Cómo coordinar las solicitudes de vacaciones sin problemas #
La planificación de las vacaciones de sus empleados es un importante proceso de RRHH que debe organizar bien. Es esencial evitar la escasez de personal provocada por el solapamiento de demasiadas solicitudes de vacaciones para que el funcionamiento de su empresa no se desequilibre.
En este artículo, no sólo echamos un vistazo a útiles planificadores de vacaciones para una gestión eficaz de las mismas, sino que también analizamos la Ley Federal Alemana de Vacaciones y otras disposiciones legales que son importantes para la planificación de las vacaciones en su empresa.
Breve explicación de la Ley Federal de Vacaciones #
La legislación laboral regula claramente las vacaciones de sus empleados. Según la Ley Federal de Vacaciones, sus empleados tienen derecho a cuatro semanas de vacaciones pagadas al año. Con una semana de 5 días, esto corresponde a un mínimo de 20 días laborables al año, con 6 días laborables un total de 24 días laborables. Por supuesto, como empresario puede estipular en el contrato de trabajo días de vacaciones adicionales a los que le corresponden por ley. En Alemania, actualmente son habituales 30 días de vacaciones, es decir, 20 por ley y 10 por parte del empresario.
En muchas empresas, sin embargo, esto incluye las vacaciones de empresa fijas, durante las cuales toda la empresa cierra durante varios días. Esto suele ocurrir de Navidad a Año Nuevo, ya que hay varios días festivos que interrumpen las operaciones de todos modos. Si una empresa anuncia días festivos de empresa, los trabajadores deben coger vacaciones durante esos periodos. Como las vacaciones de empresa se descuentan de las vacaciones anuales, los trabajadores no disponen de todos los días de vacaciones.
Cuándo deben solicitar vacaciones sus empleados #
En general, todo empleado tiene derecho legal a vacaciones, pero no a que se las aprueben exactamente cuando lo desea. Esto se debe a que hay cuestiones operativas y requisitos a los que están sujetas las solicitudes de vacaciones. Pueden ser, por ejemplo, la escasez de personal por despidos o enfermedad, pero también las fluctuaciones estacionales en la situación de los pedidos, la realización de inventarios o las vacaciones ya aprobadas por otros empleados.
Por estas razones, sus empleados deben anunciar sus vacaciones con al menos 6 semanas de antelación. No obstante, es necesaria una estrecha coordinación dentro del equipo para que no todos quieran coger vacaciones al mismo tiempo (por ejemplo, durante las vacaciones escolares) y queden demasiadas vacaciones sin aprobar al final del año.
Existen varios enfoques para encontrar una distribución equitativa de las vacaciones de los empleados a lo largo del año. El orden de llegada no se aplica necesariamente a las solicitudes de vacaciones. En el caso de las vacaciones que varios empleados quieren disfrutar al mismo tiempo, hay que tener en cuenta determinadas circunstancias. Se trata, por ejemplo, de hijos en edad escolar o de compromisos de años anteriores. En estos casos, el superior jerárquico decidirá qué empleado tendrá prioridad.
A partir de cuándo se considera aprobada la excedencia #
Cuando hable con sus empleados sobre las vacaciones, un acuerdo verbal también se considera un acuerdo. Sin embargo, es mejor que registre y responda a las solicitudes de vacaciones por escrito o digitalmente para poder aportar pruebas documentadas en caso de duda. Como empresario, tienes hasta un mes para responder a las solicitudes de vacaciones presentadas; sin embargo, si tardas mucho más o el inicio de las vacaciones es inminente, el empleado es libre de considerar aprobada la solicitud de vacaciones.
Los trabajadores y los empresarios sólo pueden anular las vacaciones posteriormente por motivos especiales y en casos absolutamente excepcionales, por ejemplo si la empresa corre un gran riesgo o hay problemas imprevistos. En la práctica, sin embargo, esto sólo ocurre en contadas ocasiones. Por supuesto, las vacaciones deben disfrutarse en otro momento, de modo que se agoten todos los días de vacaciones antes de que finalice el año.
Nota: Aprovechar los días de vacaciones en el nuevo año La ley no prevé que los trabajadores puedan trasladar las vacaciones no disfrutadas al año siguiente. En particular, los días de vacaciones concedidos además del derecho legal pueden caducar. Si la empresa dispone de una normativa especial al respecto, los días de vacaciones deben utilizarse como muy tarde a finales de marzo.
El caso especial de las vacaciones no retribuidas #
Los permisos no retribuidos ofrecen a los empleados la oportunidad de tomarse un descanso de su trabajo, sin recibir un salario. Se trata de un acuerdo voluntario entre empleado y empleador, ya que en Alemania no existe ningún derecho legal al respecto. Mientras que la Ley Federal de Vacaciones regula claramente el número de días de permiso retribuido, el permiso no retribuido es objeto de negociación. Las empresas pueden rechazar las solicitudes, sobre todo si existen razones operativas como la escasez de personal.
Los trabajadores optan por disfrutar de permisos no retribuidos por diversas razones, aunque no exista un derecho general a ello. En la legislación laboral, sin embargo, hay circunstancias específicas que pueden dar lugar a un derecho. Entre ellas figuran el cuidado de un familiar enfermo repentinamente o emergencias imprevistas. Los permisos no retribuidos también pueden estar legalmente justificados en casos de permiso parental o la asunción de determinados cargos honoríficos.
Un punto crucial: un permiso no retribuido prolongado puede repercutir en la seguridad social. Si la excedencia dura más de un mes, el trabajador debe organizar su propio seguro de enfermedad y pensiones. Estas consecuencias deben sopesarse cuidadosamente antes de tomar una decisión.
