5 conseils pour optimiser l'approvisionnement dans votre entreprise

Gestion de l’approvisionnement dans les entreprises #

L’approvisionnement dans les entreprises est un domaine complexe qui pose des exigences élevées aux responsables de l’approvisionnement. Ils doivent trouver un équilibre entre les intérêts et les exigences parfois contradictoires des parties prenantes internes et organiser la gestion des fournisseurs. Vous êtes également responsable de la mise à disposition des matériaux et services nécessaires en temps voulu et dans le cadre du budget disponible. La négociation des prix, la gestion des offres, le contrôle de la qualité et la gestion des risques ne sont que quelques-unes des tâches centrales d’un responsable de l’approvisionnement.

La bonne nouvelle : les solutions numériques vous aident à optimiser votre approvisionnement et à mettre en place des processus transparents. Avant de nous pencher sur les potentiels d’optimisation du processus d’approvisionnement, nous jetons d’abord un coup d’œil sur les principaux défis dans ce domaine.

Pourquoi un approvisionnement efficace est-il important pour votre entreprise ? #

L’approvisionnement est bien plus qu’un simple processus d’achat - il s’agit d’une fonction centrale de l’entreprise et contribue directement à la création de valeur. Un processus d’achat efficace permet aux organisations de réduire les coûts, de minimiser les risques et d’accroître la compétitivité. L’achat stratégique est la clé du succès économique des entreprises modernes.

Quels sont les objectifs de l’approvisionnement ? #

L’approvisionnement comprend toutes les activités et tous les processus nécessaires pour acheter des biens, des services et des ressources pour une entreprise. Il s’agit essentiellement de mettre à disposition le bien ou le service nécessaire, dans la quantité requise, au moment requis et à l’endroit requis, à un coût économiquement acceptable. Mais contrairement aux achats traditionnels, l’approvisionnement va au-delà de simples transactions. Les responsables de l’approvisionnement doivent développer une stratégie d’approvisionnement solide, mettre en place et entretenir des réseaux de fournisseurs, garder un œil sur les coûts tout en soutenant les objectifs stratégiques de l’entreprise. La stratégie d’approvisionnement comprend également la question de savoir si et comment un approvisionnement durable est mis en place. Une gestion moderne de l’approvisionnement comprend entre autres

• les tâches de planification (par exemple, la détermination des besoins et des sources d’approvisionnement)
• gestion des achats et approvisionnement centralisé
• organisation de la réception des marchandises et du contrôle des entrées de marchandises
• Gestion de la logistique de stockage et de la gestion des matériaux
• Gestion interne de la chaîne d’approvisionnement

Les défis de l’approvisionnement #

Les collaborateurs de l’approvisionnement sont confrontés à des défis complexes : Les marchés fluctuants, l’instabilité des chaînes d’approvisionnement mondiales, la pression croissante sur les coûts, la volatilité des prix et l’augmentation des réglementations rendent difficile un processus d’approvisionnement efficace. Les entreprises doivent développer des stratégies flexibles pour faire face à ces incertitudes tout en respectant les exigences de qualité. Dans le rythme effréné des affaires, les approvisionnements en matériel à court terme doivent également être mis en œuvre sans grands obstacles administratifs internes - surtout à l’époque de l’approvisionnement just in time. Toutefois, l’organisation de l’approvisionnement au sein de l’entreprise ne doit pas être si légère que les contrôles de qualité nécessaires disparaissent ou que le besoin urgent d’agir conduise à des décisions erronées qui pourraient être évitées. Les cinq principaux défis sont les suivants

Gestion des contrats Un processus d’achat moderne requiert des conceptions contractuelles très complexes. Les défis comprennent les risques juridiques, les définitions précises des prestations et des responsabilités, les difficultés de négociation et la garantie de la transparence et de la flexibilité des contrats.

Gestion des risques L’identification et la minimisation des risques dans la logistique d’approvisionnement s’avèrent de plus en plus complexes. Les risques liés aux pénuries de livraison et à l’instabilité géopolitique, en particulier, ont augmenté ces dernières années et doivent toujours être pris en compte lors de l’approvisionnement en matériel et de la gestion.

Chaînes d’approvisionnement Les chaînes d’approvisionnement mondiales sont sujettes à des perturbations. Les défis potentiels incluent les distances géographiques, les réglementations douanières, les risques de transport et la garantie de la transparence et de la résilience de la chaîne d’approvisionnement. À cela s’ajoute l’évolution des exigences réglementaires.

Gestion des fournisseurs La gestion stratégique des relations avec les fournisseurs exige des compétences étendues et une relation étroite avec les fournisseurs. Les défis centraux de l’approvisionnement au sein de l’entreprise sont l’évaluation des performances, le développement de partenariats stratégiques et la garantie de la fiabilité des fournisseurs.

