La Ley del Impuesto sobre la Renta describe tres categorías de gastos que los trabajadores pueden hacer reembolsar por su empresa. Además de los pedidos realizados por cuenta de la empresa y los gastos en que se incurre para cumplir un pedido, esto también se aplica a los viajes de negocios. Ya se trate de un viaje de negocios de varios días, una reunión con un cliente lejano o el desplazamiento a una feria, los viajes de negocios forman parte de la vida cotidiana de muchos empleados. En el siguiente artículo, no sólo aprenderá qué es un informe de gastos de viaje, sino que también recibirá valiosos consejos sobre cómo crear uno.

Viaje de negocios: La mano en la maleta

Las empresas suelen realizar un análisis coste-beneficio de los viajes de negocios para asegurarse de que el gasto está justificado.

Un informe de gastos de viaje es un informe estructurado que enumera todos los costes incurridos durante un viaje de negocios. Sirve para garantizar que a los empleados se les reembolsan adecuadamente sus gastos y que el gasto financiero de los viajes de negocios es transparente y rastreable.

En este proceso, el empleado registra todos los gastos relevantes. A continuación, estos gastos son revisados, normalmente por el departamento de contabilidad o el equipo de control de gestión de la empresa. Si cumplen las directrices aplicables, se reembolsan al empleado los gastos subvencionables.

Muchas empresas tienen directrices claras que exigen la elaboración de informes de gastos de viaje tras los desplazamientos profesionales. Pero aunque no existan tales normas, hay buenas razones por las que sigue teniendo sentido preparar un informe de gastos. Tanto los empleados como las empresas se benefician de ello.

Para los empleadores, una contabilidad correcta de los gastos de viaje no sólo es importante para cumplir la normativa fiscal, sino también para controlar los gastos e identificar posibles ahorros. Una contabilidad detallada permite a las empresas comprender mejor cuánto dinero gastan en viajes de negocios y dónde hay oportunidades de optimización.

También para los empleados resulta ventajoso preparar un informe de gastos de viaje tiene sus ventajas. Aunque puede reclamar los costes de un viaje de negocios como gastos relacionados con los ingresos en su declaración de la renta, esto sólo reduce su salario bruto anual. Por tanto, el reembolso de los gastos por parte de la empresa suele ser la opción más sensata desde el punto de vista económico.

Informe de gastos de viaje: Una mujer está haciendo papeleo y tecleando en una calculadora.

Al liquidar los gastos, los empleados registran sus gastos y los presentan para su reembolso.

Durante un viaje de negocios pueden surgir algunos gastos que pueden dividirse en cuatro tipos: gastos adicionales de manutención, gastos de alojamiento, gastos de desplazamiento y gastos accesorios de viaje.

Los gastos adicionales de manutención se reembolsan libres de impuestos y se definen en las directrices legales sobre gastos de viaje . Es importante tener en cuenta que el importe de los gastos reembolsables cuando se viaja al extranjero puede variar en función del país de destino.

Para los viajes nacionales se aplican normas claras: si los empleados viajan durante al menos 8 horas, el importe del pago a tanto alzado es de 14 euros. Para viajes de al menos 24 horas, aumenta a 28 euros.

Los costes de alojamiento incluyen gastos como estancias en hoteles o el alquiler de un piso durante un viaje de negocios. Los gastos de alojamiento pueden liquidarse de diferentes maneras. Algunas empresas utilizan una tarifa fija por pernoctación, mientras que otras prefieren liquidar en función de justificantes.

Una particularidad importante en la liquidación de los gastos de alojamiento es la contribución personal para el desayuno y otras comidas. A menudo se establece una cantidad fija para ello, normalmente 5,60 euros para el desayuno y 11,20 euros para una cena. Estos importes corren a cargo del empleado y deben tenerse en cuenta en consecuencia en el informe de gastos de viaje.

Informe de gastos de viaje: una habitación de hotel en colores tierra.

El hotel suele elegirse en función del presupuesto de la empresa y de las directrices aplicables a los viajes de negocios.

Ya sea por tierra, mar o aire, los gastos de desplazamiento son una parte esencial del informe de gastos de viaje. Puede reclamarlos en cuanto viaje en un medio de transporte distinto del coche de empresa, como el avión o el tren. Se le reembolsarán los viajes de ida y vuelta, así como los desplazamientos en el lugar de destino y, en determinadas condiciones, los viajes intermedios a casa.

Los gastos de desplazamiento suelen calcularse mediante una indemnización kilométrica a tanto alzado o una tarifa por kilómetro. La indemnización kilométrica es una cantidad fija por kilómetro recorrido y suele utilizarse para coches particulares o de alquiler. Alternativamente, puede utilizar una tarifa por kilómetro que tenga en cuenta los costes reales por kilómetro, como en el caso de los viajes en taxi.

Además de los principales gastos de un viaje de negocios, también puede haber gastos más pequeños que a menudo se pasan por alto: los gastos accesorios de viaje. Sin embargo, también debe tenerlos en cuenta en su informe de gastos de viaje. Estos incluyen, entre otros:

  • Tasas de aparcamiento

  • Peajes

  • Gastos de transbordador

  • Coste de las llamadas telefónicas profesionales

  • Reclamación de daños y perjuicios en caso de accidente de tráfico

  • Propinas

  • Tasas de equipaje

  • Tasas por taquillas

  • Entradas para eventos profesionales

  • Robo de bienes profesionales

Informe de gastos de viaje: una autopista de peaje.

Los gastos accesorios de viaje también incluyen las tasas por el uso de autopistas u otras carreteras de peaje.

Sin embargo, durante un viaje de negocios también hay gastos cuyo reembolso no puede solicitar. Entre ellos están las multas por infracciones de tráfico u otras infracciones, así como los gastos por comodidades adicionales en el hotel, como el uso del minibar o la televisión de pago. También entran en esta categoría los gastos de equipaje adicional que no necesite por motivos profesionales.

En general, no puede incluir en el informe de gastos de viaje ningún gasto personal o servicio adicional que no forme parte del viaje de negocios.

Un informe de gastos de viaje correcto requiere cierta información que debe incluirse. Para evitar errores, consultas y retrasos en el reembolso de los gastos de viaje, debe asegurarse de facilitar toda la información obligatoria necesaria en su declaración. Entre ellos figuran:

  • Nombre del viajero de negocios (con el número de empleado, si procede)
  • Fecha incluida la hora de inicio y fin del viaje
  • Duración del viaje
  • Motivo del viaje
  • Destino del viaje
  • Firma del viajero

Mucha gente utiliza una plantilla de Excel para sus informes de gastos de viaje, ¡pero no tiene por qué ser así! SeaTable, por ejemplo, ofrece una plantilla de informe de gastos de viaje más intuitiva y clara. Deje que sus empleados envíen todos los gastos y recibos digitalmente a través de formularios web. A continuación, los datos se organizan de forma automática y ordenada en una hoja de cálculo para que siempre tenga una visión general y pueda reembolsar regularmente a sus empleados todos los gastos.

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