Ya sean camiones, autobuses o coches de empresa clásicos: la gestión de una flota de vehículos es una tarea polifacética para empresas de todos los tamaños, y hay mucho que tener en cuenta. Por eso, el siguiente artículo pretende ayudarle a aclarar todas sus dudas sobre la gestión de flotas.
¿Qué es un parque móvil? #
La flota de vehículos de su empresa incluye todos los vehículos de su inventario . Lo más frecuente es que se trate de los clásicos coches de empresa. Pero también puede incluir vehículos especializados: Autobuses y trenes, camiones, vehículos para obras, carretillas elevadoras, tractores u otros vehículos.
Existen dos tipos de vehículos en la gestión de flotas:
- Vehículos comunes que pueden utilizar varias personas
- Coche de empresa conducido por una sola persona
¿Qué es la gestión de flotas? #
La gestión de flotas abarca la organización completa de su flota de vehículos , desde la adquisición hasta el mantenimiento y la eliminación. Una buena gestión de la flota también garantiza la rentabilidad y el mantenimiento de su empresa. Para ello, debe cuidar los vehículos existentes, mantenerlos y hacerlos reparar si es necesario. Para reducir al mínimo el tiempo de inactividad de su flota de vehículos, debe gestionarla con eficacia y establecer procesos fijos de gestión de flotas.
Toda empresa que posea vehículos de empresa debería contar con un sistema eficaz de gestión de flotas. No importa si utiliza los vehículos para transportar mercancías o como coches de empresa para viajes de negocios. Los vehículos comerciales como ambulancias, excavadoras y tractores también se encuentran entre los casos de uso.
Tareas en la gestión de flotas #
El esfuerzo necesario para la gestión de su flota depende totalmente del tamaño de su flota y del uso que haga de los vehículos en su empresa. Las empresas de transporte que coordinan cientos de vehículos cada día y dependen de la fluidez de las operaciones para su éxito empresarial organizarán sin duda la gestión de su flota de forma diferente a las empresas que sólo necesitan su flota para los viajes de negocios de sus empleados.
El objetivo de la gestión de flotas (tanto en el sector público como en el privado) es organizar todos los procesos relacionados con los vehículos de la forma más eficiente y rentable posible. Esto se aplica a los costes de adquisición, los costes de funcionamiento, pero también al mantenimiento y las reparaciones. Otra tarea importante es la asignación y reserva de vehículos sin problemas ni complicaciones. Puede utilizar sistemas de reserva digitales, por ejemplo, para facilitar la entrega y documentarla sin problemas.
¿Qué forma parte de la gestión de flotas? #
- Evaluación de necesidades, adquisición y financiación de vehículos
- Gestión de la documentación de los vehículos (documentos de matriculación, contratos de compra, pólizas de seguros, etc.)
- Reserva, asignación y planificación de rutas en caso necesario
- Devolución y repostaje de los vehículos
- Puesta en marcha y seguimiento de reparaciones e inspecciones
- Cumplimiento de la normativa legal (por ejemplo, controles del permiso de conducir)
Veamos ahora en detalle varios aspectos y consejos para la gestión de flotas.
Adquisición y selección de vehículos #
¿Cuántos vehículos necesita su empresa? Con la gestión de flotas, se asegura de que siempre haya disponible un número suficiente de vehículos en el lugar adecuado cuando se necesitan. Un buen indicador puede ser el número de empleados autorizados a utilizar vehículos de empresa o el número de vehículos comerciales que deben utilizarse al mismo tiempo para atender determinados pedidos.
La imagen que se quiere proyectar también es importante cuando se trata de la gestión de flotas. Los coches de lujo, por ejemplo para la dirección, pueden simbolizar cierto estatus de cara al mundo exterior, pero pueden resultar arrogantes para sus propios empleados y clientes. En la mayoría de los casos, el tamaño de los vehículos también va de la mano de un alto consumo de combustible: utilizar vehículos más pequeños en su flota en lugar de devoradores de gasolina es, por tanto, un aspecto tanto financiero como estratégico de cara a la transición de la movilidad.
