Para organizar un proyecto inicialmente abstracto en elementos planificables, puede utilizar una estructura de desglose del trabajo para dividir su planteamiento en tareas y paquetes de trabajo. En este artículo, conocerá las ventajas de planificar la estructura del proyecto con una plantilla. Utilice nuestros consejos para crear una plantilla de plan de trabajo gratis y encuentre el software de plan de trabajo adecuado para su empresa.

Empecemos con una definición de desglose del trabajo: Una estructura de desglose del trabajo, o EDT para abreviar, es un elemento central de la planificación de proyectos e ilustra los subproyectos, las dependencias y las interrelaciones dentro de su proyecto. Se crea al inicio del proyecto y proporciona a todos los implicados una visión de conjunto. Cómo estructurar su proyecto con éxito

Un ejemplo clásico de estructura de desglose del trabajo es un diagrama de árbol. También puede presentarse en forma de mapa mental, lista o texto continuo sangrado.

Los elementos se codifican en todas las formas de planificación de la estructura del proyecto a partir de una plantilla. Este paso tiene en cuenta el objetivo de que cada tarea sólo aparezca una vez en la estructura de desglose del trabajo. Un ejemplo de codificación es un número para el nivel, seguido de una numeración secuencial para los elementos dependientes del nivel (por ejemplo, 3.1 para el primer elemento del tercer nivel).

Estructura del plan de trabajo

En una estructura de árbol, se empieza con el objetivo superior del proyecto como nodo principal. Cada nivel posterior se organiza según diferentes funciones, fases u objetos. Debe decidir un principio de estructuración para cada nivel.

  • Estructura de desglose del trabajo orientada a funciones: En este tipo de estructura, la atención se centra en las personas o departamentos responsables de las tareas. Los esquemas orientados a funciones del segundo nivel son ideales si desea que los responsables informen periódicamente sobre el estado actual a medida que avanza el proyecto.
  • Organigrama por fases: Coloque todas las tareas en un orden cronológico lógico agrupándolas por fases del proyecto. Esto resulta especialmente útil en proyectos muy largos. En este caso, los elementos del segundo nivel deben marcar hitos importantes del proyecto.
  • Organigrama orientado a objetos: Aquí se organizan las tareas según las partes individuales del producto final o según el lugar donde se desarrollan las actividades. En los proyectos de construcción, por ejemplo, puede tener sentido organizar una estructura de desglose del trabajo en función de las habitaciones, los conjuntos o los oficios (por ejemplo, construcción del armazón, tuberías, baños, tejado).

A continuación, en el nivel más bajo, aparecen los respectivos paquetes de trabajo, incluidos los recursos necesarios, como presupuesto, tiempo y mano de obra. Cuanto más detallado sea, más fácil será calcular el trabajo necesario. Si un paquete de trabajo está formulado de forma demasiado vaga, conviene desglosarlo más. Un paquete de trabajo siempre debe depender de una subtarea del segundo nivel. En función de la complejidad, también son concebibles otros niveles entre el segundo y el tercero.

Una estructura de desglose del trabajo es adecuada como plantilla para todos los demás planes de su proyecto. Si lo desea, constituye la base de su planificación de recursos, costes y calendario, así como de la gestión de riesgos. Por eso este plan de proyecto suele denominarse el “plan de planes”.

La estructura de desglose del trabajo visualiza un proyecto completo y, por tanto, puede proporcionarle una visión general básica de todas las tareas pendientes. Le facilita la estimación de la carga de trabajo y la planificación del resto del proyecto, ya que define las tareas de forma clara y completa desde el principio. Así también es menos probable que se equivoque completamente en los cálculos y se retrase. A medida que avanza el proyecto, puedes ir marcando las tareas completadas y documentar tus progresos.

Ahora es el momento de la ejecución propiamente dicha. Utilizaremos una reubicación de oficinas como ejemplo para crear una plantilla de estructura de desglose del trabajo y demostrar las ventajas de una plantilla de estructura de desglose del trabajo.

En un taller de lanzamiento con todos los participantes en el proyecto, se definen los objetivos del proyecto de acuerdo con los criterios SMART (específicos, medibles, atractivos, realistas y sujetos a plazos). O bien hay un único objetivo para todo el proyecto, o bien hay que desglosarlo en subproyectos. En nuestro caso, el objetivo general es trasladarnos a tiempo de la oficina anterior a la nueva.

Una estructura de desglose del trabajo le ayudará a alcanzar su objetivo
Una estructura de desglose del trabajo le ayudará a alcanzar su objetivo
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A continuación, piensa cómo quieres alcanzar tu objetivo y qué subtareas son necesarias para ello. Una opción es organizar este nivel por fases. Las fases típicas de un proyecto son, por ejemplo, preparación, planificación, ejecución, seguimiento, evaluación y finalización. Más arriba encontrará más información sobre la estructura de la EDT.

En el siguiente paso, se definen los paquetes de trabajo para cada uno de estos puntos de la estructura de desglose del trabajo. Por ejemplo, enumere todas las tareas y agrúpelas en áreas temáticas.

A continuación, asigne los paquetes a las subtareas correspondientes (aquí: fases del proyecto). En este punto, también tiene la oportunidad de introducir las personas responsables de las tareas. Sólo especificará las fechas de inicio y los plazos si no selecciona otro plan de proyecto para el calendario del proyecto además del EDT.

Plantilla del plan de trabajo

En el primer paso, compruebe que su plantilla de estructura de desglose del trabajo está completa. ¿Ha incluido todas las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos? Por regla general, reconocerá hasta el 90% de todos los paquetes de trabajo en el primer borrador de la estructura de desglose del trabajo. Repase de nuevo su plantilla de estructura de desglose del trabajo del PSP con todos los implicados.

