Airtable, ¿qué es?: Funciones, precios y protección de datos

Airtable, ¿qué es? #

Airtable es una plataforma de colaboración basada en la nube y una mezcla de hoja de cálculo y software de base de datos. Por lo tanto, dependiendo de su punto de vista, la pregunta “¿Qué es Airtable?” puede responderse de forma diferente: Como normalmente registra y estructura sus datos en tablas, a menudo se considera como una alternativa a Excel más potente. Sin embargo, Airtable también se conoce como una base de datos sin código , que le permite crear, gestionar y utilizar bases de datos sin necesidad de profundos conocimientos de programación.

Dado que en un mundo digitalizado los datos se generan prácticamente en todas partes, existe una amplia gama de opciones de aplicación para adquirir experiencia con Airtable. Por ello, Airtable ofrece soluciones gratuitas de nivel básico para diversos ámbitos como el desarrollo de productos, el marketing, las operaciones, la gestión de proyectos, los recursos humanos, las ventas y las finanzas, aunque son muy limitadas. Para requisitos más exigentes y equipos más grandes, los precios de Airtable aumentan rápidamente.

Funciones importantes de Airtable #

Como ya se ha mencionado, Airtable es más que una simple herramienta de hoja de cálculo. Más bien, el software está organizado en diferentes niveles jerárquicos: Espacios de trabajo, Bases, Tablas, Registros y Campos. Los campos son las columnas verticales dentro de una tabla en las que, a diferencia de Excel, hay que definir tipos de datos fijos de antemano. Gracias a la proximidad con las hojas de cálculo tradicionales, la introducción inicial de datos es muy intuitiva.

Airtable es extremadamente flexible a la hora de visualizar los datos: además de la clásica vista de tabla, puede seleccionar Kanban, Gantt, galería y calendario, entre otras. Los filtros, la clasificación y la agrupación están disponibles para ayudarle a preparar sus datos adecuadamente. También hay formularios para la introducción estructurada de datos.

Airtable también ofrece extensiones para informes y estadísticas, diseño de páginas y seguimiento del tiempo. Las automatizaciones e integraciones (por ejemplo, a través de Zapier o Make) le permiten sustituir los pasos de trabajo manuales por flujos de trabajo eficientes que se ejecutan automáticamente en determinadas condiciones. Por último, pero no por ello menos importante, puede incluso utilizar el diseñador de interfaz de Airtable para construir sus propias aplicaciones web basadas en sus bases de datos – o hacer que su idea sea realizada por Omni, el propio asistente de IA de Airtable.

Ventajas y desventajas de Airtable #

Basándose en cientos de comentarios en línea en los que los usuarios describen sus experiencias con Airtable, se han cristalizado algunos puntos fuertes y débiles de Airtable. He aquí un resumen de los argumentos y puntos de crítica más importantes:

Características populares y ventajas de Airtable #

1. Interfaz fácil de usar: A primera vista, la interfaz de usuario minimalista y limpia de Airtable llama la atención. Podrá organizar sus datos con claridad en cualquier momento y visualizarlos en diferentes vistas. Para los clientes internacionales que no hablan bien inglés, es bueno saber que Airtable ofrece español, francés y alemán también.

2. Gestión de datos flexible: Airtable es muy flexible y se adapta a una gran variedad de proyectos y flujos de trabajo. Puede adaptarla a sus necesidades individuales y utilizarla para una gran variedad de casos de uso, desde listas sencillas hasta sistemas complejos.

3. Campos personalizados: Con numerosos tipos de campo, puede configurar la información de sus registros de datos de forma versátil y definir los tipos de datos que se permiten en los campos. Esto le permite estandarizar los formatos de los datos y minimizar los errores de introducción.

4. Integración inteligente de la IA: La inteligencia artificial está disponible en Airtable para el diseño de interfaces, así como integrada como un tipo de campo independiente. Con las indicaciones adecuadas, puede crear aplicaciones a gran escala y generar contenidos a partir de sus datos.

Desventajas y problemas mencionados con frecuencia #

1. Casi ninguna estructura predefinida: Esta es la desventaja de la flexibilidad. Está utilizando un kit de construcción y necesita ciertas habilidades conceptuales para crear estructuras de datos significativas. Los usuarios que tengan poca experiencia con Airtable o que, en general, no tengan conocimientos previos sobre bases de datos y tablas pueden sentirse abrumados por el número de funciones, sobre todo al principio.

