Para las empresas y los departamentos de ventas que procesan miles de consultas y pedidos cada año, una gestión eficaz de ofertas y pedidos también significa reconocer el potencial de ventas y materializarlo con medidas activas. El departamento de ventas B2B de Leuchtturm1917 se enfrentaba precisamente a este reto. El departamento de regalos de empresa del fabricante de artículos de papelería y cuadernos procesa unas 4.000 consultas B2B al año solamente. Su experiencia con SeaTable demuestra cómo la herramienta adecuada puede transformar procesos complejos y lentos en flujos de trabajo optimizados y eficaces, y mantener a la vista en todo momento todo el proceso de ventas.

El equipo de ventas B2B de Leuchtturm1917, formado por seis personas, se enfrentaba a varios retos en la gestión de ofertas. La empresa, de orientación internacional, vende principalmente ordenadores portátiles con diversos acabados y opciones de personalización. Por tanto, cada presupuesto debe incluir el producto básico, el acabado o acabados elegidos, los costes de producción fijos y los gastos de envío. Dependiendo de la escala de cantidades, deben tenerse en cuenta diferentes descuentos para cada acabado o artículo. “Gestionar esta complejidad y administrar diferentes precios base para tres divisas y tres niveles de descuento para el cliente en dos idiomas se convirtió en un reto cada vez mayor”, explica Björn Augustin, jefe de equipo de regalos de empresa.

Leuchtturm1917 en Geesthacht

Después de que el departamento B2B hubiera alcanzado los límites de Excel y del componente CRM de su sistema ERP, empezaron a buscar una solución más flexible. El objetivo era implantar una nueva herramienta que les permitiera mantener una visión transparente de todos los procesos de gestión de ofertas y pedidos. Una solución obvia era AirTable, con la que el director de ventas ya había tenido una experiencia inicial. Sin embargo, finalmente se optó por SeaTable tras una fase de evaluación. Hubo dos razones principales para tomar esta decisión. Además de la mejor experiencia de usuario durante la fase de evaluación, sobre todo el hecho de que SeaTable, como empresa alemana con servidores exclusivamente en Alemania, garantiza una mejor protección de los datos que la competencia estadounidense.

La implementación corrió a cargo del “crack del Excel” del departamento, que asumió el reto de mapear todos los requisitos del equipo y luego implementar un proceso en SeaTable. Y todo ello sin tener que programar interfaces ni nuevas funciones.

Con la ayuda de SeaTable, hemos conseguido tener una visión general del proceso de venta antes de que se cree el pedido. La creación de ofertas, el seguimiento y la evaluación se encuentran en un sistema flexible y adaptado a nuestras necesidades.

Björn Augustin, Team Lead Corporate Gift

En la actualidad, entre seis y ocho miembros del equipo utilizan con éxito SeaTable para gestionar todo el proceso de ventas independientemente de los sistemas anteriores, desde la consulta inicial hasta la realización del pedido. Sólo la facturación se sigue realizando en el sistema ERP. Mientras tanto, las tareas de marketing B2B también se están integrando gradualmente en SeaTable.

Los efectos de la implantación de SeaTable fueron inmediatos, y enormes:

  • Significativo ahorro de tiempo en la preparación de presupuestos gracias a las automatizaciones.
  • Las notas de llamada y las actualizaciones de estado se procesan ahora en una fracción del tiempo anterior.
  • Todo en un solo sistema: Presupuestos, motivos de cancelación, tasas de conversión e intervalos de pedido de los clientes
  • Medidas de reactivación de clientes más específicas gracias a los datos integrados
Hemos creado una herramienta que visualiza claramente nuestros procesos de venta y se integra dinámicamente en nuestro día a día.

Björn Augustin, Team Lead Corporate Gift

Al automatizar procesos que antes eran manuales, el equipo ganó tiempo para centrarse en la conversión. La facilidad de uso del sistema es especialmente apreciada. Los procesos automatizados y el hecho de que toda la información sobre un proceso de oferta y pedido se muestre ahora claramente en una base de datos han mejorado notablemente la colaboración y la eficacia.

Este éxito es sólo el principio, ya que el equipo aún no está utilizando todo el potencial de SeaTable. El próximo paso será explorar las posibilidades que ofrecen los scripts integrados para optimizar aún más el procesamiento de datos.

El equipo de ventas B2B de Leuchtturm1917 ha conseguido elevar sus procesos a un nuevo nivel en poco tiempo gracias a SeaTable. Los procesos complejos y poco transparentes con diversas herramientas han sido sustituidos por un flujo de trabajo automatizado, transparente y que ahorra tiempo en el que todos los datos fluyen juntos en un solo sistema. Esto significa que los miembros del equipo disponen ahora de mucho más tiempo para concentrarse en sus tareas principales: Convertir las consultas en pedidos y los pedidos iniciales en pedidos de seguimiento.

Esta historia de éxito muestra cómo SeaTable puede ayudar a gestionar estructuras de precios y procesos de cotización complejos, garantizando al mismo tiempo una gran eficacia y precisión de los datos. La transformación digital de las ventas crea así las condiciones para el crecimiento futuro de la empresa. Gracias a la plataforma sin código SeaTable, sin complejas implementaciones ni costosas programaciones - y con muchas plantillas gratuitas para un comienzo rápido.

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