Para cubrir cualquier aspecto que falte en la plantilla de la estructura de desglose del trabajo, puede incluir puntos adicionales en la EDT. En el curso posterior, sin embargo, se trata sobre todo de comprobar la unicidad de todos los elementos: ¿Son todas las tareas de un nivel únicas y diferentes entre sí en cuanto a contenido? ¿O se pueden resumir algunos paquetes de trabajo y eliminar las duplicaciones?

Por último, se inicia la planificación detallada de los paquetes de trabajo. Aquí es donde se definen las tareas específicas. ¿Son coherentes todos los procesos y están los paquetes de trabajo en el lugar correcto de la EDT? ¿Se ha alcanzado el objetivo del proyecto en cuanto se han completado todas las tareas definidas? Si es así, su estructura de desglose del trabajo está lista para ser utilizada.

Por supuesto, puede crear un plan de la estructura del proyecto sin plantillas ni herramientas digitales. En la oficina, basta con utilizar tarjetas de índice y cinta adhesiva y pegar los elementos en la pared durante una reunión. También funciona con una pizarra blanca e imanes.

Sin embargo, estos métodos están ligados al lugar y resultan muy engorrosos si el plano se necesita después de forma descentralizada. Aunque hagas fotos de tu trabajo, el plan de la estructura del trabajo es inalterable para los demás participantes: Para mayor flexibilidad, deberías crear el plan de la estructura del trabajo en línea. Aquí es donde entran en juego diversos programas y software de plan de trabajo.

Plantilla del plan de trabajo en SeaTable

No es una buena idea intentar crear un plan de la estructura del proyecto con Excel. Incluso si está familiarizado con la hoja de cálculo Excel, es poco adecuada para la gestión ágil de proyectos. Lo mismo se aplica si está pensando en utilizar una plantilla de estructura de desglose del trabajo de Word. En comparación con otros programas, las conocidas aplicaciones de Microsoft Office sólo están pensadas para la introducción de texto y el cálculo de hojas de cálculo, y no para el trabajo colaborativo en tiempo real, la visualización de diferentes tipos de datos o la adaptación y estructuración flexible de proyectos.

Así que hágase un favor y utilice el software adecuado para su estructura de desglose del trabajo. Según el método de visualización que desee, puede elegir entre herramientas de diagramas, mapas mentales o listas. Dos conocidas herramientas de diagramación que también son adecuadas para crear un plan de la estructura del proyecto son Gliffy y Lucidchart. Con ellas puede visualizar, por ejemplo, el plan de la estructura del proyecto como un diagrama de árbol clásico.

Si quieres un mapa mental, Miro es el proveedor líder. Sin embargo, también hay una docena de otras herramientas, como MindManager, con las que puedes conseguir resultados comparables.

Si necesitas una lista de tareas fácil de trabajar y más estructura que un mapa mental, SeaTable es para ti. Con esta plataforma de gestión de proyectos y colaboración, puedes asignar fácilmente paquetes de trabajo a responsables y subproyectos.

SeaTable es una base de datos sin código que ofrece un constructor de aplicaciones integrado y muchas funciones para la colaboración en equipo. Gracias a los numerosos tipos de columnas, también puede registrar citas, horas de trabajo, ubicaciones, tareas pendientes, direcciones de correo electrónico, archivos y mucho más.

Un plan de estructura del trabajo es complejo porque tiene que mostrarlo todo de un vistazo. Mediante vistas personalizadas, puede establecer filtros para ocultar determinados paquetes de tareas o niveles. Supongamos que desea ver una lista de tareas pendientes individual por empleado en la EDT. No hay problema: basta con filtrar por la persona responsable.

Todo en el mismo sitio y todos en la misma página: en SeaTable no hay diferentes versiones de la estructura de desglose del trabajo flotando por ahí, ya que los archivos no están dispersos en los ordenadores de los implicados. En su lugar, los participantes en el proyecto pueden acceder a la estructura de desglose del trabajo actual de forma centralizada y realizar cambios en tiempo real que son inmediatamente visibles para todos. También son útiles para colaborar en las tareas los comentarios y las notificaciones automáticas, que permiten informar a todos los participantes en cuanto algo se marca como completado, se comenta o se modifica.

La mayor ventaja de SeaTable, sin embargo, es la amplia gama de opciones de visualización. Ya sean calendarios, líneas de tiempo, tableros Kanban u organigramas - hay todo lo que su corazón desea, e incluso más: en la pizarra separada puede esbozar libremente su estructura de desglose del trabajo y crear mapas mentales similares a los de Miro. O puede utilizar el nuevo plugin Árbol para mostrar y ocultar los diferentes niveles de su estructura de desglose del trabajo como desee.

Puedes encontrar la plantilla de la estructura de desglose del trabajo aquí . Antes de poder utilizarla, tienes que registrarte gratuitamente con tu dirección de correo electrónico.

El concepto en el que se basa el plan de organización del trabajo parece sencillo, pero en función del tamaño del proyecto, puede resultar complejo y confuso. Una plantilla del plan de trabajo en una herramienta adecuada le ayudará a ejecutar su proyecto de la forma más eficaz y fluida posible.

Regístrese hoy , comience su próximo proyecto y conviértalo en un éxito con la plantilla gratuita de estructura de desglose del trabajo de SeaTable.

¿Sigue necesitando un plan de proyecto que muestre la secuencia cronológica de las fases o tareas del proyecto? Entonces descúbralo aquí cómo crear un plan de proyecto clásico .

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