Qu’il s’agisse d’un repas d’affaires, d’un billet de train ou d’un téléphone portable professionnel, vous faites régulièrement des avances dans le cadre de votre travail et vous souhaitez savoir ce qu’il faut prendre en compte pour le remboursement des frais? Ou êtes-vous vous-même employeur et cherchez-vous un moyen de rendre le processus de remboursement des frais plus efficace pour vos collaborateurs ?

Cet article ne vous donne pas seulement tout ce qu’il faut savoir sur le remboursement des frais, il vous propose également un modèle gratuit qui peut faciliter votre travail au quotidien.

Finances et bureaucratie

En tant qu’entrepreneur, il est important de garder une vue d’ensemble de toutes les dépenses.

La loi sur l’impôt sur le revenu définit les frais comme des dépenses d’entreprise que les salariés paient à l’avance et qui leur sont remboursées ultérieurement par l’entreprise. Le remboursement des dépenses garantit que les salariés ne sont pas soumis à une charge financière permanente lorsqu’ils effectuent des dépenses pour le compte de l’entreprise. Le traitement exact et les catégories de dépenses acceptées peuvent être réglés aussi bien par la loi qu’au sein de l’entreprise.

Les paragraphes 4 et 5 de la loi allemande relative à l’impôt sur le revenu contiennent les dispositions pertinentes concernant les frais professionnels. Par exemple, les frais liés aux déplacements professionnels peuvent être remboursés en tant que dépenses. Il en va de même pour les dépenses résultant de l’exécution de commandes ou de la fourniture de services, comme par exemple un déjeuner d’affaires avec vos clients. De même, les achats ou commandes tels que les fournitures de bureau ou les fruits pour la cuisine du bureau peuvent être considérés comme des dépenses remboursables.

Types de remboursements de frais

Il existe différents frais que vous pouvez vous faire rembourser en tant que dépenses.

Vous vous êtes déjà penché sur le remboursement des frais et vous êtes tombé sur la notion de fonds de passage? Vous vous êtes alors certainement demandé quelle était la différence. En principe, les mêmes règles s’appliquent au remboursement des frais et aux fonds de roulement. La seule différence réside dans le moment où le travailleur reçoit l’argent.

  • Remboursement des dépenses: Vous payez d’abord à l’avance et vous n’êtes remboursé des frais qu’après la transaction.
  • Les fonds transitoires: Vous ne devez pas payer de votre poche à l’avance, mais vous recevez les fonds de votre entreprise avant de les dépenser.

Les fonds de roulement sont généralement utilisés pour des dépenses prévisibles et régulières, tandis que les remboursements de frais sont plutôt utilisés pour des dépenses ponctuelles.

Cas exceptionnel : remboursement forfaitaire des frais #

Les entreprises peuvent également compenser le remboursement des frais par un montant forfaitaire. Ces forfaits peuvent inclure, par exemple, les frais de déplacement, de repas et d’hébergement. Dans ce cas, vous devez toutefois tenir compte du fait que c’est l’administration fiscale qui fixe les taux maximaux. Le plafond annuel pour l’hébergement et les repas est de 1.000 euros. Si vous le dépassez, il est plus judicieux de demander un remboursement précis des frais plutôt qu’un remboursement forfaitaire des frais.

Des gens avec des mallettes et des valises

Si vous voyagez beaucoup dans le cadre de votre travail, vous ne devriez pas avoir recours au remboursement forfaitaire des frais.