Numérisation La transformation numérique de l’approvisionnement entraîne, outre des défis complexes, des opportunités. Les thèmes clés sont l’intégration de nouvelles technologies, une gestion transparente des données, la cybersécurité et la protection des données ainsi que la qualification des collaborateurs pour les processus d’achat numériques.

Quelle est la différence entre l’achat et l’approvisionnement ? #

Approvisionnement en matériel, processus d’approvisionnement, gestion des achats, procédures d’achat : quiconque travaille dans le domaine de l’approvisionnement ou s’en occupe rencontre inévitablement différents termes et formulations qui, à première vue, semblent être utilisés comme synonymes. En fait, la distinction entre approvisionnement et achat est essentielle pour comprendre la complexité de l’approvisionnement actuel.

Alors que les achats se concentrent sur l’achat immédiat de biens et de services, l’approvisionnement comprend une approche plus globale avec une perspective à long terme. Elle comprend des aspects stratégiques tels que la sélection des fournisseurs, la gestion des contrats, l’évaluation des risques et les partenariats à long terme. Les achats font donc partie du processus d’approvisionnement en tant que sous-composante opérationnelle. On parle également d’achats stratégiques et d’achats opérationnels.

Achats stratégiques #

L’achat stratégique ou l’achat stratégique désigne l’ensemble de la gestion de l’approvisionnement. Comme nous l’avons déjà mentionné, l’accent est mis sur les objectifs à long terme de l’entreprise. Les collaborateurs de ce secteur gardent toujours à l’esprit la création de valeur globale afin de générer des avantages concurrentiels et de minimiser les risques pour l’entreprise. Les responsables de l’approvisionnement doivent être en mesure, entre autres, d’effectuer des analyses de marché et de la concurrence, de réaliser des évaluations de fournisseurs, de développer et d’évaluer des stratégies d’approvisionnement, de gérer les relations avec les fournisseurs et de décider des logiciels nécessaires. La chaîne d’approvisionnement est également un aspect important de l’achat stratégique. Pour en savoir plus, consultez notre article de blog sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement .

Achats opérationnels #

Dans l’achat opérationnel (également appelé approvisionnement opérationnel), il s’agit en revanche concrètement de se procurer les biens et services nécessaires. Cela comprend des tâches telles que la demande d’offres, la comparaison des prix, le traitement des commandes et la communication directe avec les fournisseurs. Contrairement à l’approvisionnement, les achats peuvent être organisés de manière centralisée ou décentralisée. Dans les deux cas, les employés de ce secteur doivent se concentrer sur une exécution efficace, un contrôle des coûts et un approvisionnement en temps voulu des marchandises. En fonction de l’utilisation, on distingue ici l’achat direct - l’achat de matières premières et de composants pour la fabrication de produits - et l’achat indirect - l’achat de moyens nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.

Options d’approvisionnement : Quelles sont vos options ? #

En tant que responsable de l’approvisionnement, vous avez différentes options pour organiser vos achats de marchandises. Les critères de décision importants sont, outre l’orientation de votre entreprise, la planification financière, la stabilité de la chaîne d’approvisionnement et la fiabilité de vos fournisseurs. Dans la pratique, un mélange de différentes possibilités d’approvisionnement peut également fonctionner au mieux pour vous.

Dans le cas d’un approvisionnement individuel, vous achetez les marchandises à l’unité, par exemple lorsqu’il existe une commande spéciale du client à cet effet.

L’approvisionnement en stock vise à conserver une grande quantité de marchandises et d’articles dans l’entrepôt afin de pouvoir répondre aux commandes en permanence.

L’approvisionnement juste à temps**, également appelé approvisionnement synchrone, consiste à n’acheter des marchandises qu’au moment où elles sont nécessaires au processus de production.

Facteurs de réussite dans l’approvisionnement : à quoi faut-il faire attention ? #

La réussite des processus d’approvisionnement requiert une communication transparente, des décisions basées sur des données et une évaluation continue de la qualité des fournisseurs et des marchandises. Les facteurs clés essentiels sont ici l’utilisation des technologies numériques, la gestion des risques, les exigences en matière d’approvisionnement durable et la capacité à réagir rapidement aux changements du marché.

Evaluation des besoins L’évaluation des besoins est la première étape critique de tout processus d’achat. Elle comprend l’analyse systématique des besoins de l’entreprise, les exigences quantitatives et qualitatives des biens et services ainsi que la définition des objectifs d’approvisionnement. Ainsi, les responsables de l’approvisionnement gardent toujours un œil sur les besoins actuels.

