Controla los pagos recibidos, recuerda a los clientes las facturas pendientes y envía recordatorios si es necesario. Sin la estructura adecuada, todo esto puede resultar confuso y no siempre es fácil saber qué facturas se han pagado. Por eso es tan importante mantener una visión de conjunto que garantice la liquidez de la empresa.

Con una contabilidad de deudores claramente estructurada, siempre sabrá qué pagos se han recibido y cuáles están pendientes. No sólo le permite gestionar las cuentas por cobrar de forma eficiente, sino que también posibilita un intercambio fluido de información entre departamentos. Esto significa que todos los miembros de la empresa trabajan con los mismos datos actualizados y que usted mantiene siempre el control total.

Cuentas por cobrar

La contabilidad de deudores es un componente central de la contabilidad financiera y se ocupa de todas las transacciones comerciales relacionadas con los clientes de su empresa. Aquí nos centramos en las cuentas por cobrar derivadas de la venta de bienes o servicios. En el momento en que su empresa presta un servicio o vende un producto, surge una cuenta a cobrar del cliente, el denominado deudor.

La tarea de la contabilidad de las cuentas por cobrar consiste en registrar, controlar y gestionar cuidadosamente estas cuentas por cobrar. Esto incluye no sólo la contabilización adecuada de las facturas pendientes, sino también el seguimiento de los pagos recibidos. Si un cliente entra en mora, la contabilidad de deudores también se encarga del proceso de reclamación y garantiza el cobro de los importes pendientes.

La contabilidad de deudores tiene cuatro áreas de actividad importantes. En ellas, se ocupa ampliamente de la contabilización de los créditos y abonos de entregas y servicios, el seguimiento de las entradas de pagos individuales, la reclamación y el cobro de deudas y la solvencia real de cada cliente de su empresa. Esto también suele denominarse scoring de deudores. Por tanto, la contabilidad de deudores garantiza el seguimiento y la documentación de todo, desde la facturación real hasta la recepción del pago. Si no se recibe el pago, se inicia el proceso de reclamación y cobro de la deuda.

El cliente se convierte en deudor

Si un cliente compra un producto de su empresa, recibirá una factura. La contabilidad de deudores se encarga de enviarla al cliente. El cliente tiene ahora la opción de pagar el importe de la factura a su empresa dentro de un plazo de pago predefinido, por ejemplo mediante domiciliación bancaria o transferencia bancaria. La factura al cliente también suele denominarse cuenta por cobrar (gestión de cuentas por cobrar). Los créditos pendientes se comprueban diariamente. Esto también sirve como trabajo preparatorio para el proceso de reclamación.

En el proceso de reclamación se distingue entre reclamación extrajudicial y judicial. En el procedimiento de reclamación extrajudicial, primero se intenta cobrar el importe de la factura que el deudor (cliente) aún le debe internamente. Esto se suele hacer con los llamados niveles de reclamación. Con cada nivel de reclamación, se recuerda de nuevo al cliente que debe liquidar el pago pendiente. Cada empresa decide por sí misma cuántos niveles de reclamación hay antes de iniciar un procedimiento de reclamación judicial.

En el mejor de los casos, el cliente también recibirá un recordatorio de pago amistoso antes de que se inicie el proceso de reclamación extraordinaria. El objetivo es, en particular, no debilitar la relación comercial existente y resolver el conflicto a un nivel lo más “personal” posible.

En el caso del procedimiento de reclamación judicial, el procedimiento de reclamación extraordinaria lamentablemente no ha funcionado y el deudor (cliente) aún no ha liquidado el pago pendiente. En este caso, se plantea un recordatorio judicial. De ello se encargan abogados o agencias de cobro de deudas, pero también puede hacerlo su propio departamento de cuentas por cobrar si dispone de los conocimientos necesarios. Es importante que esté familiarizado con los procesos de los tribunales y los agentes judiciales.

Sin embargo, el scoring de deudores también es especialmente importante en la empresa. Debe proporcionar información relevante sobre la voluntad real de pago de sus clientes. Se pueden hacer afirmaciones explícitas sobre el historial de pago de cada cliente individual, por ejemplo, sobre la fiabilidad de pago o los impagos individuales. Esto permite reconocer las insolvencias de los clientes en una fase temprana y minimizar las pérdidas financieras reales. En este caso, simplemente se bloquea al cliente y se le deja de suministrar productos o servicios hasta nuevo aviso.

Además de todos los puntos ya mencionados, también es especialmente importante transmitir información sobre los pagos pendientes. Esta información puede utilizarse para tomar decisiones sobre posibles inversiones futuras y sobre su propia liquidez en un abrir y cerrar de ojos. Si se cancela un número creciente de pagos, puede que no sea posible iniciar nuevas inversiones en su empresa. Si, por el contrario, se ha liquidado la mayor parte de los créditos, su empresa tendrá liquidez y nada se interpondrá en el camino de nuevas inversiones. Por lo tanto, la liquidez de una empresa depende siempre de los créditos pendientes o liquidados.

