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Plusieurs tableaux peuvent être liés dans SeaTable par des colonnes de liens. Dans ce qui suit, nous allons ajouter un deuxième tableau de catégories de dépenses et lier les deux tableaux pour démontrer cette puissante fonctionnalité.

Digression : avantages de la possibilité de relier des ensembles de données

La liaison entre les enregistrements est l’une des fonctions centrales de SeaTable, ce qui le distingue nettement des feuilles de calcul traditionnelles et lui confère la puissance d’une base de données relationnelle. Cela peut paraître complexe, mais ça ne l’est pas, comme vous allez le découvrir par vous-même. Voici les trois principaux avantages des données liées :

  • Plus de clarté: en reliant les tableaux entre eux, vous créez une structure claire et concise. Au lieu de stocker toutes les informations dans un seul tableau et de risquer des redondances, vous pouvez gérer les données apparentées - comme les dépenses et les catégories - dans des tableaux séparés. Vos données restent ainsi cohérentes et les doublons sont évités.
  • Analyse de données plus flexible: les tableaux liés permettent de combiner et d’analyser de manière ciblée des données provenant de différentes sources. Il est par exemple possible d’analyser rapidement et facilement toutes les dépenses d’une certaine catégorie ou d’un département.
  • Une gestion des données plus simple: les modifications apportées à une table centrale sont automatiquement répercutées dans toutes les tables liées. Vos données restent ainsi toujours à jour et cohérentes, sans que vous ayez à les gérer plusieurs fois.

Pour pouvoir créer des liens, nous avons besoin d’un deuxième tableau, que nous allons créer maintenant.

  1. Créez un deuxième tableau nommé Categories dans la même base.

  2. Le tableau Categories ne nécessite qu’une seule colonne : Name. Celle-ci est créée par défaut, vous n’avez donc rien à faire ici.

  3. Ajoutez manuellement quatre entrées dans le tableau Categories un :

    • Travel
    • Clothing
    • Groceries
    • Leisure

  4. Revenir au tableau Expenses.

  5. Insérez une autre colonne. Donnez à la nouvelle colonne le nom Category-Link et sélectionnez le type de colonne Link to other records est désactivée. La colonne renvoie au tableau Categories.

Pour relier les enregistrements des deux tables, vous avez deux possibilités :

  1. Vous pouvez attribuer à une entrée de la table Expenses manuellement une ligne de la table Categories en cliquant à l’intérieur de la cellule sur le bouton + puis sélectionner la catégorie appropriée. Cela devient vite fastidieux et source d’erreurs lorsque le volume de données est important.
  2. Vous pouvez également utiliser la Options de traitement des données de SeaTable pour automatiser la mise en place des liens.

Pour ce faire, créez une nouvelle opération de traitement des données nommée Assign Category et choisissez le type d’opération Auto add link de.

En outre, vous devez définir les paramètres suivants pour que SeaTable sache comment vous souhaitez lier vos données :

  • Tableau : Expenses
  • Autre tableau : Categories
  • Si colonne : Category
  • colonne : Name

Cliquez sur Exécuter pour effectuer l’opération. Vous constaterez que toutes les lignes de la table Expenses avec une ligne du tableau Categories ont été liés.

Une fois que toutes les entrées ont été liées, vous pouvez modifier la colonne Category dans le tableau Expenses les supprimer. Les informations saisies deux fois sont superflues et doivent être évitées.

Si vous consultez à nouveau votre formulaire web pour la saisie des dépenses, vous constaterez que le type de dépenses n’est plus demandé. Pourquoi cela ?
En supprimant la colonne Category la possibilité de saisir des données dans le formulaire web disparaît automatiquement, car SeaTable ne dispose plus de la colonne correspondante pour stocker les données.

Quelle leçon en tirons-nous ? Avec un grand pouvoir vient une grande responsabilité. Dans SeaTable, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes en quelques secondes. La plupart des adaptations apportées à une colonne ne présentent aucun risque. Toutefois, si vous supprimez des colonnes ou modifiez leur type, vérifiez brièvement si cela a un impact sur d’autres composants.

Essayez donc la colonne nouvellement ajoutée Category-Link au formulaire web afin que vous puissiez à nouveau saisir vos dépenses comme d’habitude. Je suis sûr que vous y parviendrez.

Article d’aide avec plus d’informations

Étape 3 : Importer des données Étape 5 : Évaluations à l'aide des raccourcis