El aprovisionamiento directo y el indirecto son dos áreas en aprovisionamiento operativo y en gestión de la cadena de suministro . Difieren en cuanto a categorías específicas de productos y estructura organizativa. Esto se traduce en diferentes retos específicos para los responsables.

Esta área se ocupa de la adquisición estratégica de productos que se incorporan directamente al producto final. Esto incluye componentes preliminares y materias primas, pero también materiales de envasado o maquinaria de producción. En los grandes departamentos de aprovisionamiento, existen áreas específicas para bienes adquiridos individuales, por ejemplo Aprovisionamiento técnico para equipos y componentes técnicos.

El aprovisionamiento directo se caracteriza por procesos muy formalizados, gestión estratégica de proveedores y calidad y contratos a largo plazo. Los volúmenes de compra suelen ser mayores que en la contratación indirecta y los requisitos de calidad son especialmente elevados. El control de los costes es también una de las tareas clave. Esto se debe a que los costes de aprovisionamiento tienen un impacto directo en el precio final del propio producto de la empresa.

¿Qué productos cubre la contratación indirecta?

La contratación indirecta incluye los productos y servicios que garantizan el buen funcionamiento de la empresa (materiales indirectos). Estos incluyen, por ejemplo, hardware y software, material de oficina, seguros y servicios de comerciantes, pero también material publicitario o consultores externos.

A diferencia de las adquisiciones directas, las indirectas se caracterizan por la gran cantidad de pedidos pequeños y la gestión descentralizada de los proveedores. Los procesos de adquisición no suelen estar estandarizados o lo están poco, y la determinación de las necesidades está descentralizada. A menudo falta un control eficaz de los costes.

Mientras que la contratación directa suele estar bien estructurada y planificada estratégicamente, la indirecta suele ser todo lo contrario. Datos incoherentes, procesos de aprovisionamiento descentralizados y falta de transparencia: los retos son complejos y tienen un impacto significativo en la eficiencia de los costes. Echemos un vistazo más de cerca a las seis dificultades más importantes:

Los distintos departamentos suelen trabajar con sistemas y bases de datos diferentes que, por lo general, no están interconectados entre sí. Para la contratación indirecta en particular, esto significa que no se pueden hacer afirmaciones fiables sobre el comportamiento del gasto o la eficacia de los procesos de pedido. Las sinergias entre los distintos departamentos, por ejemplo en forma de pedidos agrupados o mejores condiciones de entrega, siguen sin reconocerse.

Se habla de compras irregulares cuando los empleados realizan pedidos de materiales indirectos de forma independiente, al margen de los procesos de aprovisionamiento formales. Esto implica eludir deliberadamente o por ignorancia los procesos de toma de decisiones y, a menudo, realizar compras a los proveedores equivocados o a precios más elevados. Las consecuencias son descuentos desaprovechados, menor poder de negociación con los socios, costes incontrolables y riesgos de cumplimiento. Las compras irregulares se producen sistemáticamente en muchas empresas y a veces representan el 40% del total de las compras indirectas.

Diversos retos en la contratación indirecta

Los engorrosos procesos de aprobación, las responsabilidades poco claras y los problemas de organización pueden hacer que incluso las adquisiciones más sencillas tarden semanas. Especialmente cuando los departamentos individuales han desarrollado sus propios procesos, las estructuras históricamente crecidas se convierten rápidamente en un obstáculo para la eficacia de las adquisiciones indirectas.

La falta de transparencia es otro de los problemas centrales de la contratación indirecta. Las causas son múltiples y pueden reforzarse mutuamente: compras descentralizadas, diversos sistemas incompatibles o documentación incompleta. Como resultado, los responsables no saben dónde reside el mayor potencial de ahorro y optimización. No se pueden evaluar los proveedores ni los riesgos.

Los procesos de aprobación poco claros provocan la frustración de los empleados y la ineficacia de los procesos. Especialmente en la adquisición de materiales indirectos, los departamentos especializados desconocen a menudo los procesos previstos. Las solicitudes acaban en manos de los empleados equivocados sin que esté claro quién tiene que tomar realmente la decisión final. O no se implica a las partes interesadas importantes. Este es un problema particular en las adquisiciones en las que el tiempo es un factor crítico.

El reto más grave en la contratación indirecta es la falta de control de los costes. Los procesos descentralizados dificultan el registro de las métricas y los KPI necesarios. Esto hace casi imposible controlar y planificar el gasto y las áreas problemáticas y de potencial de optimización permanecen sin detectar. El aprovisionamiento indirecto sólo puede reaccionar en lugar de trabajar con previsión.

Como vemos, los retos de la contratación indirecta son múltiples. El primer paso hacia una optimización sistemática es la integración coherente de los sistemas existentes en una herramienta central de aprovisionamiento:

  • Los procesos estandarizados y transparentes simplifican los flujos de trabajo complejos y evitan estructuras duplicadas o procesos de aprobación que requieren mucho tiempo.

  • Un portal de autoservicio con vistas preconfiguradas de los productos y una selección de los proveedores disponibles reduce las compras inconstantes y ofrece a sus empleados un acceso rápido a la información relevante.

  • El control eficaz de los costes descubre posibles ahorros y permite también una gestión estratégica de los proveedores en la adquisición de materiales indirectos.