Sélection des fournisseurs La sélection des fournisseurs nécessite une évaluation complète des partenaires potentiels. Les critères importants comprennent la qualité, la fiabilité, la structure des prix, la capacité de livraison, les aspects de durabilité et la compatibilité avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Commande et confirmation de commande Cette étape du processus comprend la communication formelle des exigences d’approvisionnement, la demande d’offres et la comparaison des prix, la définition précise des conditions de livraison, des quantités, des prix et des délais, et enfin la confirmation ferme de la commande par le fournisseur.

Réception et contrôle des marchandises Le contrôle de la réception des marchandises vérifie la conformité des marchandises livrées avec la commande. Le contrôle des quantités, la vérification de la qualité, la documentation des écarts et, le cas échéant, un processus de réclamation en cas de divergences sont ici décisifs.

Astuces pour optimiser vos processus d’approvisionnement #

Le succès d’une entreprise dépend également du fait que les différents services travaillent main dans la main. Par conséquent, un problème d’approvisionnement ne concerne généralement pas qu’un seul service, mais peut avoir des répercussions sur l’ensemble de l’entreprise. Dans le pire des cas, la production peut être interrompue ou arrêtée. Il est donc d’autant plus important que tous les services impliqués dans l’approvisionnement - achats, contrôle de gestion, gestion de la qualité et comptabilité - travaillent ensemble. Sur la base des facteurs clés de succès mentionnés précédemment, nous avons identifié 5 approches pour optimiser votre approvisionnement :

Automatisation: Standardisez vos processus et utilisez des outils dotés de fonctions d’automatisation, par exemple pour la création de commandes, le traitement des factures, pour obtenir des devis, pour envoyer des commandes régulières de manière automatisée et pour utiliser vos ressources de manière efficace. La plate-forme sans code SeaTable offre non seulement des automatisations internes, mais aussi la possibilité de se connecter, par exemple, à des prestataires de services de paiement, via une API .

Gestion des fournisseurs: Créez une base de données centrale des fournisseurs, accessible à tous, qui regroupe les informations pertinentes, telles que les prix et les produits disponibles, les livraisons précédentes, l’analyse de la qualité, la fiabilité et l’évaluation des performances, les réclamations en cours, etc. Vous pouvez ensuite utiliser ces informations pour regrouper les commandes de manière ciblée.

Bestandsmanagement: Grâce à un contrôle efficace des stocks, vous réduisez les coûts de stockage, évitez les commandes en double et garantissez la capacité de livraison de l’entreprise. Utilisez des systèmes modernes pour optimiser votre processus d’approvisionnement grâce à des prévisions précises de la demande. Grâce au modèle de gestion de la chaîne d’approvisionnement de la solution de base de données No-Code SeaTable, vous gardez toujours un œil sur tous les stocks et les livraisons en attente.

Contrôle des performances et de la qualité: Établissez des mesures systématiques des performances et de la qualité des fournisseurs. Définissez des indicateurs clairs, créez des tableaux de bord et surveillez régulièrement les performances de vos fournisseurs. Pour ce faire, utilisez des solutions de base de données modernes qui fournissent des statistiques et des tableaux de bord afin d’obtenir une vision plus approfondie de vos données.

Numérisation: Le manque de numérisation de l’approvisionnement est l’un des principaux problèmes de nombreuses entreprises. Utilisez une solution moderne sans code pour représenter l’ensemble de votre processus d’approvisionnement sur mesure, selon vos besoins, dans un système intégré. Les processus décisionnels basés sur les données, les informations en temps réel, la transparence et les analyses améliorées sont la clé d’un approvisionnement efficace.

Processus d’achat efficace avec SeaTable #

Grâce à une planification minutieuse, une mise en œuvre efficace et une optimisation continue, les entreprises peuvent réduire leurs coûts d’approvisionnement, améliorer la fiabilité des fournisseurs et augmenter l’efficacité de l’ensemble de l’entreprise.

Que vous gériez les achats opérationnels ou l’ensemble des achats de l’entreprise, une planification minutieuse ainsi qu’une évaluation et une optimisation continues de vos processus vous permettront de réduire les coûts, d’améliorer la sélection des fournisseurs et de contribuer ainsi au succès de l’entreprise. Pour cela, il est indispensable d’avoir une vue d’ensemble de tous les fournisseurs, des commandes ouvertes et planifiées, de la chaîne d’approvisionnement ainsi que des coûts et du statut des commandes. Cependant, selon la taille de l’entreprise, cela peut vite devenir confus. Avec les modèles gratuits de SeaTable, vous avez toujours toutes les données sous les yeux et permettez la transparence pour vos parties prenantes. Vous pouvez ainsi évaluer à tout moment votre chaîne d’approvisionnement et vos achats en toute connaissance de cause et prendre des décisions stratégiques.

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FAQ approvisionnement #

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