A Ko Smidt le gusta reducir el riesgo de errores y optimizar los procesos de trabajo. No es de extrañar: como jefe de exámenes del Johannes Fontanus College , es responsable, entre otras cosas, de una administración de exámenes transparente y sin errores, un proceso que implica a muchas personas y datos sensibles. Al margen de los SeaDays 2024 de Maguncia, explicó por qué SeaTable es exactamente la herramienta adecuada para él. Porque para el centro de enseñanza secundaria de Barneveld (Países Bajos), con sus 300 empleados y 2.300 alumnos, la introducción de SeaTable supuso una mejora significativa de la eficacia y la transparencia, al tiempo que cumplía la normativa legal de protección de datos.

Los procesos existentes no eran los ideales. Antes de introducir SeaTable, la escuela utilizaba Google Workspace for Education para digitalizar los procesos y permitir el trabajo colaborativo. Pero la práctica era diferente. El trabajo colaborativo resultó ser ineficaz y propenso a errores con las herramientas disponibles. La comunicación por correo electrónico y el intercambio de documentos estaban muy extendidos, lo que significaba que circulaba regularmente información incompleta o desfasada. Esto provocaba malentendidos y falta de transparencia. Resultaba difícil reconocer claramente el estado actual de los procesos o determinar quién era el responsable de determinadas tareas basándose en la información disponible en el sistema.

Esta situación laboral globalmente insatisfactoria se vio agravada por los nuevos requisitos de protección de datos. La universidad ya no estaba autorizada a almacenar datos sensibles de los estudiantes en servidores externos fuera de la UE.

SeaTable garantiza la integridad de los datos (con una estructura de base de datos bien pensada) y en combinación con la aplicación universal, los conjuntos de datos comunes y las automatizaciones, puede ganar mucho en eficacia y gestión de datos.

Ko Smidt

Las pruebas iniciales con conocidas herramientas de hojas de cálculo estadounidenses no dieron los resultados esperados. Las soluciones probadas no ofrecían la protección de datos necesaria, ni podían integrarse fácilmente en los flujos de trabajo existentes. Ko Smidt empezó entonces a buscar proveedores europeos, sobre todo aquellos que se centraran especialmente en la protección y la seguridad de los datos. Finalmente, dio con SeaTable. Una herramienta que cumplía sus requisitos a la perfección, especialmente el hecho de estar alojada en servidores europeos y cumplir así los requisitos legales de protección de datos, ofrecer una interfaz fácil de usar y las posibilidades de agilizar los procesos y gestionar los datos de forma eficaz mediante formularios, automatización y creación integrada de documentos.

SeaTable se introdujo en una primera fase para el departamento de exámenes. La implantación se realizó sin problemas y en pequeños pasos. Con el fin de adquirir experiencia inicial con la nueva herramienta, el equipo comenzó a registrar datos en SeaTable en lugar de Google y a mapear los procesos iniciales en ella. En última instancia, el mayor reto fue convencer a los demás empleados de las ventajas de la nueva herramienta. Para conseguir que todo el mundo se subiera a bordo, se utilizó un enfoque de pensamiento de diseño: se debatieron conjuntamente los problemas y los deseos de los compañeros y se desarrollaron y probaron varios enfoques para llegar finalmente a una solución que satisficiera a todos los implicados. Sobre todo, la facilidad de uso, que se mejoró aún más con la aplicación universal, resultó ser un factor decisivo.

Otra ventaja de este enfoque: como todos los usuarios participaron en el desarrollo paso a paso, las pruebas y la introducción de los nuevos procesos y la app, el cambio a los nuevos procesos se produjo sin problemas para todos los compañeros.

Johannes Fontanus College

Para Ko Smidt, una cosa está clara: “SeaTable ha mejorado significativamente nuestro trabajo diario”. La calidad de los datos ha aumentado gracias a una fuente de datos consolidada y estandarizada, y los procesos se han vuelto más eficaces. Pero lo más importante es que la reducción de las tareas manuales y repetitivas y la mayor claridad de los procesos han aumentado la satisfacción laboral.

La implantación de SeaTable ha supuesto una optimización significativa en dos áreas administrativas críticas en particular: La administración de exámenes y el apoyo a los estudiantes. Ko Smidt digitalizó el flujo de trabajo de los exámenes, sustituyendo los sistemas manuales basados en papel por un proceso automatizado y trazable. Ahora se notifica automáticamente a los examinadores, lo que elimina alrededor de 250 correos electrónicos manuales y ofrece a todos los implicados una visión en tiempo real del estado de los exámenes.

El servicio de atención al estudiante se ocupa, entre otras cosas, de los requisitos de los alumnos con necesidades especiales. Gracias a SeaTable, los empleados seleccionados pueden enviar todas las solicitudes, por ejemplo de instalaciones adicionales, de forma digital con todos los documentos necesarios. Las sofisticadas automatizaciones de SeaTable permiten a los empleados seguir el estado de las solicitudes, establecer autorizaciones precisas y optimizar los canales de comunicación. Esto ha permitido al equipo reducir significativamente los gastos administrativos sin comprometer la protección de datos y la transparencia.

El departamento de informática de la escuela y el comedor también utilizan ahora SeaTable. Y el departamento de RRHH ya está planeando introducirlo.

“SeaTable ofrece un soporte competente, orientado al cliente y amable. La documentación es completa y el software es estable, fiable y fácil de usar. Esto hace que a nuestro equipo le resulte fácil personalizar el sistema y utilizarlo de forma eficaz,” explicó Ko Smidt en nuestra entrevista. Puede recomendar sin reservas SeaTable a cualquiera que necesite una solución de gestión de procesos y bases de datos eficaz, transparente, que cumpla la GDPR y con un alto nivel de seguridad de los datos.

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