud.
• Coût : frais courants grâce à un abonnement mensuel à partir de 13,90 € par mois/véhicule
• Fonction d’analyse : Nombreuses fonctions d’analyse Effort manuel : Effort minimal, car saisie automatisée

Remarque : Si vous utilisez déjà Lexware comme logiciel de comptabilité, vous pouvez utiliser le livre de route de Vimcar via Lexware, car les deux entreprises coopèrent.

Carnet de route avec Excel #

Si vous établissez votre carnet de route à l’aide d’un modèle Excel, cette méthode est certes économique et flexible, mais elle exige un travail manuel complet et comporte des incertitudes fiscales. Alors que cette méthode peut parfaitement convenir à des fins internes, elle n’est généralement pas reconnue par les autorités. La raison en est l’absence d’un historique des modifications infalsifiable, qui empêche de manipuler les entrées ultérieurement. C’est un point important qui disqualifie souvent Excel en tant que carnet de route conforme aux exigences fiscales.

• Confort d’utilisation : Flexible, mais sans interface préétablie
• Sécurité juridique : Pas juridiquement sûr, car l’absence d’historique des modifications peut conduire à des manipulations.
• Protection des données : Stockage local, respectueux de la protection des données, mais sans cryptage.
• Coût : Pour les utilisateurs de Microsoft 365, sans frais supplémentaires, car Excel est déjà disponible. Fonction d’analyse : Flexible, mais l’analyse n’est possible qu’avec un effort personnel important. Effort manuel : Effort manuel très élevé, car entièrement géré manuellement

Modèle gratuit : Tenir un journal de bord numérique et efficace avec SeaTable #

Si vous êtes à la recherche d’une application de livre de route qui soit gratuite et qui facilite votre travail quotidien, SeaTable est un excellent choix. SeaTable propose un modèle de livre de bord personnalisable(https://seatable.io/vorlage/gzggmm9nrqohu-ygi3fwrg/ ) qui vous permet d’enregistrer numériquement vos trajets et de les gérer facilement en ligne.

SeaTable marque des points en matière de protection des données et vous offre le choix entre un hébergement Cloud et On-Premises , ce qui vous permet de décider vous-même de l’endroit où vous souhaitez stocker vos données. Un autre avantage : grâce au formulaire web intégré, les entrées peuvent être saisies facilement et rapidement. Ce formulaire peut demander toutes les informations nécessaires, y compris une signature numérique, ce qui rend le processus particulièrement efficace et sûr.

Un point fort particulier est la possibilité de générer directement dans SeaTable un code QR que vous pouvez par exemple apposer dans le véhicule de service. Vous pouvez ainsi accéder facilement et à tout moment au formulaire web du carnet de route. De plus, SeaTable permet d’effectuer facilement des analyses et des évaluations, ce qui vous permet de suivre précisément l’utilisation de votre véhicule.

Une fois le formulaire envoyé, les conducteurs n’ont plus accès à leurs entrées et ne peuvent donc pas effectuer de modifications ou de manipulations ultérieures. Certes, vous avez vous-même la possibilité de procéder à des adaptations directement dans le tableau, mais toutes les modifications sont consignées en détail et restent ainsi compréhensibles à tout moment.

Confort d’utilisation : Flexible, avec un modèle préfabriqué, y compris un formulaire web.

• Sécurité juridique : juridiquement sûr avec historique des modifications
• Protection des données : Conforme au RGPD, cloud ou sur site, serveur situé en Allemagne. Coût : Version de base gratuite, plus de fonctions à partir de 7 € par mois/utilisateur. Fonction d’analyse : Analyse étendue avec peu d’effort Effort manuel : Effort modéré par la saisie manuelle dans le formulaire

Note: Avec SeaTable, vous pouvez non seulement tenir un journal de bord individuel, mais aussi gérer efficacement l’ensemble de votre gestion de parc automobile .

Si vous souhaitez utiliser le livre de bord numérique de SeaTable, il vous suffit de vous inscrire et de commencer avec le modèle gratuit.

Questions fréquentes #

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