Las tareas de la contabilidad de deudores van mucho más allá de la simple contabilización de transacciones comerciales. Incluyen todas las actividades necesarias para gestionar de forma transparente las cuentas a cobrar de sus clientes, asegurar los pagos entrantes y evitar los impagos. Esto incluye, entre otras cosas

  • Creación y envío de facturas emitidas.
  • Registro de las cuentas a cobrar por entregas y servicios.
  • Registro de los pagos recibidos
  • Seguimiento de los pagos pendientes y de las partidas pendientes.
  • Gestión activa de las cuentas por cobrar para cobrar los pagos.
  • Organización y aplicación de procedimientos de reclamación.
  • Creación y tratamiento de notas de crédito.
  • Conciliación de las cuentas por cobrar para garantizar la contabilización correcta.
  • Persona de contacto para clientes con preguntas sobre facturas y pagos
  • Evaluación y revisión del riesgo de las cuentas por cobrar para evitar impagos.

No todos los clientes pagan siempre a tiempo y algunos incluso no pagan deliberadamente sus facturas. Sin embargo, su departamento de cuentas por cobrar debe ser capaz de hacer frente a este llamado riesgo de deudor de la mejor manera posible y ser capaz de evaluar las opciones de pago, que difieren en términos de morosidad, incapacidad de pago y falta de voluntad de pago, con la mayor precisión posible.

El riesgo del deudor

En caso de morosidad, el cliente (deudor) no paga su factura en el plazo de pago acordado. En caso de insolvencia, ya estamos hablando de insolvencia. En este caso, su cliente ya no puede cumplir sus obligaciones de pago. En cambio, en el caso de la falta de voluntad de pago, su cliente se niega a pagar y actúa de forma deliberada. Esto sólo se puede contrarrestar con un scoring adecuado.

El scoring consiste en examinar detenidamente al cliente. Los pagos anteriores figuran en la cuenta de deudor real de cada cliente y se incluyen en la calificación crediticia. Los retrasos en los pagos en el pasado hacen que su cliente reciba una calificación más baja en el scoring. Esto también puede provocar el bloqueo o la falta de entrega del deudor. El pago por adelantado, por ejemplo, puede remediar esta situación. Si, por el contrario, su cliente siempre ha pagado todas sus facturas a tiempo, debería tener la mejor puntuación posible en su cuenta de deudores.

Las cuentas por pagar son una subárea de la contabilidad financiera y se ocupan de las obligaciones de una empresa con sus proveedores y prestadores de servicios, los llamados acreedores. Cada vez que una empresa adquiere bienes o servicios y recibe una factura por ellos, se crea un pasivo que se registra y controla en las cuentas por pagar.

Relaciones estables con los proveedores

Las tareas centrales incluyen el registro y la comprobación de las facturas recibidas, la contabilización de estas obligaciones en las cuentas correctas y el seguimiento de los plazos de pago. El objetivo es liquidar las facturas a tiempo, utilizar descuentos o rebajas y, al mismo tiempo, mantener una visión general de todas las obligaciones de pago pendientes. Por lo tanto, la contabilidad de acreedores contribuye de forma decisiva a garantizar el orden financiero en la empresa y a asegurar unas relaciones estables con los proveedores.

La contabilidad de acreedores abarca todas las actividades relacionadas con el registro, la administración y el procesamiento de las obligaciones con proveedores y prestadores de servicios. En concreto, incluye

  • Registro y comprobación de facturas recibidas.
  • Imputación y contabilización de las facturas en las cuentas correspondientes.
  • Seguimiento de los plazos de pago y liquidación puntual de las facturas pendientes.
  • Utilización de descuentos y rebajas para ahorrar costes.
  • Gestión de notas de crédito y otras correcciones.
  • Conciliación y mantenimiento de las cuentas de proveedores. Comunicación con proveedores en relación con facturas o pagos
  • Preparación de los pagos (transferencias, domiciliaciones, etc.).
  • Comprobación y evaluación del pasivo para presentar la situación financiera de forma transparente

Mientras que la contabilidad de acreedores registra las deudas con los proveedores, la contabilidad de deudores controla las deudas con los clientes. La siguiente comparación muestra sus tareas, diferencias y efectos en el flujo de pagos:

Cuentas a pagar Cuentas a cobrar
Definición Reconoce todas las transacciones comerciales con los proveedores (cuentas a pagar) Reconoce todas las transacciones comerciales con los clientes (cuentas a cobrar)
Partícipes Proveedores / acreedores Clientes / deudores.
Objetivo Control y gestión de las cuentas a pagar a los proveedores Control y gestión de las cuentas a cobrar de los clientes
Tarea principal - Comprobar facturas, preparar pagos, gestionar descuentos y recordatorios Crear facturas, controlar los cobros, gestionar los procedimientos de reclamación
Impacto en el balance Incremento del pasivo Incremento de las cuentas a cobrar
Flujo de pagos Gastos → El dinero sale de la empresa Ingresos → El dinero entra en la empresa

La contabilidad de deudores y acreedores ofrece a las empresas numerosas ventajas que mejoran tanto la estabilidad financiera como la organización interna. Una ventaja clave es la mejora de la seguridad de la planificación financiera. Al registrar sistemáticamente las cuentas por cobrar y por pagar y calcular los riesgos de impago, las empresas pueden planificar mejor su liquidez y evitar cuellos de botella imprevistos. Al mismo tiempo, las pérdidas debidas a impagos pueden reducirse significativamente, ya que las partidas pendientes se controlan activamente y, en caso necesario, se inician recordatorios o medidas de cobro.

Ventajas de la contabilidad de deudores

La contabilidad también proporciona una visión clara de todos los clientes y proveedores, lo que permite organizar los procesos de forma más eficiente. Por ejemplo, las facturas y los pagos están claramente vinculados, lo que simplifica los procesos y reduce las discrepancias. Además, las cuentas de deudores y acreedores facilitan la obtención de información y la planificación de las relaciones comerciales. Las empresas pueden tomar decisiones específicas basadas en los datos contables, por ejemplo sobre límites de crédito, condiciones de pago o futuras inversiones con determinados clientes o proveedores.

La contabilidad de las cuentas por cobrar constituye la columna vertebral de una contabilidad financiera eficiente en todas las empresas. Con el software SeaTable**, que cumple con la directiva GDPR, puede mapear digitalmente esta área, gestionar toda la información relevante de forma centralizada y, por lo tanto, simplificar significativamente todo el proceso, desde la preparación de la oferta hasta la recepción del pago. El software Template le ofrece hojas de tablas para clientes, productos y ofertas, así como una hoja de facturas especial en la que se resumen claramente todos los datos importantes.

En cuanto el cliente acepta una oferta, la información correspondiente se transfiere automáticamente a la hoja de facturación. Esto significa que las facturas pueden crearse con unos pocos clics y enviarse directamente al cliente. El estado de pago de cada factura puede consultarse en cualquier momento para que contabilidad y ventas tengan siempre una visión de conjunto. Además, los pagos recibidos y los recordatorios pueden documentarse directamente en el sistema, lo que acelera los procesos y reduce los errores. Por lo tanto, SeaTable le permite gestionar sus cuentas por cobrar de forma transparente y ahorrando tiempo, sin necesidad de un costoso software adicional. Regístrese en Regístrese gratis hoy mismo y pruebe la plantilla.

¿Qué son los deudores y los acreedores?

Los deudores son los clientes de una empresa que tienen facturas pendientes de pago, es decir, derechos de cobro. Los acreedores, por su parte, son los proveedores o socios comerciales a los que la empresa debe dinero, es decir, hay pasivos. Juntos forman la base para controlar los pagos entrantes y salientes de la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar?

La contabilidad de deudores registra y controla todas las cuentas a cobrar de los clientes, es decir, las facturas que la empresa ha emitido y cuyo pago aún está pendiente. La contabilidad de acreedores, por su parte, gestiona todas las deudas con los proveedores, es decir, las facturas que la empresa tiene que pagar. Por tanto, la contabilidad de las cuentas por cobrar se ocupa del dinero que entra, mientras que la contabilidad de las cuentas por pagar se ocupa del dinero que sale.

¿Qué programas informáticos pueden utilizarse para implantar la contabilidad de acreedores y deudores?

Con SeaTable, la contabilidad de cuentas por cobrar y cuentas por pagar se puede implementar de manera eficiente y flexible, sin necesidad de conocimientos de programación. SeaTable es una plataforma sin código que cumple la normativa GDPR y que se ha desarrollado especialmente para la gestión y automatización de procesos empresariales. Permite crear aplicaciones de contabilidad personalizadas que se adaptan perfectamente a las necesidades de su empresa.

¿Las cuentas por cobrar influyen en las cuentas por pagar?

No, los deudores no desempeñan ningún papel en la contabilidad de acreedores. La contabilidad de acreedores se centra exclusivamente en los proveedores y los pasivos, es decir, a quién debe dinero la empresa y cuándo deben efectuarse los pagos. Las cuentas por cobrar, en cambio, son clientes que deben dinero a la empresa y se registran en la contabilidad de cuentas por cobrar.

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