10 consejos que debe conocer antes de gestionar sus eventos

Cómo hacer que su evento sea un éxito #

Si quiere organizar el evento perfecto, hay algunas cosas que debe tener en cuenta. Pero, ¿por dónde empezar si no está familiarizado con la organización de eventos? ¿Cómo evitar errores de planificación, coincidencias de fechas y cancelaciones? ¿Y qué herramienta de registro de eventos en línea puede ayudarle mejor en la planificación de un evento?

No existe una hoja de ruta universal para la multitud de eventos posibles: todos difieren en los detalles. No obstante, este artículo ofrece una visión general de los pasos esenciales que debe tener en cuenta a la hora de planificar un evento.

En este artículo, aprenderá qué herramienta de registro de eventos es gratuita y se adapta mejor a sus necesidades, así como a planificar un evento y a optimizarlo con una lista de comprobación.

Cómo las herramientas en línea simplifican la planificación de eventos #

Las herramientas en línea han revolucionado la planificación de eventos y ofrecen numerosas ventajas sobre los métodos tradicionales analógicos. En el pasado, las listas interminables en papel, las confusas hojas de cálculo en Excel y los innumerables correos electrónicos caracterizaban la planificación de un evento. Hoy, sin embargo, las herramientas digitales permiten una gestión centralizada y automatizada de todas las tareas. Resulta especialmente práctico que los equipos puedan gestionar sus eventos simultáneamente, independientemente de su ubicación, una ventaja inestimable en tiempos en los que el trabajo a distancia es cada vez más habitual.

Los cambios pueden realizarse en tiempo real, de modo que todos los implicados pueden ver inmediatamente lo que ha cambiado. Esto es especialmente útil cuando se gestionan listas de invitados o se ajustan los planes de asientos. Las tareas repetitivas, como el envío de correos electrónicos, pueden automatizarse con soluciones digitales, lo que no sólo ahorra tiempo, sino que también evita errores manuales.

La claridad es también una gran ventaja. Toda la información está agrupada en una ubicación central, por lo que no hay que cambiar entre distintas tablas o documentos. Así es mucho más fácil hacer un seguimiento de las tareas, los plazos y los costes: un verdadero cambio de juego para eventos grandes y pequeños.

5 herramientas para la planificación de eventos en comparación #

Herramientas para la planificación de eventos las hay a montones. Por eso, elegir el software que mejor se adapte a sus necesidades puede ser todo un reto. Para facilitarle la elección, hemos analizado cinco herramientas que puede utilizar para gestionar sus eventos. En nuestra comparación, hemos prestado especial atención a los criterios de facilidad de uso, funcionalidad, protección de datos y coste.

LineUpr #

LineUpr es una aplicación de eventos basada en navegador de Alemania que ha sido apreciada por su facilidad de uso y flexibilidad desde que se fundó en 2016. Incluso sin instalación, ofrece una solución sencilla para proporcionar a los participantes toda la información relevante, desde programas y detalles de ubicación hasta perfiles de alineación, páginas informativas y noticias.

Destaca especialmente la posibilidad de registrar diversas estadísticas a través de la aplicación. Esto permite obtener información importante y analizar a posteriori el éxito del evento de forma transparente.

• Facilidad de uso**: Muy intuitiva, no requiere conocimientos técnicos.
• Funcionalidad**: Aplicación móvil para eventos con funciones básicas.
• Protección de datos**: Los datos se procesan de acuerdo con GDPR y se almacenan en servidores alemanes.
• Costes**: Desde 99 euros por evento o desde 1.999 euros al año.

idloom #

Idloom es una plataforma integral de gestión de eventos que cubre todos los aspectos de tu evento, desde la planificación de la agenda y la venta de entradas hasta la facturación y el procesamiento de impuestos. Fundada en Bélgica en 2015, la empresa concede gran importancia a la seguridad, como demuestra, entre otras cosas, su certificación ISO 27001.

Una característica especial de idloom es su registro flexible: desde listas de espera e inscripciones de grupos hasta acceso exclusivo, la plataforma ofrece una amplia gama de opciones para satisfacer sus requisitos individuales a la hora de gestionar eventos. Además, idloom cuenta con integraciones, la posibilidad de crear certificados y una personalización flexible para satisfacer los requisitos específicos de la empresa.

• Facilidad de uso**: Intuitiva, pero extensa, por lo que se requiere un breve periodo de familiarización.
• Funcionalidad**: Completa gestión de eventos.
• Protección de datos**: Cumple la DSGVO y ofrece numerosas funciones de seguridad y conformidad.
• Coste**: A partir de 150 euros al mes.

