- Empresa: Johannes Fontanus College
- Industria: Institución educativa
- Ubicación: Los Países Bajos
La situación inicial: Procesos manuales, ineficacia y costes elevados #
En el Johannes Fontanus College , un centro de enseñanza secundaria de Barneveld, alrededor del 95% de los alumnos utilizan los ordenadores portátiles proporcionados por el centro. A esto hay que añadir las necesidades de los 300 empleados. Con el sistema fragmentado existente de tickets en papel, comunicación por correo electrónico y varias hojas de cálculo, el departamento de TI estaba llegando a sus límites. Para agilizar los procesos y reducir el esfuerzo manual, había que desarrollar un sistema sólido e integrado para el soporte informático, la gestión de activos y la gestión de proyectos.
Matthias van Laar, Departamento de TI
SeaTable impresionó por su flexibilidad y rendimiento #
La transición comenzó cuando Ko Smidt, que ya había empezado a implantar SeaTable para el departamento de exámenes de la escuela, contó a sus colegas de TI su experiencia con la plataforma sin código. “SeaTable nos impresionó por su flexibilidad y sus rápidas opciones de implementación”, dijo Matthias van Laar. En pocos días, el equipo de TI pudo poner en marcha un sistema digital de venta de entradas. La interfaz de usuario intuitiva y la posibilidad de crear rápidamente soluciones personalizadas sin un gran desarrollo fueron otros factores clave en la decisión de implantar SeaTable
La implantación transcurrió sin problemas. El personal del servicio de asistencia informática y los administradores del sistema colaboraron para crear interfaces individuales adaptadas a las capacidades técnicas de los distintos grupos de usuarios. Gracias a la interfaz fácil de usar y a las potentes funciones de automatización, incluso el personal no técnico puede familiarizarse fácilmente con la herramienta. La posibilidad de desarrollar y desplegar soluciones de forma iterativa permitió optimizar continuamente los procesos sin interrumpir las operaciones diarias.
Éxito visible en poco tiempo #
Con SeaTable, el equipo de TI pudo reducir significativamente el tiempo dedicado a la introducción manual de datos, mejorar la comunicación entre el personal de TI y otros departamentos y obtener una transparencia sin precedentes sobre todas las actividades de la mesa de servicios y la gestión de activos. En general, los procesos se han acelerado.
Las funciones más importantes desde el punto de vista del departamento de TI incluyen
- Vistas y opciones de filtrado flexibles
- Creación de formularios individuales para diferentes casos de uso
- Opciones de automatización para la asignación de tickets
- Opciones de integración con otras herramientas como PRTG
- Funcionalidad de conjunto de datos para compartir información en diferentes tablas
- Posibilidad de crear aplicaciones personalizadas para diferentes grupos de usuarios
El nuevo sistema de tickets para estudiantes ahora rellena automáticamente los datos de los estudiantes, realiza un seguimiento de la disponibilidad de portátiles en préstamo y asigna tickets de soporte a los miembros del equipo adecuados. El sistema de tickets para empleados se ha integrado con el programa de supervisión de la red, proporcionando una visión general en tiempo real de las solicitudes de asistencia y del estado de los dispositivos.
La herramienta también se utiliza para:
- Gestión de activos: Seguimiento de los portátiles y equipos informáticos de los empleados.
- Administración de gestión de proyectos: Organización y seguimiento de iniciativas de TI
- Integración de la gestión de instalaciones: Desarrollamos un sistema de tickets personalizado para diversos servicios de instalaciones
Uno de los próximos pasos que Matthias van Laar y sus colegas están estudiando es la implantación de un sistema automatizado de gestión de insignias de taquilla que se integrará en su Directorio Activo.
Soporte informático digitalizado con SeaTable #
Gracias a la capacidad de SeaTable para crear vistas personalizadas, automatizar procesos e integrar herramientas existentes, el equipo de TI pudo agilizar y optimizar considerablemente los procesos existentes. Lo que empezó como una solución para gestionar los problemas de los portátiles se ha convertido en un sistema de gestión integral que favorece la eficacia, la colaboración y la planificación estratégica en todo el equipo de TI.