Facturación: Cómo gestionar correctamente su facturación

¿Qué significa facturación? Definición y relevancia #

Factura es el término técnico derivado de la palabra latina factura para un documento con el que usted solicita a sus clientes el pago de una determinada cantidad de dinero. Cuando se factura algo, significa que se cobra a un cliente por un servicio o un producto.

La facturación garantiza los ingresos de su empresa y es, por tanto, el proceso más importante de la contabilidad financiera. La facturación desempeña un papel igualmente central en la planificación de la liquidez y en el proceso de reclamación, que hace efectivos los créditos contra los clientes morosos. Las facturas también constituyen la base para calcular el IVA.

Las ventajas de la facturación profesional #

A primera vista, las ventajas de la facturación parecen obvias: usted factura servicios o bienes para generar ingresos. Hoy en día, sin embargo, la facturación electrónica es claramente superior a la facturación en papel en lo que respecta a las demás ventajas de la facturación:

• Eficiencia de tiempo: Las facturas electrónicas pueden crearse con sólo unos clics y enviarse directamente por correo electrónico o estar disponibles en línea.
• Transparencia: Sus clientes obtienen rápidamente información sobre sus facturas y claridad sobre los servicios prestados, los precios y los impuestos.
• Mejor visión de conjunto: Controle en todo momento sus cobros, facturas pendientes y tendencias de ventas.
• Automatización: Los procesos recurrentes, como los recordatorios de pago, simplemente se ejecutan solos en un programa de facturación.
• Seguridad jurídica: Los programas de facturación suelen contener plantillas ya preparadas en las que se integra toda la información obligatoria para la factura.

Las principales desventajas de la facturación son el alto esfuerzo y la susceptibilidad a los errores, sobre todo si sigue redactando las facturas manualmente en hojas de cálculo Excel o en documentos de texto. Dado que la facturación es esencial para las empresas, debería optimizar y automatizar el proceso en la medida de lo posible para minimizar los errores humanos. Las soluciones de software modernas pueden ayudarle en este sentido. Puede encontrar más información al respecto más adelante en esta página.

Dos tipos de facturación en las empresas #

Dependiendo de cuándo facture un servicio, se distingue entre prefacturación y postfacturación. Si emite una factura antes de la entrega, se habla de prefacturación. Esto es especialmente habitual en los pedidos en línea. Como empresa, sin embargo, debe tener entonces suficientes mercancías en stock para poder realizar la entrega con prontitud.

Si adjunta la factura a la entrega o la envía después, esto se denomina postfacturación. En lo que respecta a la liquidez, tenga en cuenta que esto prolonga el proceso de pago y aumenta el riesgo de impago. Sin embargo, especialmente en el caso de pedidos más complicados (por ejemplo, proyectos de construcción), la facturación sólo puede realizarse una vez finalizado el trabajo. La facturación paso a paso le ayudará en este sentido.

El proceso de facturación #

La facturación forma parte del sistema de contabilidad de su empresa y, en esencia, funciona así:

• Preparar la factura: Introduzca todos los datos relevantes de la factura, como los artículos, los precios, las cantidades, los tipos impositivos, la fecha y los datos del cliente.
• Enviar factura: Envíe la factura creada al cliente, ya sea por correo postal, correo electrónico o portal en línea.
• Comprobar los pagos entrantes: Concilie los pagos entrantes con sus cobros pendientes y envíe recordatorios de pago si es necesario.
• Contabilizar y archivar: Contabilice la transacción comercial y archive cuidadosamente todos los documentos.

Aspectos jurídicos de la facturación #

En España, la facturación está regulada en detalle en la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido y en el Real Decreto 1619/2012. En consecuencia, usted está obligado a emitir facturas a otras empresas por los servicios que haya prestado. Dicha obligación sólo existe para las ventas a particulares en el comercio online o a petición del cliente.

Plazos de facturación #

En España, deberá emitir la factura a más tardar un mes después de la entrega o prestación de los servicios. Usted es libre de facturar los servicios a particulares. Sin embargo, la mayoría de los clientes esperan una factura en determinados casos. En el caso de los servicios continuados (por ejemplo, las suscripciones mensuales), la facturación suele realizarse al final del periodo de servicio.

Plazo de prescripción de las facturas #

Vigile siempre sus cobros pendientes, ¡ya que las facturas pueden prescribir! Las facturas prescriben después de cinco años si se olvida de facturar un servicio o no emprende acciones legales contra los clientes morosos. Una vez transcurrido este plazo, el deudor puede negarse a pagar una factura y usted ya no podrá hacer valer su reclamación ante los tribunales.

No importa si ha emitido una factura. Si no ha acordado un plazo de pago explícito, el plazo corre a partir del día en que se prestó el servicio. En caso contrario, se aplica la fecha de vencimiento que figura en la factura. Por ejemplo, si prestó un servicio el 31 de agosto de 2019 y emitió una factura pagadera en un plazo de 30 días, el plazo de prescripción comenzó el 30 de septiembre de 2019 y su reclamación prescribió el 30 de septiembre de 2024.

Periodo de conservación de las facturas #

Según la ley, tiene la obligación de hacer una copia de cada factura y conservarla durante seis años. Archive cada factura en formato de sólo lectura, independientemente de si es digital o impresa. Esto se debe a que está prohibido realizar cambios posteriores en la facturación.

Si sigue prefiriendo las facturas en papel a la facturación electrónica, debe planificar el espacio de almacenamiento, ya que las carpetas de archivos llenan rápidamente las estanterías. También debe asegurarse de que las copias de las facturas se destruyen de acuerdo con la normativa de protección de datos al final del periodo de conservación.