La movilidad eléctrica y las emisiones de CO₂ son temas que tienen cierta importancia en la opinión pública debido al discurso social y político y crean expectativas entre empleados y clientes. Por ello, debes tener en cuenta el medio ambiente y la sostenibilidad a la hora de gestionar tu flota. Para trayectos cortos, por ejemplo, también puedes utilizar vehículos eléctricos más pequeños para proteger el medio ambiente y conservar los recursos.
Financiación de su flota de vehículos #
A la hora de comprar un vehículo, hay que pensar, por supuesto, en la financiación. No existe una respuesta única para todos los casos sobre si es mejor comprar o alquilar. Una ventaja del leasing es que tienes menos capital inmovilizado, mientras que los vehículos son tuyos después de la compra.
La carga administrativa suele ser menor con el leasing, ya que muchas empresas de alquiler de coches ofrecen servicios personalizados en sus contratos y se encargan de ciertas tareas de gestión de la flota que, de otro modo, tendría que hacer usted mismo. Dependiendo de la situación, el leasing puede ser más favorable que, por ejemplo, una compra con financiación a crédito.
En la gestión de flotas, los seguros también conllevan elevados costes de funcionamiento. Sin embargo, no tiene por qué asegurar cada uno de sus vehículos individualmente. Puede beneficiarse de contratos de grupo para pólizas de seguro de automóvil para tan solo tres vehículos de empresa, lo que puede reducir los costes y el trabajo administrativo.
Gestión de flotas y protección de datos #
Como probablemente sepa, debe cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ) siempre que recopile y almacene datos personales. En la gestión de flotas, la protección de datos entra en juego en muchos puntos. Por eso es aconsejable obtener una declaración de consentimiento del conductor antes de entregarle el vehículo. Haga saber a todo el mundo qué datos va a almacenar sobre ellos, con qué fin y durante cuánto tiempo.
Sobre todo por motivos fiscales, debe poder hacer un seguimiento de la utilización concreta de los vehículos. ¿Qué empleados utilizaron qué vehículos de empresa? Y lo que es más importante: ¿los desplazamientos eran por motivos profesionales o privados? Un diario digital es una buena manera de documentar esta información con cuidado y de conformidad con el GDPR.
También debe comprobar los permisos de los conductores dos veces al año para asegurarse de que tienen un permiso de conducción válido. No sólo puede inspeccionar los permisos de conducir, sino también escanearlos o fotocopiarlos. Esto también demuestra la cantidad de datos sensibles que implica la gestión de flotas, que debes almacenar de forma responsable.
Sistemas para la gestión de su flota #
Tiene varias opciones entre las que elegir para gestionar su flota de vehículos. La solución de software debe cumplir varios requisitos: En primer lugar, debe ser flexible y, por tanto, aplicable a sus escenarios individuales. También debe ser capaz de registrar distintos tipos de información (por ejemplo, archivos, imágenes y datos GPS) y, al mismo tiempo, ser fácil de usar.
Las necesidades de este tipo de software varían en función del tamaño de la empresa. Las grandes empresas, como las de transporte, pueden recurrir a soluciones sectoriales especiales, pero suelen ser caras. Sin embargo, las empresas más pequeñas con una flota manejable no necesitan gastar en un costoso sistema de gestión de flotas.
El software de base de datos SeaTable hace posible la gestión gratuita de flotas para pequeñas empresas. La solución basada en la nube y compatible con la GDPR es ideal para gestionar flotas de tamaño pequeño y mediano, por ejemplo de empresas artesanales u otras empresas que tienen empleados sobre el terreno.
Gestione su flota con SeaTable #
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PREGUNTAS FRECUENTES #
¿Qué es un parque móvil?
¿Qué es la gestión de flotas?
¿En qué consiste la gestión de flotas?
¿Cuánto cuesta la gestión de flotas?
TAGS: Gestión De Flotas