Les dépenses sont considérées comme exonérées d’impôt et de charges sociales en vertu de l’article 3, point 50, de l’EStG . Pour être sûr que l’administration fiscale reconnaisse les dépenses comme exonérées d’impôt, vous devez respecter certaines conditions. Voici un aperçu des plus importantes :

  • Affectation: seules les dépenses que vous effectuez au nom et aux frais de votre entreprise sont considérées comme des dépenses.
  • Documentation: vous devez justifier vos dépenses au moyen de factures et de justificatifs originaux et juridiquement valables. Pour les montants inférieurs à 250 euros, un simple justificatif suffit. Selon les directives GoBD actuelles, la numérisation des justificatifs est expressément autorisée.
  • Outils de travail: les dépenses doivent être clairement nécessaires à l’entreprise et ne doivent pas inclure d’objets privés. L’administration fiscale présume un avantage en nature si la preuve n’est pas claire.
  • Facturation correcte: la facturation des dépenses doit être effectuée correctement, chaque poste devant être indiqué séparément sur le justificatif ou la facture.
  • Remboursement forfaitaire des dépenses: vous devez enregistrer les dépenses régulières de manière compréhensible, car l’administration fiscale n’accorde un montant forfaitaire que si la documentation est donnée sur une période déterminée.

Une femme se retrouve face à un dossier et n’arrive pas à se faire rembourser ses dépenses

Sans une bonne structure, le remboursement des frais peut rapidement vous submerger.

Le remboursement des frais comporte ses propres défis. Il ne faut notamment pas sous-estimer le travail bureaucratique - les justificatifs et la documentation s’accumulent dans les classeurs et prennent de la place. Pour pouvoir facturer intégralement, il est nécessaire de présenter méticuleusement chaque justificatif et chaque facture. Mais le risque est grand que les justificatifs se perdent plus vite que vous ne le souhaiteriez.

Le processus de remboursement des frais ne prend pas seulement du temps, il est également sujet à des erreurs, surtout s’il se fait encore sur papier. Vous devez être parfaitement concentré sur votre travail pour ne pas risquer de vous tromper de chiffre. De plus, il faut tenir compte des exigences de format de l’administration fiscale, car celle-ci n’accepte que des PDF cohérents.

Les entreprises et les employés doivent faire preuve de persévérance et de précision pendant le remboursement des frais pour réussir à relever le défi. Il n’y a toutefois aucune raison de s’inquiéter, car même dans le plus grand désordre de justificatifs et de formulaires, il y a toujours une lueur d’espoir.

Quels sont les avantages du remboursement numérique des frais pour vous ? #

Pour rendre le remboursement des dépenses plus simple et plus efficace, il est judicieux de recourir à des méthodes numériques. Non seulement vous conservez une meilleure vue d’ensemble de toutes les dépenses effectuées, mais vous réduisez en outre la charge de travail grâce à une saisie plus rapide. L’utilisation de méthodes numériques vous permet de réduire les risques d’erreur, car les processus automatisés laissent moins de place à l’erreur humaine.

Un autre avantage est la transparence accrue. Les entreprises peuvent mieux suivre les transactions financières grâce au suivi numérique de leurs dépenses. Le fastidieux chaos de papier qui accompagne souvent les méthodes traditionnelles est totalement éliminé. Le passage à un système numérique de remboursement des dépenses garantit un stockage ordonné de vos documents pertinents, qui sont accessibles en ligne, où que vous soyez.

Si vous souhaitez passer d’un remboursement analogique à un remboursement numérique des dépenses, le modèle gratuit de SeaTable est une excellente option pour vous.

Vous pouvez inscrire vos dépenses dans le tableau et les classer d’un simple clic dans des catégories spécialement définies, comme le matériel de bureau, les frais de déplacement ou les repas d’affaires. Les collaborateurs peuvent classer les justificatifs numériques et les factures directement dans le tableau et s’assurer ainsi qu’aucun justificatif ne se perde. En outre, vous pouvez voir d’un coup d’œil les dépenses que vous avez déjà remboursées et celles qui restent à payer. Une fois le remboursement effectué, vous pouvez facilement créer des documents confirmant le remboursement. Les statistiques vous permettent de voir d’un coup d’œil quels sont les frais les plus fréquents et ceux que vous pouvez peut-être même réduire.

Inscrivez-vous gratuitement sur SeaTable et utilisez le modèle selon vos souhaits et vos besoins. Gardez une vue d’ensemble de vos remboursements de frais et minimisez avec succès vos dépenses au quotidien. Cliquez ici pour accéder au modèle.

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