Información obligatoria para la facturación #

Según el Real Decreto 1619/2012, una factura en España debe contener la siguiente información:

1. Nombre y dirección del prestador y del destinatario del servicio
2. Número de identificación fiscal o de IVA
3. Fecha de emisión
4. Número consecutivo de la factura
5. Cantidad y tipo de bienes o servicios suministrados
6. Fecha de realización o entrega
7. Importe neto y bruto y posibles descuentos
8. Tipo impositivo e importe o referencia a la exención fiscal

Errores típicos de facturación #

Si comete un error al facturar, puede tener consecuencias fiscales y, en el peor de los casos, legales. Por lo tanto, debe trabajar con concentración y asegurarse meticulosamente de que la factura contiene toda la información obligatoria y de que las cifras son correctas. No obstante, puede ocurrir rápidamente: Basta una pequeña falta de atención para que se haya colado una cifra transpuesta o un error tipográfico.

Otros errores típicos en la facturación son

• No existe un número único para cada factura.
• El IVA se indica incorrectamente.
• No se especifican las condiciones de pago.
• La copia de la factura se procesa después del envío.

Cómo evitar errores de facturación #

A continuación aprenderá a evitar los errores de facturación mencionados.

Generar un número de factura consecutivo #

La Agencia Tributaria sólo acepta facturas que estén etiquetadas con un número de factura. Sin embargo, también es ventajoso para su contabilidad financiera interna que cada factura pueda asignarse de forma clara y trazable a la transacción comercial correspondiente. Un número consecutivo ascendente garantiza que cada factura sea única.

Si numera sus facturas manualmente, pueden crearse duplicados o faltar números por error. En cambio, un programa de facturación profesional genera un número de identificación único para cada nueva factura. Por lo tanto, es aconsejable disponer de un número automático generado por un programa informático.

Mostrar correctamente el IVA durante la facturación #

En España, el tipo de IVA ordinario es del 21% y el tipo de IVA reducido es del 10% o del 4%. Dependiendo del tipo de bienes y servicios que facture, pueden aplicarse distintos tipos impositivos. No siempre está claro qué tipo impositivo se aplica en cada caso. Infórmese y asegúrese de que sus productos y servicios se gravan correctamente.

Puede complicarse aún más si factura transacciones extranjeras: Si factura a clientes particulares en el extranjero, debe aplicar el tipo impositivo español. Sin embargo, si su cliente es una empresa de la UE, deberá pagar el IVA a la Agencia Tributaria de su respectivo Estado miembro. Esto se denomina procedimiento de inversión del sujeto pasivo. En este caso, usted no repercute el IVA, sino que hace constar en la factura la responsabilidad del destinatario del servicio. También debe indicar en la factura tanto su número de identificación a efectos del IVA como el de su empresa cliente. Para facturar a empresas de terceros países fuera de la UE, tampoco se aplica el IVA español, sino la normativa del país respectivo.

Especifique las condiciones de pago al facturar #

Puede utilizar las condiciones de pago para especificar cuándo y cómo deben pagar sus clientes por los bienes o servicios. Por ejemplo, el pago puede realizarse por transferencia bancaria, domiciliación bancaria o en efectivo. En función de la forma de pago, no olvide introducir sus datos bancarios completos.

El objetivo de pago define el plazo en el que sus clientes deben abonar la factura. Suele oscilar entre 14 y 30 días. La fecha de vencimiento marca la fecha exacta en la que debe recibirse el pago como muy tarde. Déjelo claro en la factura.

El pago por adelantado está especialmente extendido en el comercio minorista en línea. Con este método de pago, el cliente realiza el pago antes de recibir los bienes o servicios. La ventaja para usted: Al enviar sus productos sólo después de haber recibido el pago, minimiza el riesgo de impago. Al facturar, señale que ya ha recibido el importe de la factura.

Factura incorrecta enviada – ¿y ahora qué? #

En cuanto se dé cuenta de que ha emitido una factura incorrecta, deberá cancelarla y corregirla con una nueva factura que enviará al destinatario de la factura. Esto no sólo genera una cantidad considerable de trabajo adicional, sino que a menudo también confunde o incluso molesta al cliente. En este caso, es importante que reaccione con profesionalidad y pida disculpas por el incidente.

Debe conservar tanto la factura original como la factura de corrección a efectos contables. También es necesaria una nota de crédito para las facturas que ya han sido pagadas y por las que se ha cobrado un importe excesivo.

Lista de comprobación para una facturación sin problemas #

He aquí otro resumen de los escollos más comunes en la facturación y de lo que debe tener en cuenta a la hora de comprobar finalmente una factura:

• que no haya errores tipográficos en el nombre y la dirección del destinatario del servicio
• que no haya dígitos transpuestos en el número de factura, el número de identificación fiscal o el CIF
• todos los conceptos de la factura (servicios, cantidades, precios) y los importes netos son correctos
• el IVA aparece correctamente
• la fecha de facturación, el importe de la factura y el plazo de pago son claramente visibles

Plantilla gratuita para la facturación electrónica #

La facturación electrónica con software le ahorra mucho tiempo y papel. Otras ventajas de la facturación en su empresa son la menor propensión a errores, la automatización de procesos recurrentes y la preparación de datos sencilla y clara. Las plantillas de facturas preparadas de antemano, que ya contienen toda la información obligatoria, le ayudan a cumplir los requisitos legales.

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Preguntas frecuentes #

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