- Empresa: SecUnity GmbH
- Industria: Servicios gestionados de seguridad informática
- Ubicación: Alemania
Con SeaTable a decisiones más rápidas y mejores #
El software especializado para facturación, elaboración de presupuestos, ERP o marketing y ventas no es infrecuente en muchas empresas. ¿Es eso un problema? En la gran mayoría de los casos, sin duda. Es un estorbo en la empresa que ralentiza la transformación digital e impide un trabajo moderno y basado en datos. El proveedor de servicios de seguridad informática del norte de Alemania SecUnity también lo ha experimentado. Tras introducir SeaTable como base de datos central y herramienta de gestión para casi todas las áreas de negocio, el equipo comprendió mejor los datos disponibles y las decisiones se tomaron más rápido y basadas en datos. La empresa encendió el turbo de la productividad.
Hablamos con Stephan Lehniger, director general de SecUnity, sobre sus experiencias.
Stephan Lehniger, CEO SecUnity
SeaTable: Sr. Lehniger, ¿recomendaría SeaTable a otras personas?
Stephan Lehniger: Absolutamente - de hecho, no sólo recomendamos SeaTable a otros, sino que también trabajamos como consultores externos, como proveedores de ideas y como operadores de entornos SeaTable para clientes y queremos ampliar este negocio.
ST: ¿Por qué no nos presenta brevemente su empresa? ¿A qué se dedican?
SL: Con mucho gusto, soy el fundador y director gerente de SecUnity. Ofrecemos servicios gestionados de seguridad para entornos informáticos. Básicamente para clientes de cualquier tamaño y en cualquier país.
ST: Ya sabemos que utiliza SeaTable de forma muy intensiva. ¿Podría describirnos brevemente las áreas específicas en las que se utiliza?
SL: Actualmente utilizamos SeaTable en todas las áreas de la empresa. A excepción de nuestro sistema de tickets, nuestro sistema de mensajería instantánea y nuestras comunicaciones por correo electrónico, actualmente no hay ningún proceso, ninguna comunicación, ninguna rutina diaria que no esté basada en SeaTable. Cuando surgen nuevos temas, nuevas necesidades, ahora primero consideramos si todo puede implementarse con SeaTable antes de empezar a buscar una solución de terceros.
ST: ¿Cómo era la situación antes de SeaTable? ¿Qué herramientas utilizaba?
SL: Antes de la introducción de SeaTable, utilizábamos diferentes herramientas para cada tipo de proceso dentro de SecUnity. Por ejemplo, software de gestión de mercancías para preparar presupuestos, facturación, sistemas de documentación, sistemas de organización entre colegas, etc. El reto consistía en que manteníamos todos los datos en sistemas diferentes, lo que hacía cada vez más difícil unificarlos. Simplemente manteníamos los mismos datos en demasiados sitios. Todos los sistemas y procesos estaban descentralizados y cada colega mantenía la información en un formato individual. Como resultado, teníamos una dimensión de documentos diferentes con versiones distintas.
Para mí, como director general en particular, había simplemente demasiados programas que nos obligaban a adaptarnos a ellos, a forzar nuestros procesos a sus estructuras, en lugar de que los programas se adaptaran a nuestra empresa. Como resultado, nuestros procesos no funcionaban eficazmente y los desarrollos avanzaban mucho más despacio de lo que podemos hacerlo actualmente. Sobre todo, la individualidad que necesitamos para nuestra actividad principal no podía plasmarse en ninguna otra herramienta exactamente igual que podemos hacerlo hoy en SeaTable.
ST: ¿Cómo conoció SeaTable?
SL: A través de una recomendación de un antiguo colega de la zona de Schwerin. Su empresa había probado SeaTable para organizar internamente la certificación ISO y las pruebas de certificación. Estaba cada vez más insatisfecho con nuestra organización y buscaba una plataforma flexible que nos permitiera empezar de cero y consolidar nuestros procesos.
ST: Las razones para decidirse por un software son muy diversas. ¿Cuál fue el factor decisivo para usted?
SL: Desde mi punto de vista, tres puntos fueron decisivos: la gran facilidad de inicio, el hecho de que pudimos ver resultados rápidamente y, además, ganamos confianza muy pronto gracias a nuestro contacto con SeaTable como empresa de Alemania. Simplemente tuvimos la sensación de que podíamos crecer junto con la empresa y de que nuestros intereses eran realmente escuchados. Especialmente teniendo en cuenta que procesamos muchos datos críticos y datos sensibles de clientes con SeaTable, el apoyo de SeaTable para operar su propia instancia en nuestra empresa fue de gran ayuda.
ST: ¿Con qué rapidez pudieron realizar el cambio? ¿Llevó mucho tiempo la implementación?
SL: Al contrario, el proceso de implementación fue extremadamente rápido, pero esto se debió principalmente al hecho de que, como director general, tenía poder de decisión para decir que teníamos que restringir nuestros procesos a SeaTable muy rápidamente y no tuvimos que establecer largos entornos de demostración en la empresa antes de tomar una decisión.
ST: ¿Hubo algún reto durante la introducción?