2. Se requiere más tiempo al principio: Esta desventaja va de la mano con el punto anteriormente mencionado. A diferencia del software especializado del sector, puede adaptar Airtable de forma flexible a sus necesidades. Sin embargo, construir nuevos flujos de trabajo desde cero suele llevar más tiempo al principio. En comparación con Asana , por ejemplo, Airtable sólo puede recomendarse hasta cierto punto como herramienta de gestión de proyectos, ya que tiene que montar muchas cosas usted mismo.

3. Insuficiente protección de datos: Una y otra vez, la protección de datos de Airtable es objeto de duras críticas. El almacenamiento de los datos de los clientes en servidores en la nube en EE.UU. y la falta de una opción para instalar Airtable en las instalaciones hacen que Airtable no sea atractivo para muchas empresas con mayores requisitos de seguridad. Para las empresas de la UE, el uso del software es incluso jurídicamente cuestionable, ya que Airtable no garantiza plenamente el cumplimiento de la GDPR.

4. Altos precios de Airtable: Muchos equipos que comenzaron con Airtable gratis pronto alcanzan sus límites y se enfrentan a costes desorbitados. Los costes de Airtable son inasumibles al principio, difícilmente escalables y los saltos de precio son inmensos; una licencia de equipo cuesta actualmente 24 dólares estadounidenses por usuario y mes. No existe una tarifa básica más barata, pero sí alternativas más económicas a Airtable: muchos usuarios se pasan a SeaTable, por ejemplo, porque no están satisfechos con el Airtable Pricing.

Además de estas grandes desventajas, también se critican repetidamente algunas funciones de Airtable. Por ejemplo, muchos usuarios encuentran confusa la gestión de acceso y autorización de los usuarios o que los cálculos avanzados con fórmulas en Airtable se vuelven rápidamente demasiado complicados. Los usuarios también señalan que algunas funciones de la versión de escritorio faltan en la versión móvil de Airtable y que la navegación en la Airtable app es todo un reto. Aunque existe una función de comentario libre para cada conjunto de datos en Airtable, a algunos usuarios les gustaría disponer de un chat de grupo o de mensajes privados para un intercambio más intenso.

Airtable y el GDPR #

Las empresas de la UE están sujetas al Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Por lo tanto, examinaremos más de cerca cómo Airtable trata la protección de datos. En su página web, Airtable afirma que su programa de protección de datos está diseñado para cumplir con los requisitos, leyes y reglamentos, incluido el GDPR. Sin embargo, los datos de los clientes de Airtable están alojados por Amazon Web Services (AWS) en servidores que se encuentran en su mayoría en EE.UU..

De acuerdo con el GDPR, Airtable le ofrece la Residencia Europea de Datos, donde los datos de los clientes se gestionan en un centro de datos de AWS en Frankfurt (Alemania) y las copias de seguridad se aseguran en un centro de datos de AWS en Irlanda. Sin embargo, esta opción sólo está disponible a partir de la suscripción más cara (Enterprise Scale), lo que está fuera del alcance de muchos usuarios. Incluso si se acoge a la Residencia Europea de Datos, sólo el contenido de la base de datos (por ejemplo, los registros de datos, los archivos y el historial de cambios) se almacena en la UE. El resto de la información, como los datos de usuario y de autenticación, los metadatos (por ejemplo, nombres y descripciones de la base de datos) y los datos de soporte seguirán almacenándose en EE.UU. Por lo tanto, las empresas de la UE que utilicen Airtable no pueden garantizar el cumplimiento del GDPR, que prohíbe la transferencia de datos personales a terceros países como EE.UU. sin consentimiento explícito.

A este respecto, debe saber que la llamada USA Patriot Act tras los atentados terroristas del 11 de septiembre de 2001 permite a algunas autoridades estadounidenses como el FBI, la NSA o la CIA acceder a los servidores de empresas estadounidenses sin orden judicial y desviar datos personales. En 2013 se supo que esto no sólo ocurría en casos individuales, sino que la vigilancia de los servidores de grandes empresas tecnológicas estadounidenses como Microsoft y Google tenía lugar de forma sistemática, masiva y continua. Lo que se considera un mal necesario para las empresas de EE.UU. es un no-go para las de Europa y muchas otras partes del mundo. Algunos expertos temen incluso que EE.UU. esté practicando deliberadamente el espionaje industrial y, en general, desaconsejan almacenar datos en nubes estadounidenses.