SCOOCS #

Scoocs es una plataforma integral de eventos y comunidades que se fundó en Alemania en 2019. Su punto de venta único es su claro enfoque en eventos híbridos y virtuales. Con Scoocs, obtienes una solución flexible que cubre todos los aspectos de la gestión de eventos. Desde el registro hasta la transmisión de vídeo y las oportunidades de networking, la plataforma ofrece una experiencia fluida tanto para los organizadores como para los asistentes.

La oferta se complementa con una aplicación móvil que puede personalizarse según los requisitos de su empresa. Otro aspecto destacado es la completa función de análisis, con la que se puede analizar en detalle el éxito de la planificación de un evento.

• Facilidad de uso**: Las funciones son modernas, pero complejas, por lo que es necesario familiarizarse con ellas.
• Funcionalidad**: Eventos virtuales/híbridos centrados en la creación de redes, la búsqueda de contactos y la gamificación.
• Protección de datos**: Servidor en la UE, respetuoso con la protección de datos
• Costes**: Único a partir de 4.500 euros para 500 visitantes, anual a partir de 3.000 euros.

Converve #

Converve es un versátil software de eventos B2B que lleva ayudando a las empresas a gestionar eventos desde que se fundó en Alemania en el año 2000. Converve es especialmente fuerte en la creación de redes y la generación de contactos, lo que convierte a la plataforma en una opción ideal para eventos empresariales.

El software ofrece una amplia gama de funciones, desde la gestión de datos y el registro hasta una aplicación o un sitio web personalizables, pasando por la creación de redes y las opciones de matchmaking. Otro aspecto destacado de Converve es la posibilidad de analizar datos de forma específica y crear informes detallados.

• Facilidad de uso**: Flexible pero complejo; bien pensado para eventos de networking.
• Funcionalidad**: Creación de redes, generación de contactos, matchmaking.
• Protección de datos**: Cumple con GDPR, buenas medidas para la transferencia segura de datos.
• Costes**: 4.190 euros de 1 a 100 participantes.

SeaTable #

SeaTable , fundada en Alemania en 2020, es una innovadora base de datos sin código con un creador de aplicaciones integrado. Esta herramienta le ofrece una gestión de datos flexible y opciones de colaboración versátiles, no sólo para la gestión de eventos, sino para numerosos ámbitos de aplicación. Gracias a su sencilla interfaz, podrá crear su propio sistema de gestión de datos y aplicaciones personalizadas en un abrir y cerrar de ojos.

SeaTable es especialmente útil para sus eventos: Planificar un evento se convierte en un juego de niños con la plantilla de SeaTable. Por ejemplo, puede controlar sus gastos, generar facturas y gestionar su lista de asistentes en línea, de forma gratuita y sin necesidad de conocimientos técnicos previos.

SeaTable también ofrece funciones de automatización, como el envío automático de correos electrónicos. Incluso es posible gestionar varios eventos de forma centralizada en un solo lugar sin perderlo todo de vista. Planifique presupuestos, controle los costes y envíe facturas con un solo clic.

• Facilidad de uso**: Intuitivo y fácil de usar.
• Funcionalidad**: Administración flexible que incluye funciones de colaboración y automatización.
• Protección de datos**: Cumplimiento de la DSGVO, servidores alemanes, instalación in situ opcional para una soberanía total de los datos.
• Costes**: Versión básica gratuita, más funciones a partir de 7 euros por usuario/mes.

Cómo gestionar eventos a la perfección en 10 pasos** #

Gestionar eventos con éxito suele ser todo un reto. Es fácil pasar algo por alto en el ajetreo organizativo, incluso con herramientas inteligentes. Para asegurarnos de que, a pesar de todo, está perfectamente preparado, hemos creado para usted una útil lista de comprobación de eventos.

1. Definir el objetivo del acto

Lo primero que hay que hacer al planificar un acto es formular claramente el objetivo del mismo. ¿Cuál es la razón por la que planifica este acto? ¿Pretende obtener ingresos? ¿Quiere aumentar la notoriedad de su marca o la fidelidad de sus clientes? ¿Quizá quiere lanzar un nuevo producto y utilizar el acto como plataforma para presentarlo a sus clientes?