SL: Sí, pero principalmente en la mente de cada uno de los empleados y compañeros, que primero tuvieron que aprender a pensar en “SeaTable”. Es una plataforma muy flexible con la que es posible casi cualquier proceso, cualquier recopilación y procesamiento de datos, cualquier organización, cualquier visión de conjunto. Sin embargo, también hay que tener creatividad e imaginación para poder plasmarlo en un formato de tabla. Los nuevos empleados, por su parte, empiezan directamente en nuestro ecosistema SeaTable. Durante su inducción, no han experimentado nada más con nosotros y, por lo tanto, son capaces de familiarizarse con el sistema muy rápidamente.
ST: Repensar sus propios procesos y estructuras familiares y reorganizarlos de forma flexible puede ser todo un reto, tiene razón. ¿Cómo ha gestionado este cambio?
SL: Como responsable de la gestión, mi tarea principal era estudiar cómo debían organizarse los datos; después, la responsabilidad de cada división y departamento era definir por sí mismos cómo debían funcionar determinados procesos. En contabilidad, por ejemplo, rediseñamos por completo el proceso contable general, lo reorganizamos con el tiempo y, con la ayuda de la automatización de SeaTable y las posibilidades de la Universal App en particular, lo estructuramos de forma completamente diferente y lo ampliamos de forma eficaz de una manera totalmente distinta a como habíamos podido hacerlo antes.
ST: ¿Dónde sigue viendo la necesidad de SecUnity?
SL: Apenas hay ámbitos en los que no se utilice SeaTable. Como ya he dicho, nuestro sistema de tickets, nuestra comunicación por correo electrónico y nuestro chat en directo son soluciones que actualmente no tenemos en SeaTable. Todas las demás áreas que se están desarrollando actualmente en nuestras operaciones diarias -por ejemplo, la gestión de cambios, el marketing, el mantenimiento de las redes sociales y la gestión de proyectos más complejos- son temas que seguimos ampliando poco a poco. En resumen, utilizar SeaTable en otras áreas de la empresa es apenas posible. Pero SeaTable tendrá que crecer masivamente con nosotros en los próximos años; esperemos que crezca con nosotros como nos gustaría.
ST: ¿Qué ha mejorado realmente la introducción de SeaTable? ¿Se han producido cambios apreciables?
SL: Tenemos mejoras mensurables en la empresa en el sentido de que la proporción entre el personal administrativo y el personal de proyectos, que representa nuestra actividad principal de cara al exterior, ha disminuido. No porque hayamos recortado puestos de trabajo, sino porque SeaTable nos ha hecho mucho más eficientes en términos administrativos y estamos creciendo más en términos de personal en el área técnica que en la administrativa. Al mismo tiempo, el número de procesos, los requisitos para los procesos individuales, los pasos individuales y la complejidad de los procesos individuales han aumentado significativamente. Por lo tanto, estamos creando más trabajo - de forma más eficiente y rápida - con relativamente menos personal.
Vemos cambios cualitativos sobre todo en la calidad del trabajo con nuestros clientes. Por ejemplo, habíamos probado varias soluciones de gestión de proyectos y no encontramos ninguna herramienta que estuviera al nivel de rendimiento que teníamos en la empresa en ese momento. Los sistemas eran demasiado complejos o estaban demasiado orientados al futuro. Sencillamente, aún no habíamos llegado a ese punto internamente. O simplemente los sistemas eran demasiado inflexibles para que pudiéramos trabajar con ellos de forma eficaz en ese momento. Con SeaTable, pudimos configurar la gestión de proyectos exactamente cuando la necesitábamos y desde entonces ha ido creciendo con nosotros cada mes. Hacemos varias personalizaciones al mes y el sistema crece con las habilidades de nuestro personal, así como con la complejidad de los proyectos de nuestros clientes.
ST: Está claro que tiene una actitud muy positiva hacia SeaTable, pero finalmente, ¿cuál es su grado de satisfacción? ¿Qué cree que podríamos mejorar?
SL: Estamos muy satisfechos con SeaTable durante los últimos meses y años. Estamos impresionados con el desarrollo del producto. Nos impresiona que el desarrollo desde China se interese por los comentarios de Alemania y que esto se ponga en práctica. Sobre todo teniendo en cuenta que queremos aplicar soluciones muy personalizadas. Cada empleado tiene un ideal diferente de cómo le gustaría trabajar con los datos. Uno con tablas, otro con aplicaciones web, el siguiente con estadísticas. Nos beneficiamos mucho del hecho de que podemos procesar los datos de forma flexible e individual entre nosotros en cualquier momento y también procesarlos por separado, pero también somos conscientes de que esta interconexión de datos dentro de SeaTable requiere muchos recursos.
En particular, la sincronización entre conjuntos de datos requiere una cantidad de tiempo considerable. Si SeaTable siguiera desarrollándose de forma que los datos pudieran enlazarse aún más rápido y los procesos automatizados pudieran desencadenarse directamente en el sistema sin necesidad de herramientas de automatización, SeaTable interesaría sin duda a muchos más clientes como solución independiente.
ST: Sr. Lehniger, muchas gracias por la entrevista.
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