Por qué tiene sentido planificar las vacaciones de forma estructurada #
La planificación de las vacaciones es un proceso que lleva mucho tiempo y puede dar lugar a desacuerdos dentro del equipo. Si una empresa concede 30 días de vacaciones al año, cada empleado dispone de unas 6 semanas de vacaciones para planificar, que puede repartir en días o periodos individuales. Es importante estudiar todas las solicitudes con prontitud y coordinarlas con éxito.
En los equipos pequeños, en particular, hay que asegurarse de que no haya demasiados solapamientos en la planificación de las vacaciones de los empleados para garantizar el mantenimiento de las operaciones y una utilización razonable del equipo. En equipos más grandes, los solapamientos no pueden evitarse por completo; las sustituciones y los traspasos de vacaciones son habituales, lo que hace que la coordinación sea aún más importante. Un planificador de vacaciones digital es muy recomendable para que todo funcione a la perfección.
Herramientas prácticas para planificar las vacaciones #
La planificación de las vacaciones es un proceso que suele estructurarse y automatizarse mediante herramientas, aplicaciones o programas. Esto ahorra tiempo, permite una gestión eficiente y satisface a todos los implicados gracias a un procesamiento rápido y sin errores. Atrás quedaron los días en los que había que crear un plan de vacaciones en Excel. En su lugar, estas seis prácticas herramientas pueden ayudarle a planificar las ausencias.
SAP Fiori #
La herramienta Fiori está dirigida a las empresas que utilizan SAP. La gestión del absentismo ya está mapeada en SAP. Los departamentos de RRHH utilizan SAP PA (Administración de Personal), mientras que los administradores de tiempo utilizan TMW (Time Manager Workplace). Esto deja un vacío para los empleados, que se puede cerrar con un planificador de vacaciones en Fiori. El complemento combina toda la información necesaria para gestionar la planificación de vacaciones completamente en SAP a partir de ahora.
Personalizador #
Una solución más racionalizada es Personizer. El objetivo del software es permitir una administración de personal sencilla para las empresas. Aquí encontrará una herramienta con la que podrá gestionar perfectamente la planificación de las vacaciones y el registro del tiempo. Estas dos funciones están disponibles con diferentes niveles de licencia.
TimeTac #
TimeTac ofrece tanto una solución basada en web como una app. La aplicación de planificación de vacaciones tiene actualmente una valoración bastante baja en Google Play Store. Sin embargo, la solución web promete un sistema holístico que cubre los módulos de horas de trabajo, tiempos de proyecto, planificador de vacaciones y ausencias.
timetape #
timetape también se anuncia con una serie de medianas empresas que ya utilizan la herramienta como planificador de vacaciones o para el registro de tiempos. Aquí puede gestionar fácilmente las solicitudes de vacaciones y un proceso de aprobación automatizado garantiza la transparencia necesaria. Los solicitantes y los supervisores pueden ver todo de un vistazo en la vista de calendario, lo que debería garantizar la estructura y el alivio para sus gerentes y empleados
Timebutler #
Se dice que más de 300.000 personas utilizan el seguimiento online del tiempo, el planificador de vacaciones y la gestión de ausencias de Timebutler. La empresa alemana de Eltville destaca por la protección de datos europea y la alta seguridad de los datos. Aunque Timebutler no ofrece una aplicación, puede abrir el programa basado en web en su navegador en todos los dispositivos finales.
SeaTable #
SeaTable también se basa en la web y puede funcionar en la nube o en su propio servidor. La base de datos sin código de la empresa alemana SeaTable GmbH también ofrece funciones que permiten muchos casos de uso adicionales. Con SeaTable como planificador de vacaciones en línea obtendrá:
- Formularios web sencillos que sus empleados pueden utilizar para enviar solicitudes de vacaciones.
- Notificaciones automáticas de nuevas solicitudes y aprobaciones de vacaciones
- Un calendario general de todas las vacaciones
- Un resumen interno de los días de vacaciones restantes
- Una vista independiente para cada empleado
Conclusión #
Existen muchos planificadores de vacaciones para empleados. Sin embargo, la mayoría de ellos son soluciones específicas independientes que realmente no pueden cubrir nada más que la planificación de las vacaciones y el registro del tiempo. Es mejor confiar en una solución flexible que permita la planificación de las vacaciones, así como otros casos de uso.
Con la plantilla gratuita de SeaTable, podrá gestionar todas las solicitudes de vacaciones de sus empleados. Desde la solicitud a través de un formulario web hasta el procesamiento en un tablero Kanban, SeaTable hace que todo el proceso sea más eficiente.
Gracias a las notificaciones automáticas, nunca perderá una solicitud y podrá responder rápidamente a las peticiones de sus empleados. La vista de calendario le permite identificar directamente cualquier solapamiento y decidir rápidamente qué solicitudes puede aprobar o rechazar. Puede utilizar fórmulas inteligentes para calcular automáticamente los días de vacaciones y obtener una visión general de cuántos días se han tomado ya de un vistazo.
Regístrese gratis en SeaTable hoy mismo y descubra las numerosas funciones que revolucionarán la planificación de sus vacaciones.
Preguntas más frecuentes #
¿Cuál es la duración de las vacaciones mínimas legales?
¿Qué dice la Ley Federal de Vacaciones?
¿Tengo derecho a vacaciones no retribuidas?
¿Cuándo deben presentar los trabajadores sus vacaciones?
¿Cuándo se consideran aprobadas las vacaciones?
¿Cuánto cuestan los planificadores de vacaciones para empresas?
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