También es importante determinar desde el principio qué tipo de acto está planeando. Tenga siempre presente si está organizando un acto para empleados, para clientes o para el público en general. Esta información le permitirá tomar decisiones con conocimiento de causa durante la fase de planificación y adaptar mejor el acto a su público objetivo.

Consejo: un objetivo específico y cuantificable le ayudará a evaluar el éxito de su acto una vez celebrado.

2. Desarrolle un concepto

A la hora de desarrollar su concepto, debe centrarse en dos áreas principales: organización y contenido. Para la parte organizativa, por ejemplo, determina el tamaño y la duración del acto. Distribuye las responsabilidades en tu equipo desde el principio para que no se descuide ni se pase por alto ninguna tarea.

Para el concepto del contenido, lo primero es desarrollar una idea del evento y, si es necesario, añadir un lema adecuado. El tema puede influir después en la decoración, el vestuario y el programa de entretenimiento. También debe desarrollar el programa con cuidado para que sus invitados estén siempre entretenidos y no se aburran. Un tema coherente es crucial para dar a su evento un toque profesional e impresionar a sus invitados.

3. Planificación del presupuesto

Para asegurarse de no gestionar eventos que superen su presupuesto, es crucial en la gestión de eventos llevar a cabo con antelación una planificación presupuestaria detallada. Ten en cuenta no sólo los gastos obvios, sino también otros menos evidentes, como licencias, gastos de viaje, invitaciones y costes de desmontaje y limpieza.

Las partidas de gastos más importantes que debes tener en cuenta:

• Lugar**: Los gastos de alquiler del local, incluidos los costes accesorios, como los servicios de limpieza o seguridad.
• Tecnología**: Gastos de alquiler de equipos de audio, vídeo e iluminación, así como costes laborales de técnicos o personal de apoyo.
• Catering**: Presupuesto para comida y bebida, incluidos gastos de servicio, propinas y cualquier gasto adicional por peticiones especiales de comida.
• Marketing**: Gastos de publicidad, impresión de invitaciones o folletos, y publicidad en línea o promoción en las redes sociales.
• Entretenimiento**: Presupuesto para actuaciones en directo, DJ, artistas u otras formas de entretenimiento para el evento.

Si planificas y presupuestas cuidadosamente estas partidas de gastos principales, así como los gastos adicionales de tu evento, podrás asegurarte de que éste se ajusta al presupuesto y no incurre en costes inesperados. Si gestiona eventos comerciales, puede utilizar estos datos como base para calcular el precio de la entrada que debe cobrar para cubrir los costes.

Consejo: Quizá pueda reducir costes a través de voluntarios o patrocinadores.

4. Crear un programa

Lo más importante a la hora de planificar un evento es empezar con tiempo. Las reservas de locales o la coordinación de fechas con las empresas de catering requieren un tiempo de antelación considerable. Para evitar el estrés durante la planificación, es aconsejable elaborar un calendario detallado.

Un calendario de este tipo no sólo permite determinar con exactitud cuándo hay que dar cada paso, sino también reconocer posibles retrasos en una fase temprana. Es importante planificar con un margen para poder compensar cambios imprevistos en el plan y minimizar así la posible presión del tiempo y el estrés.

Consejo: compruebe con antelación si su cita coincide con otras fechas importantes, días festivos o vacaciones escolares.

5. Buscar un lugar

Para poder gestionar y planificar eventos con éxito, necesita locales adecuados. Tienes la opción de alquilar un local o utilizar tus propias salas. Es importante asegurarse de que hay espacio suficiente para todos los invitados, el catering, el escenario y la tecnología.

A la hora de elegir el lugar adecuado, es fundamental tener en cuenta las necesidades de su grupo destinatario. Por ejemplo, compruebe si hay suficientes plazas de aparcamiento o si el lugar es accesible para personas con discapacidad. También es posible que necesite un jardín u otros requisitos específicos que sus invitados agradecerán.

6. Reservar catering y programa

Por regla general, los invitados hambrientos son invitados insatisfechos. Por eso es importante ofrecer un servicio de catering si es posible. Hay varias opciones entre las que elegir, desde buffets y menús hasta finger food o incluso food trucks. No obstante, asegúrate de ofrecer también alternativas vegetarianas y veganas para satisfacer las necesidades de todos los invitados.

Para que su programa social sea más interesante y sus invitados se lo pasen bien, existen numerosas opciones. Además de los artistas del espectáculo, las bandas en directo o los DJ pueden crear un buen ambiente. Los conferenciantes y presentadores ofrecen una forma elegante de guiar a los asistentes a su evento a lo largo del día o la noche. Con el cuidado de niños, puede asegurarse de que los invitados de todas las edades disfruten de su evento.