¿Es posible utilizar Airtable autoalojado? #

Si usted está pensando ahora en las formas en que podría ser capaz de utilizar Airtable de una manera compatible con GDPR, es probable que tenga la idea de desplegar Airtable auto-alojado. Muchas partes interesadas con altos requisitos de seguridad de datos, especialmente las empresas de infraestructuras críticas, también tienen el deseo de instalar y operar Airtable self-hosted en sus propios servidores. Sin embargo, tal descarga de Airtable no es posible, ya que la solución sólo está disponible como un producto SaaS basado en la nube y Airtable no tiene planes de ofrecer una versión on-premises en el futuro.

Precios y suscripciones de Airtable #

Como la mayoría de los proveedores en la nube, Airtable se basa en un modelo de pago por uso. Esto significa que comienza con una versión básica gratuita, que deberá actualizar en cuanto necesite funciones ampliadas, desee añadir más usuarios o supere ciertos límites. En principio, sólo paga por el alcance del producto que realmente utiliza. He aquí un resumen de las distintas tarifas:

Esta tabla enumera los límites más importantes que podrían incitarle a actualizar. Si está interesado en saber más sobre qué funciones de Airtable se incluyen en cada suscripción, puede leer en detalle el Airtable Pricing en el sitio web de la empresa.

Cómo puede utilizar Airtable gratis #

Si desea probar Airtable, lo primero que necesita es una cuenta. Puede crearla con Airtable gratis. Después de su primer inicio de sesión en Airtable, se le actualizará a la suscripción de equipo de pago durante 14 días de forma gratuita de todos modos, para que pueda probar las funciones ampliadas sin compromiso. Después, volverá a la versión gratuita, que sólo contiene las funciones básicas de Airtable.

Airtable precios en comparación #

En primer lugar, podemos ver que Airtable ya ha ajustado sus precios en el pasado. Mientras que la suscripción de pago más barata (Airtable Plus) seguía costando 12 dólares estadounidenses por usuario al mes en 2023, ahora es el doble de cara, a 24 dólares estadounidenses por usuario al mes (Airtable Team), porque la suscripción Plus ya no existe. Esto aumenta el obstáculo financiero para las pequeñas empresas en particular para cambiar a una versión de pago.

Además, la suscripción Team contiene menos funciones que la antigua suscripción Pro, aunque cuesta lo mismo que su predecesora. Por ejemplo, Airtable ha reducido a la mitad el número de ejecuciones de automatización, de un máximo de 50.000 al mes a sólo 25.000, y ha introducido un límite de 100.000 al mes para las llamadas a la API, antes ilimitadas. Los heavy users a los que esto no les guste tendrán que pasar a la suscripción Business, que es más del doble de cara.

Como puede ver, a menudo hay un duro despertar poco después de la entrada gratuita: Porque una vez que ha cambiado los procesos de su empresa a Airtable y su equipo y los volúmenes de datos crecen, tiene que rascarse los bolsillos o volver a un software barato. Es un secreto a voces que Airtable no ofrece la mejor relación calidad-precio. Así que puede ahorrarse mucho dinero y esfuerzo optando directamente por un competidor de Airtable más barato.

Conclusión: Los precios y la protección de datos de Airtable no convencen #

Inicialmente, Airtable funcionó bastante bien en la prueba: El software puntúa con muchas funciones útiles relacionadas con la gestión de datos, una interfaz de usuario ordenada e impresionantes funciones de IA. Muchos usuarios elogian la gran flexibilidad de poder diseñar sus propias aplicaciones desde cero, aunque Airtable requiera inicialmente más tiempo y esfuerzo conceptual que el software convencional.

Sin embargo, como nube estadounidense sin versión in situ, el proveedor plantea grandes dudas sobre si Airtable puede garantizar realmente la protección de datos. Dado que los datos personales en servidores de empresas estadounidenses pueden ser espiados, Airtable es incompatible con el GDPR y no puede ser utilizado por empresas de la UE. El Airtable Pricing también es menos adecuado para equipos pequeños con un volumen de datos y un número de usuarios crecientes, ya que los costes de Airtable se disparan desde la versión gratuita hasta la suscripción Team.

Si busca una alternativa que ofrezca más seguridad de datos y una mejor relación calidad-precio, merece la pena considerar SeaTable en particular. Por qué no echa un vistazo a la versión básica gratuita de SeaTable, que cuenta con una amplia gama de funciones y límites más generosos que Airtable.

Preguntas frecuentes sobre Airtable #

TAGS: Cuando Excel Ya No Es Suficiente Herramientas Y Plugins