El control de costes también es crucial en el aprovisionamiento indirecto

Antes de ponerse en marcha y comenzar a establecer el control de costes y procesos para su aprovisionamiento indirecto, debe pensar en sus indicadores clave de rendimiento. Dependiendo de su objetivo, hay diferentes métricas que son importantes y a las que debe prestar especial atención. A continuación le presentamos los KPI más importantes. Básicamente, puede diferenciar entre las métricas de eficiencia del proceso y los indicadores de rendimiento financiero

  • Tiempo del ciclo de aprovisionamiento: Este ratio mide la duración total de una compra desde la solicitud hasta la liberación del pedido. Un tiempo de ciclo corto indica procesos eficientes. Los valores objetivo típicos son de 5 a 15 días laborables. Si su duración del ciclo de aprovisionamiento es superior a 15, sin duda debe revisar sus procesos.

  • Tiempo de entrega del proveedor: El tiempo que transcurre entre el pedido y la entrega también es fundamental en las adquisiciones indirectas. Este ratio le ayuda a evaluar a sus proveedores y a planificar su inventario.

  • Tasa de cumplimiento: Esta métrica muestra el porcentaje de compras que se procesan a través de los procesos de aprovisionamiento previstos. Debe aspirar a una tasa de cumplimiento elevada para ahorrar costes y minimizar riesgos. A menudo se especifica un valor objetivo del 85%.

  • Tasa de compras irregulares: La tasa de compras irregulares es hasta cierto punto la contrapartida de la tasa de cumplimiento. Muestra qué proporción de las compras de materiales indirectos se realizan al margen de los procesos formales.

  • Costes evitados: Con este ratio, puede hacer una declaración sobre cuánto se ha ahorrado en comparación con el presupuesto previsto, por ejemplo, agrupando pedidos o negociando precios.

  • Costes por factura: Los costes de procesamiento interno por factura proporcionan información sobre la eficacia operativa de sus procesos de pago. Los procesos automatizados le permiten reducir considerablemente estos costes.

  • Gasto bajo gestión: Esta cifra indica qué proporción del gasto total controla activamente el departamento de compras. Cuanto mayor sea el valor, mayor será el control sobre el gasto.

La contratación indirecta, tradicionalmente fragmentada, puede optimizarse significativamente mediante tecnologías modernas en la nube como la plataforma sin código SeaTable. Las soluciones digitales ofrecen una amplia gama de opciones para acabar con los silos de datos, crear transparencia y optimizar los procesos. Al centralizar todos los datos relevantes y colaborar en tiempo real, obtendrá una visión completa de sus proveedores, contratos, presupuestos y gastos.

Con la plantilla digital gratuita de SeaTable, puede crear rápidamente un sistema de aprovisionamiento adaptado a sus necesidades para simplificar sus procesos y reducir sus esfuerzos. Con los formularios integrados y la vista de galería, puede crear un catálogo de productos con selección de proveedores y formulario de pedido en sólo unos clics, lo que permite a los departamentos informar fácilmente de las necesidades y realizar pedidos. Las notificaciones integradas y los flujos de trabajo automatizados garantizan un proceso de aprobación eficaz y rápido.

Los módulos de estadísticas integrados y los paneles de informes le ofrecen información en tiempo real sobre las tendencias de gasto y el rendimiento de los proveedores. También puede almacenar fácilmente diversos archivos y documentos directamente en una ubicación central, ya sean imágenes, contratos, presentaciones u otros archivos. Las integraciones sin fisuras con los sistemas ERP existentes a través de API garantizan un flujo de datos coherente, lo que convierte a SeaTable en la interfaz central para su contratación indirecta digital.

El reto de toda empresa es adquirir materiales indirectos de forma eficiente y rentable. Por un lado, los consumibles como bolígrafos, café en grano y papel de impresora deben volver a pedirse a tiempo antes de que se agoten. Otros artículos se piden por separado y bajo pedido. Incluso pequeños cambios en los procesos internos pueden suponer un aumento significativo de la eficacia. La clave para optimizar la adquisición de materiales indirectos reside en una herramienta de base de datos central en la que se agrupe toda la información relevante de los distintos departamentos. Esto crea transparencia y claridad sobre los procesos, reduce la tasa de compras inconstantes y aumenta su gasto bajo gestión. Al tener acceso a los valores actuales en todo momento, puede crear informes y análisis significativos y fiables e identificar los problemas y el potencial de optimización con mayor rapidez. Con SeaTable, tiene a su lado una potente herramienta que puede proporcionarle una excelente ayuda en éste y muchos otros procesos.

FAQ - Aprovisionamiento indirecto #

¿Qué significa aprovisionamiento indirecto?

El aprovisionamiento directo y el indirecto son dos subáreas del aprovisionamiento en las empresas. El aprovisionamiento indirecto suele organizarse de forma descentralizada. A diferencia del aprovisionamiento directo, el indirecto consiste en adquirir bienes y servicios necesarios para las operaciones cotidianas, desde papel de copia hasta software de seguridad informática.

¿Qué son los materiales indirectos?

Los materiales indirectos son productos consumibles y recursos necesarios para el funcionamiento diario de una empresa sin que pasen directamente al producto final. Los materiales indirectos típicos son el material de oficina, las máquinas herramienta, la energía, los productos de limpieza o los materiales de salud y seguridad. La compra de materiales indirectos se denomina adquisición indirecta o aprovisionamiento indirecto.

¿Qué significa compra indirecta?

La compra inconformista, o gasto inconformista, se refiere a una práctica de aprovisionamiento en la que los equipos o departamentos se saltan los procedimientos internos de aprovisionamiento. Como métrica de control de las adquisiciones indirectas, un alto índice de compras inconformistas indica la necesidad de optimizar la comunicación interna y los procesos de aprobación. Las compras inconformistas deben distinguirse de los gastos de cola. En este caso, se permite explícitamente a los departamentos hacer pedidos de cantidades más pequeñas a minoristas seleccionados sin la participación de Adquisiciones.

TAGS: Compras Y Logística