7. Enviar invitaciones

En la gestión de eventos, las invitaciones desempeñan un papel crucial para su éxito. Si utiliza invitaciones personalizadas, podrá aumentar eficazmente el número de participantes. Además, enviar notificaciones de “Reserve la fecha” durante la fase de planificación puede ayudar a generar interés desde el principio y garantizar que sus invitados mantengan la fecha libre.

No olvide incluir en las invitaciones información importante como la fecha, la hora, el lugar y el programa. Para facilitar el proceso de reserva a tus invitados, es buena idea integrar un sistema de reserva de entradas. Con un formulario web en la plantilla ya preparada de SeaTable, puedes implementar fácilmente este paso y crear automáticamente una lista de participantes.

8. Marketing

Para garantizar que al final su evento tenga una buena asistencia y que la planificación del mismo merezca la pena, es esencial hacer una amplia publicidad del mismo. Utilice todos los canales a través de los cuales pueda llegar mejor a su grupo destinatario.

En el caso de actos internos para empleados, por ejemplo, puede utilizar avisos en la empresa, anuncios en el boletín o invitaciones por correo electrónico. También puede pedir a los directivos que mencionen el acto en las reuniones de equipo para que se difunda.

En el caso de eventos comerciales como festivales, resulta útil la publicidad dirigida a través de plataformas de medios sociales, anuncios en revistas relevantes y una referencia en su propio sitio web. Si planea una exposición de arte , puede recurrir a carteles, folletos, comunicados de prensa y la inclusión en revistas de arte y cultura.

Es importante empezar las medidas publicitarias con tiempo y preparar los mensajes de forma atractiva e informativa para despertar el interés de su público objetivo y conseguir un elevado número de visitantes.

Consejo: publicando los momentos más destacados, fotos y vídeos en redes sociales , puede ampliar la presencia y el impacto de su evento más allá de la fecha real.

9. Preste atención a las cuestiones legales y de seguridad.

Para evitar meterte en problemas, debes prestar especial atención a los aspectos legales y a un concepto de seguridad adecuado cuando organices eventos. Comprueba de antemano si se necesitan autorizaciones oficiales o seguros para tu evento. Si ofreces comida, debes cumplir la Ley Alimentaria. Si utiliza música, debe comprobar si se requiere una licencia de GEMA. Si utilizas sistemas de registro o venta de entradas, asegúrate de que cumplen el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

En el caso de grandes eventos, es importante contar con planes de seguridad contra incendios o emergencias médicas, además de personal de seguridad, para no poner en peligro innecesariamente a sus invitados en caso de emergencia.

10. Disponga de un plan de emergencia

Un plan de emergencia es de gran importancia cuando se gestionan eventos. A pesar de una cuidadosa preparación, pueden surgir obstáculos imprevistos, como condiciones meteorológicas extremas u obstáculos en el tráfico. Por lo tanto, es esencial tener un plan B bien pensado para poder reaccionar adecuadamente ante cancelaciones o cambios espontáneos sin estar bajo presión de tiempo o estrés.

El día del evento, es aconsejable volver a llamar a los proveedores de servicios para comprobar que todo va según lo previsto. También es importante mantener una comunicación regular con todos los implicados y asegurarse de que su equipo conoce el plan. Una comunicación clara y un equipo bien coordinado son fundamentales para poder reaccionar con rapidez y eficacia ante situaciones imprevistas y organizar con éxito el evento.

Conclusión #

Para que su evento sea todo un éxito, es esencial tener en todo momento una visión clara de su planificación previa y de los pasos siguientes. Con la plantilla gratuita de SeaTable, no sólo podrá gestionar sus eventos al detalle, sino también controlar en todo momento los costes, los ingresos y el presupuesto.

El formulario web integrado facilita la inscripción de los participantes en su evento. Puede crear y enviar facturas con un solo clic, sin tener que dedicar mucho esfuerzo. Además, la plantilla ofrece la opción de utilizar el plugin de línea de tiempo para la programación o el plugin de mapa para registrar visualmente las ubicaciones del evento.

Con estas funciones, SeaTable ofrece la solución ideal para optimizar la planificación de un evento. Todo lo que tiene que hacer para utilizar la plantilla es registrarse con su dirección de correo electrónico.

Preguntas más frecuentes #

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